Ferramentas de trabalho remoto para equipes produtivas e seguras
Por que as equipes remotas precisam das ferramentas certas
O trabalho remoto aumenta a eficiência e reduz os custos, mas os sistemas errados podem causar atrasos nos projetos e comprometer informações confidenciais. Um kit de ferramentas digitais completo garante a transferência segura de documentos, a comunicação tranquila e a colaboração eficaz.
Desafios comuns
- Sobreposição de fuso horário: É difícil organizar reuniões em tempo real.
- Comunicação dispersa: as mensagens se espalham por várias plataformas devido à comunicação dispersa.
- Queda de responsabilidade: A falta de controle adequado reduz a urgência.
- Isolamento: Os funcionários podem se sentir sozinhos e sem apoio.
Riscos de segurança
- Tarefas duplicadas ou perdidas: A supervisão deficiente gera confusão.
- Mensagens desprotegidas: Leva a trabalho desalinhado e exposição.
- Vazamento de dados confidenciais: Enviados por meio de e-mails ou links não seguros.
- Aplicativos não aprovados: a equipe pode usar ferramentas arriscadas e não verificadas.
Dica: use ferramentas que sejam fáceis de usar para se comunicar, que funcionem bem com o software que você já usa e que mantenham suas informações seguras e protegidas.
1. Compartilhamento seguro de arquivos e transferência de documentos
Filemail
O Filemail usa criptografia de ponta a ponta, proteção por senha e verificação de e-mail para manter os dados seguros. Sua interface de arrastar e soltar e seu aplicativo móvel facilitam o compartilhamento de arquivos criptografados ou anexos de e-mail em qualquer dispositivo. Você pode enviar arquivos diretamente para qualquer conta de e-mail, e os destinatários recebem um link de download seguro para acesso seguro.
Dropbox / Google Drive / OneDrive
Essas plataformas seguras de armazenamento em nuvem oferecem sincronização em tempo real e controles de acesso a arquivos. O Google Drive integra o login de e-mail para facilitar o compartilhamento de documentos e funciona sem problemas com clientes de e-mail comuns. Essas plataformas se integram facilmente aos aplicativos comuns do local de trabalho e oferecem suporte a um forte controle de versão. As equipes podem colaborar em tempo real e, ao mesmo tempo, controlar quem pode visualizar ou editar arquivos confidenciais.
2. Plataformas de comunicação para equipes remotas
Slack
Uma plataforma de mensagens flexível com canais estruturados e conversas assíncronas. Seu histórico de mensagens pesquisável facilita a localização de discussões anteriores, reduzindo perguntas repetidas ou informações perdidas. O Slack permite o compartilhamento de documentos, marca o destinatário pretendido e otimiza o acesso móvel.
Microsoft Teams
Combina bate-papo, vídeo e troca segura de arquivos e inclui fortes recursos de segurança. Como funciona com o Microsoft 365, as equipes podem agendar reuniões, editar arquivos em conjunto e gerenciar projetos em uma única plataforma. Funciona com o Microsoft 365 e o Outlook e inclui ferramentas de criptografia e proteção de dados para se proteger contra violações.
3. Videoconferência e reuniões virtuais
Zoom
Oferece vídeo HD seguro, compartilhamento de tela e sessões de discussão. O Zoom usa verificação de e-mail, links de reunião seguros e protocolos de criptografia para discussões privadas.
Google Meet
Funciona diretamente em seu navegador, sem necessidade de software. Vinculado ao Gmail e ao Calendário, ele permite o acesso ao armazenamento em nuvem e oferece suporte à segurança da camada de transporte (TLS).
4. Gerenciamento de tarefas e colaboração
Trello
Um quadro de tarefas visual e fácil de usar onde as equipes podem atribuir, mover e gerenciar tarefas. Seu layout visual permite que as equipes vejam o progresso em um relance, enquanto o Trello as ajuda a organizar projetos e manter as tarefas em dia.
Asana
Oferece painéis de controle, datas de vencimento e atribuições de projetos. Facilita a compreensão de como enviar documentos por e-mail e compartilhar arquivos com segurança em fluxos de trabalho seguros.
5. Gerenciamento de senhas e credenciais
1Password
Armazena com segurança as credenciais de login e as chaves de criptografia. O sistema protege os detalhes de login de e-mail e restringe o acesso apenas ao destinatário pretendido.
Bitwarden
Um gerenciador de senhas de código aberto que garante a segurança dos dados e o acesso controlado. Ele ajuda a evitar violações de dados por meio do armazenamento criptografado de credenciais.
6. Ferramentas de produtividade e controle de tempo
Toggl Track
Rastreamento simples baseado em cronômetro em todos os dispositivos. Ajuda a monitorar as horas faturáveis e anexar registros de atividades a servidores de e-mail e relatórios de clientes.
RescueTime
Analisa os hábitos digitais para identificar áreas de foco. Respeita a privacidade do usuário e mantém padrões de dados seguros.
7. VPNs para segurança de acesso remoto
NordVPN
Criptografa o tráfego da Internet e mascara os endereços IP. As VPNs garantem que os funcionários remotos possam acessar com segurança os sistemas da empresa sem expor dados confidenciais a redes não seguras. Protege os dispositivos móveis e o uso de Wi-Fi público com criptografia forte.
ExpressVPN
Oferece acesso global e privacidade em alta velocidade. Protege os funcionários remotos contra violações de dados em redes não confiáveis.
8. Colaboração e brainstorming visual
Google Docs
Permite a edição em tempo real com controles de acesso e criptografia de e-mail. O histórico de revisões permite que as equipes acompanhem as alterações e restaurem versões anteriores, garantindo a precisão. Integra-se perfeitamente com outras ferramentas do Google Workspace.
Figma
Plataforma de design colaborativo para equipes de UI e de criação. Sua estrutura baseada na nuvem permite que as equipes revisem e atualizem os designs a qualquer momento, sem substituir o trabalho umas das outras. Os usuários podem criar e comentar com segurança em tempo real.
9. Cultura remota e check-ins assíncronos
Donut
Ajuda os trabalhadores remotos a se conectarem por meio de bate-papos informais no Slack. Cria uma cultura de equipe e reduz a sensação de isolamento.
Standuply
Automatiza os check-ins e as atualizações de tarefas. Ajuda as equipes a se manterem na mesma página sem a necessidade de se reunirem ao vivo.
Lista de verificação final do trabalho remoto
Antes de selecionar suas ferramentas de trabalho remoto, revise esta lista de verificação para garantir que seu fluxo de trabalho permaneça seguro e eficiente.
- As transferências de arquivos são criptografadas e rastreáveis?
- A sua equipe pode se comunicar ao vivo e de forma flexível?
- As ferramentas estão protegidas com segurança de login de e-mail?
- Os dados confidenciais são protegidos por TLS e chaves de criptografia?
- Os documentos são compartilhados apenas com o destinatário pretendido?
Por que escolher o Filemail
O Filemail oferece um serviço seguro de transferência de arquivos com uploads rápidos, aplicativos móveis, criptografia de e-mail e conformidade com a proteção de dados. Seu design de arrastar e soltar e a criptografia de ponta a ponta simplificam a proteção de dados confidenciais e o trabalho seguro com serviços em nuvem. É especialmente valioso para equipes que frequentemente enviam arquivos grandes ou confidenciais aos clientes. O rastreamento integrado permite que os usuários confirmem quando os destinatários acessam ou baixam arquivos.