Filemail Operations Manual

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på API-nyckel i vänstra sidofältet.

4. På sidan API-nyckel klickar du på Generera API-nyckel.

5. Du kommer att få en API-nyckel med följande alternativ:

• Visa nyckel
• Kopiera nyckel
• Återskapa nyckel

Se dessa instruktioner med bilder.

1. Öppna din skrivbordsapp (Windows, macOS eller Linux).

2. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

3. Välj Appinställningar.

4. Följande inställningar är tillgängliga:

• Ljudmeddelande när det är klart
• Automatiskt skicka diagnos- och felrapporter
• Visa tider med hjälp av en 24-timmarsklocka
• Fråga var du ska spara varje överföring innan du laddar ner
• Standardkatalog för nedladdning (klicka på den blå texten för att ändra)
• Maximalt antal samtidiga uppladdningar
• Maximalt antal samtidiga nedladdningar

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Öppna din skrivbordsapp (Windows, macOS eller Linux).

2. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

3. Välj Appinställningar.

4. Leta reda på avsnittet Automatiska nedladdningar (ändra storlek eller skrolla om det behövs).

5. Klicka på Aktivera bredvid Ladda ner mottagna filer automatiskt.

6. Valfria konfigurationsinställningar:

• Hämta mottagna filer från alla användare på kontot
• Ladda automatiskt ner överföringar som mottagits under de senaste: 24 timmarna, 7 dagarna, 30 dagarna, 90 dagarna
• Ladda endast ner överföringar från utvalda portaler
• Definiera var filerna sparas
• Konfigurera mappstruktur för att organisera nedladdningar

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Företag i den vänstra sidofältet.

4. Längst ner på sidan Företagsinformation kan du definiera följande:

• Namn
• Kontaktens e-post
• Telefonnummer till kontaktperson
• Alternativ för att skicka fakturor automatiskt

Se dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Företag i den vänstra sidofältet.

4. På sidan Företagsinformation kan du definiera:

• Namn på fakturan
• Juridiskt organisationsnummer
• referens
• Adressfält

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Prenumeration och välj sedan Plan.

4. Klicka på den röda knappen Cancel plan.

5. På nästa skärm kan du:

• Nedgradera till en billigare plan
• Ange en anledning till uppsägningen
• Avsluta din Filemail-prenumeration
• Fortsätta med Filemail

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Profil.

4. Klicka på Ändra lösenord och skicka in ditt nya lösenord.

Visa dessa instruktioner med bilder.

Lägg till kontakter:

1. Klicka på Kontakter i den vänstra sidofältet.

2. Klicka på Lägg till kontakt.

3. Lägg till i popup-fönstret:

• Namn
• E-postadress
• Valfritt telefonnummer
• Valfri inställning som ska delas med alla företagets användare

4. Du kan också importera kontakter från:

• Gmail
• CSV-filer (för andra leverantörer eller LinkedIn)

5. Spara när du är klar.

Ta bort kontakter:

• Håll muspekaren över en kontakt och klicka på papperskorgsikonen
• Välj flera kontakter och klicka på Radera
• Använd alternativet Ta bort på vänster sida för att ta bort alla kontakter

Gruppera kontakter:

• Klicka på Lägg till grupp, namnge den och spara
• Tilldela kontakter till grupper med hjälp av gruppikonen eller massval

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Anpassning och sedan på Varumärke.

4. En förhandsgranskning visas längst upp på sidan.

5. Alternativen för varumärkesprofilering inkluderar:

• Ladda upp företagets logotyp
• Färger och text för knappar
• Bakgrund (enfärgad, gradient eller bild)
• Justering av innehåll
• Innehållsradie (hörnavrundning)

6. Klicka på Spara ändringar när du har gjort uppdateringarna.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Anpassning och sedan på Varumärke.

4. Bläddra till avsnittet Anpassad underdomän.

5. Aktivera Använd anpassad underdomän och ange önskat namn.

6. URL-fältet uppdateras automatiskt.

7. Klicka på Save changes.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Anpassning och sedan på Ladda ner sida.

4. Alternativ för nedladdning:

• Aktivera FTP-nedladdningar
• Aktivera Torrent-nedladdningar
• Visa offentlig nedladdningslänk
• Tillåt återställning av utgångna filer (om tillgängligt)

5. Alternativ för sidans utseende:

• Visa miniatyrbilder
• Visa MD5-hash
• Visa företagsnamn istället för avsändarens e-post
• Visa alla mottagare
• Dölj Intercom chattwidget

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Anpassning och sedan på E-post.

