Partajare securizată de fișiere pentru contabili și servicii financiare
Obligații legale și de reglementare pentru contabili atunci când partajează fișiere
Oferim transfer securizat și criptat de fișiere, cu o perioadă de păstrare complet configurabilă de către client. Conținutul oricărui fișier stocat pe serverele noastre nu poate fi modificat după ce a fost încărcat, deoarece nu oferim instrumente sau mecanisme pentru modificarea fișierelor. De asemenea, oferim jurnale de audit imuabile.
Filemail sprijină partajarea securizată a fișierelor pentru contabili, în toate jurisdicțiile regionale. Tabelul de mai jos prezintă obligațiile care decurg din codurile de conduită profesională și din legile naționale referitoare la gestionarea datelor clienților.
| Regiunea | Reglementări principale / Cod | Transfer de fișiere Cerințe cheie | Stipulații tehnice specifice |
|---|---|---|---|
| SUA | Codul de Etică AICPA (ET §1.700), SOX (companii publice), GLBA (date financiare), HIPAA (PHI), FINRA (înregistrări broker-dealer) și legi statale de confidențialitate (CCPA/CPRA, VCDPA etc.). | Păstrarea confidențialității clienților. Securizarea datelor financiare. Păstrarea înregistrărilor conform mandatelor de reglementare. | Criptarea și controlul accesului sunt considerate "garanții rezonabile" de bază. FINRA solicită păstrarea înregistrărilor electronice în format WORM (write-once-read-many). |
| Norvegia | UE GDPR, Legea norvegiană privind datele cu caracter personal, Codul de etică al IFAC (adoptat de Den norske Revisorforening). | Securizarea datelor personale și financiare. Asigurarea legalității transferurilor. Menținerea confidențialității clienților. Supravegherea de către Datatilsynet (DPA norvegiană). | GDPR "măsuri tehnice și organizaționale adecvate"; orientările norvegiene recomandă criptarea și înregistrarea auditului. |
| Europa (UE) | UE GDPR, Codul de etică IFAC/IESBA (principiul confidențialității, secțiunea 114). | Prelucrarea legală, corectă și sigură a datelor clienților. Contabilii profesioniști nu trebuie să divulge informații despre clienți, cu excepția cazului în care acest lucru este impus de lege. | Codul IFAC nu specifică nicio tehnologie. Autoritățile de reglementare din UE indică criptarea, pseudonimizarea și accesul restricționat drept măsuri de protecție esențiale. |
| MAREA BRITANIE | UK GDPR, Data Protection Act 2018, Codul de etică ICAEW / ACCA (principiul confidențialității), Standardul etic FRC (auditori). | Protejați datele personale și corporative. Păstrați integritatea auditului. Menținerea confidențialității. | Ghidul ICO recomandă în mod explicit criptarea și controlul puternic al accesului. Portalurile / sistemele de transfer de fișiere securizate sunt considerate cele mai bune practici. |
| Australia / NZ | Privacy Act 1988 (Australia), APPs; Privacy Act 2020 (NZ); APES 110 Codul de etică (bazat pe IFAC). | Menținerea confidențialității. Protejarea împotriva utilizării/divulgării neautorizate. Menținerea confidențialității dincolo de frontiere. | "Măsuri rezonabile" necesare în temeiul APP 11 - include criptarea, auditarea și politicile de ștergere sigură. |
| Global | FAC / Codul IESBA - Principiul fundamental al confidențialității (secțiunea 114). | Interzice divulgarea informațiilor despre clienți, cu excepția cazului în care acest lucru este impus de lege sau autorizat. Protejează datele împotriva încălcărilor accidentale sau intenționate. | Nu se recomandă nicio tehnologie. Membrii trebuie să adopte măsuri de securitate care să reducă riscurile. Criptarea și partajarea securizată a fișierelor sunt măsuri de protecție recunoscute pe scară largă. |
Cum permite Filemail partajarea securizată a fișierelor pentru contabili
Partajarea fișierelor fără cunoaștere
E-mailul este o metodă nesigură de comunicare cu clienții. Este la fel de problematică dacă o folosiți pentru a trimite fișiere mari, cum ar fi documente sensibile. Utilizați serviciul nostru de partajare a fișierelor cu cunoaștere zero pentru a proteja toate fișierele pe care le trimiteți și le primiți de interceptare și alte amenințări. Utilizăm criptarea AES pe 256 de biți pentru a facilita o protecție solidă pe întreaga durată a transferului de fișiere.
Criptare end-to-end (E2E): Cu E2EE, procesul de criptare începe în timp ce fișierul se află pe dispozitivul sursă. Fișierul va rămâne criptat pe tot parcursul ciclului de viață al transferului de fișiere. Destinatarul va avea nevoie de cheia secretă pentru a le decripta.
Criptare în repaus: Criptarea end-to-end asigură faptul că serviciul nostru cloud păstrează fișierele în siguranță în timp ce acestea sunt stocate în centrele noastre de date.
Criptare în tranzit: Utilizăm HTTPS TLS 1.2 pentru a cripta toate transmisiile de date cu orice dispozitiv care se conectează la serviciul nostru de transfer de fișiere bazat pe cloud.
Facilitați implicarea clienților
O interfață intuitivă, funcțiile drag and drop și partajarea nelimitată a fișierelor îmbunătățesc comunicarea și interacțiunea cu clienții. Aceștia pot începe să partajeze cu dvs. imediat, fără a fi nevoie să instaleze niciun software. Doar vizitați site-ul nostru și începeți să partajați.
Partajare nelimitată
Nu există restricții privind sesiunile de partajare a fișierelor, numărul de clienți pe care îi puteți aduce la bord sau numărul de fișiere pe care aceștia le partajează cu dvs.
