Cum să trimiți documente în siguranță prin email

Dacă vă întrebați cum să trimiteți documente prin e-mail în siguranță, puneți fișierul sub protecție. E-mailul funcționează pentru notițe, nu pentru partajarea securizată a documentelor. Dacă trebuie să trimiteți documente în siguranță prin e-mail, păstrați detaliile în afara corpului și utilizați un link de descărcare securizat.

E-mailul este excelent pentru actualizări rapide. Documentele ar trebui să rămână în linkuri și fișiere criptate. Atunci când riscul sau dimensiunea crește, treceți la un serviciu securizat de transfer de fișiere pentru transferul securizat al documentelor.

Câștiguri rapide: Faceți mai întâi următoarele

Înlocuiți atașamentele cu linkuri. Partajați un link de descărcare securizat cu o dată de expirare. Mai puține fișiere rămân pe serverele de e-mail.

Împărțiți secretul. Trimiteți fișierul acum, iar parola mai târziu, prin SMS sau apel. Transmiteți parola puternică prin intermediul unui canal diferit.

Verificați securitatea. Activați criptarea e-mailurilor și confirmați că conexiunile sunt protejate prin Transport Layer Security (TLS).

Riscurile transmiterii nesigure a documentelor prin e-mail

E-mailul prioritizează viteza, nu secretul. Atașamentele neprotejate cresc șansele unei încălcări. Gândiți-vă la un e-mail normal ca la o notă pe o bandă transportoare rapidă.

Expunere necriptată. Majoritatea furnizorilor nu activează criptarea end-to-end reală în mod implicit. Fișierele PDF și foile de calcul interceptate pot expune date sensibile.

Malware și phishing. Atacatorii ascund sarcini utile în atașamente și se dau drept expeditori de încredere.

Acces neautorizat. O greșeală de tipar într-o adresă de e-mail sau un cont compromis pot pune fișierele în mâinile cui nu trebuie. Transmiterea multiplică riscul.

Conformitate și confidențialitate. Se așteaptă o protecție puternică a datelor. Ignorarea acesteia dăunează încrederii și invită la sancțiuni.

Greșeli frecvente de evitat

Trimiterea de atașamente deschise. Nu trimiteți niciodată atașamente importante de e-mail ca fișiere simple. Anexele sunt adesea redirecționate și pot rămâne pe servere ani de zile. Criptați sau protejați mai întâi prin parolă.

Parole slabe sau reutilizate. Utilizați o parolă puternică pentru fișierele protejate și pentru conectarea la e-mail. Nu introduceți niciodată parola în același e-mail.

Prea mulți destinatari. Limitați accesul la destinatar și la cei care au cu adevărat nevoie de fișier. Utilizați BCC atunci când este cazul.

Săriți peste verificarea adreselor. Verificați de două ori fiecare adresă de e-mail. Pentru trimiterile cu risc ridicat, verificați destinatarul în afara grupului. De asemenea, confirmați cu atenție adresa de e-mail a destinatarului.

Ignorarea protecțiilor integrate. Activați criptarea e-mailurilor și autentificarea cu doi factori. Preferați clienții de e-mail și gateway-urile care aplică TLS.

Cadrul 3R pentru un e-mail mai sigur

Reduceți ceea ce trimiteți prin e-mail. Păstrați detaliile în afara subiectului și a corpului mesajului.

Înlocuiți atașamentele cu linkuri limitate în timp de la un serviciu securizat de transfer de fișiere. Stabiliți o dată de expirare și solicitați autentificarea sau un cod de acces.

Restricționați accesul cu ajutorul parolelor, al verificării e-mailului și al permisiunilor.

5 metode de a trimite documente prin e-mail în siguranță

Acești pași vă ajută să păstrați controlul atunci când trimiteți documente prin e-mail.