4. Tillgängliga alternativ:

• Standardspråk för e-post
• Standardämne för e-post
• Standardmeddelande eller signatur för e-post
• Aktivera miniatyrbilder i e-postmeddelanden.

5. Klicka på Spara ändringar.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Säkerhet.

4. Under Data Residency väljer du var data lagras:

• Europeiska unionen
• Norge
• Förenta staterna

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Profil.

4. Bläddra längst ner och klicka på Ta bort mitt konto permanent.

5. Bekräfta genom att klicka på Ta bort ditt konto permanent.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Profil.

4. Du kan uppdatera:

• E-postadress
• ditt namn
• Telefonnummer
• Land
• Lösenord
• Radering av konto

Se dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Ny överföring i den vänstra sidofältet.

2. Välj att skicka filer via e-post eller länk.

3. Lägg till filer eller mappar genom att dra och släppa eller med hjälp av knapparna.

4. Klicka på Överför.

5. Öppna Säkerhet i popup-fönstret Överföringsalternativ.

6. Välj End-to-End Encryption (E2EE).

7. Ange en E2EE-nyckel eller generera en automatiskt.

8. Klicka på Transfer.

9. Dela E2EE-nyckeln med de avsedda mottagarna.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Ny överföring i den vänstra sidofältet.

2. Välj att skicka filer via e-post eller länk.

3. Lägg till filer eller mappar.

4. Klicka på Överför.

5. Öppna rullgardinsmenyn Säkerhet.

6. Välj E2EE och Lösenordsskydd.

7. Ange ett lösenord och en E2EE-nyckel (eller generera båda).

8. Klicka på Överför.

9. Dela både lösenordet och E2EE-nyckeln med mottagarna.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Analytics i den vänstra sidofältet.

4. Sidan Analytics visas:

• Totalt antal överföringar som skickats
• Totalt antal mottagna överföringar
• Genomsnittlig uppladdningshastighet
• De bästa avsändarna
• Bästa mottagare
• Aktiva användare

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Sent i den vänstra sidofältet.

2. Välj önskad överföringssession.

3. Klicka på Analytics-ikonen (stapeldiagram) på höger sida av fönstret.

4. Du kommer att se detaljerad nedladdningsaktivitet, inklusive:

• Spårning på filnivå
• Nedladdad av
• IP-adress

5. Använd filter för att begränsa resultaten efter fil eller mottagare.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Säkerhet i den vänstra sidofältet.

4. Under Säkerhet för fildelning kan du:

• Kräva att användarna anger ett lösenord när de skickar filer
• Kräva att användarna alltid använder End-to-End Encryption (E2EE)

Visa dessa instruktioner med bilder.

Integrera en Filemail-portal på din webbplats för att ta emot filer från besökare.

Dokumentation:
h ttps://docs.filemail.com/integrations/integrate-portal-page

Följande är den generiska inbäddningskoden:

<div data-filemail-widget="uploader" data-company-id="{AccountID}"></div>

<script type="text/javascript" src="https://www.filemail.com/widgets/embed/uploader"></script>

Specifikt kommer du att uppdatera data-company-id="{AccountID}" med ditt konto-ID.

För att hitta ditt konto-ID:

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Under Företagskonto klickar du på Företag

4. På sidan Företagsinformation innehåller den första raden ditt konto-ID, som du kan kopiera och klistra in i koden ovan.

5. Klistra nu in den fullständiga uppdaterade HTML-inbäddningskoden på önskad sida på din webbplats.

6. Du har nu integrerat formuläret för filuppladdning på din webbplats.

Obs: Du måste skapa en portal innan du bäddar in den. Du kan använda din standardportal.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Sent i den vänstra sidofältet.

2. Välj den överföringssession som du vill vidarebefordra.

3. Klicka på knappen Share (tre sammankopplade cirklar) längst upp till höger i huvudfönstret.

4. Välj Forward to new recipient (Vidarebefordra till ny mottagare).

5. Ange en e-postadress eller välj en från din adressbok.

6. Klicka på Skicka.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Team i den vänstra sidofältet.

4. Klicka på Invite user i det övre högra hörnet.

5. Ange användarens e-postadress och tilldela en roll:

• Användare
• Administratör

6. Klicka på Skicka inbjudan.

7. Användaren kommer att få ett e-postmeddelande med instruktioner för registrering.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Notifieringar.