Nu este nevoie de un cont client
Clienții dvs. nu trebuie să înregistreze un cont și nici să instaleze vreun software.
Cereri de fișiere private
Trimiteți solicitări de fișiere clienților din Filemail, precizând ce documente aveți nevoie de la aceștia.
Confidențialitate și securitate robuste
Gama noastră de funcții garantează că clienții și partenerii pot partaja documente sensibile, într-un mod conform. Puteți controla unde stocați fișierele, cât timp le stocați și cine le poate accesa.
Retenția fișierelor: Păstrarea fișierelor pe serviciul nostru bazat pe cloud este configurabilă. Stocați documentele clienților atâta timp cât este necesar, pentru a respecta normele FINRA/SEC.
Protejarea paginilor de descărcare: Puteți seta o parolă pentru toate paginile de descărcare. Doar vizitatorii care au parola le pot accesa.
Spațiu de stocare confidențial: Contul dvs. alocă spațiu de stocare privat pentru toți utilizatorii, în loc de spațiu de stocare partajat.
Protecție pe două niveluri: Toate fișierele care intră în cloud-ul nostru sunt evaluate de două firewall-uri și scanate pentru viruși și malware.
Autentificarea și controlul accesului
Mențineți controlul și supravegherea prin autentificarea accesului utilizatorilor. Veți ști că numai persoanele potrivite pot utiliza Filemail și care sunt fișierele pe care le pot accesa.
2FA: Activați autentificarea cu doi factori pentru a adăuga un nivel suplimentar de securitate pentru a verifica dacă numai utilizatorii autorizați pot accesa contul.
Conturi bazate pe roluri: oferim atât mai multe licențe de administrator, cât și mai multe licențe de utilizator într-un cont, facilitând privilegiile și drepturile.
SAML/SSO: Ne integrăm cu principalii furnizori de identitate, precum Microsoft Entra (Azure AD) și Google Workspace, pentru a centraliza privilegiile utilizatorilor. Puteți oferi fără probleme servicii îmbunătățite de partajare a fișierelor pentru personalul autorizat din firma dvs.
Transparent și verificabil
Rămâneți în conformitate cu un traseu clar al activității. Instrumentele noastre de audit și verificare facilitează dovedirea integrității, urmărirea acțiunilor și răspunsul rapid la solicitările clienților sau ale autorităților de reglementare.
Jurnale de audit
Toate activitățile notabile de partajare a fișierelor sunt păstrate în jurnale conforme cu WORM fără falsificare. Rămâneți informat cu privire la încărcări și descărcări, data și ora, precum și adresa IP pentru a vă ajuta să realizați piste de audit conforme.
Verificări ale integrității fișierelor
Creăm o sumă de control MD5 din fișier înainte ca acesta să fie transferat. Apoi îl comparăm cu o altă sumă de control atunci când ajunge în cloud-ul nostru. Acest lucru ne ajută să asigurăm integritatea fișierului.
Actualizări în timp real
Sunteți notificat imediat cu privire la toate activitățile majore de partajare a fișierelor pentru a vă ține la curent cu starea fișierelor partajate.
Securitate mereu la zi
Pentru a permite partajarea sigură a fișierelor pentru contabili, trebuie să rămâneți la curent cu cele mai recente pericole. Amenințările de securitate evoluează constant, motiv pentru care și postura noastră de securitate evoluează. De la actualizări zilnice ale virușilor la teste externe de penetrare, lucrăm continuu pentru a vă menține datele în siguranță.
Actualizări zilnice ale virușilor: Ne actualizăm definițiile virușilor la fiecare 24 de ore pentru a ne asigura că suntem protejați de cele mai recente amenințări.
Teste de penetrare periodice: Utilizăm profesioniști terți în domeniul securității cibernetice pentru evaluarea și actualizarea periodică a posturii noastre de securitate.
Notificarea încălcărilor: Am stabilit protocoale de bune practici pentru a vă notifica prompt cu privire la orice încălcare a securității datelor. Vă vom notifica în termen de 72 de ore, astfel încât să puteți acționa fără întârziere.
Stocare în cloud conformă
Vă protejăm datele atât la nivel hardware, cât și software, combinând stocarea și manipularea fișierelor în conformitate cu legislația regională, alături de garanții fizice stricte la centrele noastre de date.
Stocarea datelor în conformitate cu regiunea
Infrastructura noastră globală de cloud ne permite să vă stocăm fișierele în regiunea dumneavoastră. Respectați mandatele regionale și/sau naționale în ceea ce privește locația de stocare a datelor.
Securitate la fața locului
Centrele noastre de date sunt echipate cu o varietate de măsuri de securitate, inclusiv gărzi de securitate, supraveghere continuă și puncte de acces controlate.
Partajare profesională a fișierelor
Portal client personalizat pentru subdomeniu
Toate conturile primesc un subdomeniu personalizat pe care îl pot denumi cum doresc. Subdomeniul este portalul dvs. securizat pentru clienți pentru a primi fișierele clienților.
Branding personalizat
Toate paginile externe pot fi personalizate cu logo-ul, imaginile de fundal și culorile dvs. pentru a le menține în conformitate cu brandul dvs.
Caracteristici esențiale de partajare a fișierelor
Vă oferim tot ce aveți nevoie pentru transferuri de fișiere fiabile și eficiente. Conceput pentru cerințele zilnice ale contabililor. Primiți documente fiscale sensibile, trimiteți situații financiare, rapoarte de audit, fișiere de salarizare și depuneri de reglementare în siguranță și fără fricțiuni.
O selecție a clienților noștri din domeniul serviciilor financiare
For Just / Month / User
Începeți proba gratuită
Creați-vă contul sau autentificați-vă