Hur man skickar dokument säkert via e-post

Om du undrar hur du skickar dokument via e-post på ett säkert sätt ska du lägga filen bakom ett skydd. E-post fungerar för anteckningar, inte för säker dokumentdelning. Om du måste skicka dokument på ett säkert sätt via e-post ska du inte ange några detaljer i brödtexten och använda en säker nedladdningslänk.

E-post är bra för snabba uppdateringar. Dokument bör ligga i länkar och krypterade filer. När risken eller storleken ökar kan du byta till en säker filöverföringstjänst för säker dokumentöverföring.

Snabba vinster: Gör det här först

Ersätt bilagor med länkar. Dela en säker nedladdningslänk med ett utgångsdatum. Färre filer lämnas kvar på e-postservrarna.

Dela upp hemligheten. Skicka filen nu och skicka lösenordet senare via sms eller ett samtal. Leverera det starka lösenordet via en annan kanal.

Kontrollera säkerheten. Slå på e-postkryptering och bekräfta att anslutningarna skyddas av TLS (Transport Layer Security).

Riskerna med att skicka dokument via e-post på ett osäkert sätt

E-post prioriterar snabbhet, inte hemlighetsmakeri. Oskyddade bilagor ökar risken för intrång. Tänk på ett normalt e-postmeddelande som en anteckning på ett snabbt transportband.

Okrypterad exponering. De flesta leverantörer aktiverar inte äkta end-to-end-kryptering som standard. Uppfångade PDF-filer och kalkylblad kan exponera känsliga data.

Skadlig kod och nätfiske. Angripare gömmer nyttolaster i bilagor och utger sig för att vara pålitliga avsändare.

Obehörig åtkomst. Ett skrivfel i en e-postadress eller ett komprometterat konto kan göra att filer hamnar i fel händer. Vidarebefordran mångdubblar risken.

Efterlevnad och integritet. Ett starkt dataskydd förväntas. Att ignorera det skadar förtroendet och leder till påföljder.

Vanliga misstag att undvika

Skickar öppna bilagor. Skicka aldrig viktiga e-postbilagor som vanliga filer. Bilagor vidarebefordras ofta och kan ligga på servrar i flera år. Kryptera eller lösenordsskydda först.

Svaga lösenord eller lösenord som återanvänds. Använd ett starkt lösenord för skyddade filer och för din e-postinloggning. Placera aldrig lösenordet i samma e-postmeddelande.

För många mottagare. Begränsa åtkomsten till den avsedda mottagaren och de som verkligen behöver filen. Använd BCC när det är lämpligt.

Hoppa över adresskontroller. Dubbelkolla varje e-postadress. För högriskutskick bör du verifiera mottagaren utanför bandet. Bekräfta också mottagarens e-post noggrant.

Ignorera inbyggda skydd. Aktivera e-postkryptering och tvåfaktorsautentisering. Föredra e-postklienter och gateways som tillämpar TLS.

3R-ramverket för säkrare e-post

Minska vad du skickar via e-post. Håll detaljer borta från ämnet och brödtexten.

Ersätt bilagor med tidsbegränsade länkar från en säker filöverföringstjänst. Ange ett utgångsdatum och kräv inloggning eller lösenkod.

Begränsa åtkomsten med lösenord, e-postverifiering och behörigheter.

5 metoder för att skicka dokument via e-post på ett säkert sätt

De här stegen hjälper dig att behålla kontrollen när du skickar dokument via e-post.