1. Protejați-vă atașamentele cu parolă
   Creați fișiere criptate sau adăugați o parolă înainte de a atașa. Un PDF protejat prin parolă este rapid, iar arhivele ZIP criptate AES funcționează bine. Alegeți o criptare puternică și gestionați cheile cu atenție. Transmiteți întotdeauna parola prin intermediul unui canal diferit. Nu o includeți niciodată împreună cu fișierul. De asemenea, atunci când este necesar, protejați fișierele PDF cu o parolă puternică.
2. Utilizați servicii de e-mail criptate
   Pentru conversațiile sensibile, utilizați servicii cu criptare end-to-end. Numai dvs. și destinatarul vizat puteți citi mesajele și atașamentele. Dacă organizația dvs. acceptă S/MIME sau PGP, combinați-le cu controlul drepturilor.
3. Trimiteți linkuri securizate în loc de atașamente
   Încărcați documentul la un serviciu securizat de transfer de fișiere și partajați un link securizat de descărcare cu o dată de expirare. Puteți revoca accesul dacă este trimis un link greșit. Adăugați un e-mail de verificare sau un cod de acces pentru destinatar.
   Un serviciu precum Filemail oferă stocare securizată în cloud, expirare a linkului, parole opționale și urmărire în timp real. Păstrarea fișierului în afara serverelor de e-mail reduce expunerea.
4. Utilizați criptarea e-mailurilor și controlul drepturilor
   Dacă organizația dvs. acceptă criptarea e-mailurilor, cum ar fi S/MIME sau PGP, utilizați-o cu clienți compatibili. Controlul drepturilor poate bloca redirecționarea, copierea, descărcarea sau tipărirea. Gmail Confidential Mode și Outlook's Do Not Forward adaugă controale de acces, dar nu oferă o criptare end-to-end reală.
5. Utilizați un serviciu dedicat de transfer securizat de fișiere
   Pentru fișierele mari sau foarte sensibile, se recomandă un instrument specializat. Servicii precum Filemail sunt ușor de utilizat, oferă stocare securizată în cloud, scanare de viruși, expirarea legăturilor, parole și analiză.

Utilizați aplicația web, aplicația mobilă sau add-in-ul Outlook cu drag-and-drop. Puteți trimite un link de descărcare securizat fără a solicita destinatarilor să își creeze conturi. Acest lucru vă menține datele în siguranță și limitează expunerea pe serverele de e-mail.
Comparați planurile Filemail pentru a alege opțiunile de securitate și stocare potrivite pentru echipa dvs.

De ce să alegeți Filemail pentru transferul securizat de documente

Sigur prin design. Filemail criptează datele în tranzit și în repaus în spațiul de stocare cloud securizat. Planurile de afaceri pot permite criptarea de la un capăt la altul pentru protecție zero-cunoaștere.

Trimitere fără fricțiuni. Utilizatorii gratuiți pot transfera până la 5 GB. Nivelurile Business și Enterprise elimină limitele de dimensiune și extind retenția.

Dovadă și control. Setați parole, date de expirare și limite de descărcare pentru fiecare link. Urmăriți activitatea în timp real.

Construit pentru modul dvs. de lucru. Utilizați aplicația web, aplicația mobilă sau add-in-ul Outlook cu drag-and-drop. Funcționează alături de clienții de e-mail obișnuiți și de fluxurile de lucru existente pentru partajarea documentelor.

Caracteristici de securitate care contează. Scanarea automată a virușilor, selectarea regiunii, jurnalele de audit și controlul politicilor mențin datele în siguranță. Multe servicii de stocare în cloud adaugă confort, dar Filemail pune controlul pe primul loc.

Aflați mai multe despre Transferurile criptate și consultați De ce e-mailul nu este sigur pentru un context mai profund.

Întrebări frecvente

Este sigur să trimiteți prin e-mail documente precum extrase de cont sau acte de identitate folosind furnizori cunoscuți?
Principalii furnizori criptează conexiunea la serverele lor, ceea ce ajută. Majoritatea nu oferă criptare end-to-end, astfel încât serverele pot accesa în continuare conținutul. Pentru documentele confidențiale, adăugați o parolă sau trimiteți un link de descărcare securizat.

Ce tipuri de documente ar trebui să evit să trimit prin e-mail standard?
Evitați fișierele care includ informații extrem de sensibile, cum ar fi înregistrări financiare, identificări guvernamentale, date medicale sau parole. Dacă trebuie să le trimiteți, utilizați criptarea sau un link de transfer securizat.

Prin ce se deosebește utilizarea Filemail de atașamente?
Cu Filemail, încărcați în spațiul securizat de stocare în cloud și partajați o legătură protejată. Puteți aplica parole, seta o dată de expirare și urmări descărcările în timp real. Fișierul nu trece prin mai multe servere de e-mail, ceea ce reduce expunerea.

Outlook sau Google Workspace au opțiuni încorporate?
Da. Outlook acceptă criptarea e-mailurilor și gestionarea drepturilor. Gmail oferă Modul confidențial cu expirare și coduri de acces SMS. Utilizați acestea împreună cu link-uri securizate pentru o protecție mai puternică.

Consultați prețurile și caracteristicile pentru a alege planul care se potrivește echipei dvs.