1. Lösenordsskydda dina bilagor
   Skapa krypterade filer eller lägg till ett lösenord innan du bifogar. En lösenordsskyddad PDF är snabb och AES-krypterade ZIP-arkiv fungerar bra. Välj stark kryptering och hantera nycklar noggrant. Skicka alltid lösenordet via en annan kanal. Inkludera det aldrig i filen. Lösenordsskydda även PDF-filer när det behövs med ett starkt lösenord.
2. Använd krypterade e-posttjänster
   Använd tjänster med end-to-end-kryptering för känsliga konversationer. Det är bara du och den avsedda mottagaren som kan läsa meddelanden och bilagor. Om din organisation stöder S/MIME eller PGP ska du kombinera dem med rättighetskontroller.
3. Skicka säkra länkar i stället för bilagor
   Ladda upp dokumentet till en säker filöverföringstjänst och dela en säker nedladdningslänk med ett utgångsdatum. Du kan återkalla åtkomsten om fel länk skickas. Lägg till e-postverifiering eller en lösenkod för mottagaren.
   En tjänst som Filemail erbjuder säker molnlagring, utgångsdatum för länkar, valfria lösenord och spårning i realtid. Att hålla filen borta från e-postservrar minskar exponeringen.
4. Använd e-postkryptering och rättighetskontroller
   Om din organisation stöder e-postkryptering som S/MIME eller PGP, använd det med kompatibla klienter. Rättighetskontroller kan blockera vidarebefordran, kopiering, nedladdning eller utskrift. Gmail Confidential Mode och Outlooks Do Not Forward lägger till åtkomstkontroller, men de tillhandahåller inte äkta end-to-end-kryptering.
5. Använd en dedikerad tjänst för säker filöverföring
   För stora eller mycket känsliga filer rekommenderas ett specialiserat verktyg. Tjänster som Filemail är användarvänliga och erbjuder säker molnlagring, virusskanning, utgångsdatum för länkar, lösenord och analys.

Använd webbappen, mobilappen eller Outlook-addin med dra-och-släpp. Du kan skicka en säker nedladdningslänk utan att kräva att mottagarna skapar konton. Detta håller dina data säkra och begränsar exponeringen på e-postservrar.
Jämför Filemail-abonnemang för att välja rätt säkerhets- och lagringsalternativ för ditt team.

Varför välja Filemail för säker dokumentöverföring?

Säkert genom design. Filemail krypterar data under transport och i vila på säker molnlagring. Affärsplaner kan aktivera kryptering från början till slut för skydd mot nollkännedom.

Friktionsfri sändning. Gratisanvändare kan överföra upp till 5 GB. Business- och Enterprise-nivåerna tar bort storleksbegränsningar och förlänger lagringstiden.

Bevis och kontroll. Ställ in lösenord, utgångsdatum och nedladdningsgränser för varje länk. Spåra aktivitet i realtid.

Byggd för ditt sätt att arbeta. Använd webbappen, mobilappen eller Outlook-addin med dra-och-släpp. Den fungerar tillsammans med vanliga e-postklienter och befintliga arbetsflöden för dokumentdelning.

Säkerhetsfunktioner som spelar roll. Automatisk virussökning, regionval, granskningsloggar och policykontroller håller data säkra. Många molnlagringstjänster är mer praktiska, men Filemail sätter kontrollen främst.

Läs mer om krypterade överföringar och se Varför e-post inte är säkert för att få en djupare inblick.

Vanliga frågor

Är det säkert att mejla dokument som kontoutdrag eller ID-handlingar med populära leverantörer?
De stora leverantörerna krypterar anslutningen till sina servrar, vilket underlättar. De flesta tillhandahåller inte kryptering från början till slut, så servrarna kan fortfarande komma åt innehållet. För konfidentiella dokument kan du lägga till ett lösenord eller skicka en säker nedladdningslänk.

Vilka typer av dokument bör jag undvika att skicka via vanlig e-post?
Undvik filer som innehåller mycket känslig information, t.ex. finansiella uppgifter, myndighets-ID, medicinska uppgifter eller lösenord. Om du måste skicka dem ska du använda kryptering eller en säker överföringslänk.

Hur skiljer sig Filemail från bilagor?
Med Filemail laddar du upp till säker molnlagring och delar en skyddad länk. Du kan använda lösenord, ställa in ett utgångsdatum och spåra nedladdningar i realtid. Filen färdas inte genom flera e-postservrar, vilket minskar exponeringen.

Finns det inbyggda alternativ i Outlook eller Google Workspace?
Ja, det har de. Outlook stöder e-postkryptering och rättighetshantering. Gmail erbjuder konfidentiellt läge med utgångsdatum och SMS-lösenord. Använd dessa tillsammans med säkra länkar för ett starkare skydd.

Se priser och funktioner för att välja den plan som passar ditt team.