4. Du kan aktivera eller inaktivera:

• Meddelanden när filer laddas ner
• Meddelanden när filer skickas
• Meddelanden för filer som inte har laddats ner
• Påminnelse via e-post till mottagare

Se dessa instruktioner med bilder.

Lösenordsskydd kan tillämpas på två sätt:

1. Under överföringen

2. Efter överföringen

Lösenordsskydd - vid tidpunkten för överföringen

1. Klicka på Ny överföring i den vänstra sidofältet.

2. Välj att skicka filer via e-post eller länk.

3. Lägg till filer eller mappar.

4. Klicka på Överför.

5. Öppna rullgardinsmenyn Säkerhet.

6. Välj Lösenordsskydd.

7. Ange ett lösenord eller generera ett automatiskt.

8. Klicka på Överför.

9. Dela lösenordet med mottagarna.

Lösenordsskydd - efter överföringen

1. Klicka på Sent i den vänstra sidofältet.

2. Välj överföringssessionen.

3. Klicka på knappen Fler alternativ (tre horisontella prickar).

4. Välj Transfer password (Överför lösenord).

5. Ange önskat lösenord och bekräfta.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Portaler i den vänstra sidofältet.

2. Sidan Portal Administration visas:

• Portalens namn
• Datum för skapande
• Antal överföringar
• Synlighet i inkorgen

3. Tillgängliga åtgärder:

• Skapa en filbegäran för att ta emot filer
• Visa historik för filbegäran
• Redigera portalkonfiguration (pennikon)
• Kopiera länk, duplicera eller ta bort portal (tre prickar)

4. Ytterligare alternativ:

• + Knapp för ny portal
• Kryssruta för att endast visa portaler som du har skapat

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Portaler i den vänstra sidofältet.

2. Klicka på pennikonen för önskad portal.

3. Konfigurationsflikarna inkluderar:

• Konfiguration av portalen
• Mottagare
• Anpassade fält

4. Under Portal configuration kan du:

• Redigera portalens namn
• Kopiera portal-ID
• Kopiera länken till den offentliga portalen
• Redigera rubrik och beskrivning
• Ange varaktighet för filtillgänglighet
• Aktivera meddelanden om nedladdning av avsändare
• Aktivera bekräftelse av e-postmottagande
• Aktivera lösenordsskydd (valfritt)

5. Klicka på Save changes om uppdateringar har gjorts.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Portaler i den vänstra sidofältet.

2. Klicka på pennikonen för önskad portal.

3. Välj Mottagare.

4. Klicka på Lägg till för att inkludera användare som potentiella mottagare.

5. Ange eventuellt en standardmottagare.

6. Klicka på Spara ändringar.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Portaler i den vänstra sidofältet.

2. Leta reda på önskad portal.

3. Klicka på ikonen File Request (kuvert med plustecken).

4. Lägg till ett valfritt meddelande.

5. Ange mottagarens e-postadress eller välj bland kontakter.

6. Klicka på Skicka begäran.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Portaler i den vänstra sidofältet.

2. Leta reda på önskad portal (din anpassade underdomän listas som Standard).

3. Klicka på knappen Fler alternativ (tre prickar).

4. Välj Kopiera länk.

5. Dela länken efter behov.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Sent i den vänstra sidofältet.

2. Välj önskad överföringssession.

Så här tar du bort en hel överföring:

1. Klicka på knappen Fler alternativ (tre prickar).

2. Välj Ta bort.

Så här tar du bort en specifik fil:

1. Håll muspekaren över filen i fillistan.

2. Klicka på papperskorgsikonen för att ta bort filen.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Sent i den vänstra sidofältet.

2. Välj den överföringssession som du vill lägga till filer eller mappar i.

3. Leta reda på alternativet Add längst upp till höger i huvudfönstret.

4. Klicka på knappen Add option (Lägg till alternativ).

5. Välj Lägg till filer.

6. Lägg till ytterligare filer eller mappar efter behov.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på Ny överföring.

2. Ange mottagarens e-postadress i fältet To (Till ).

3. Ange ett ämne och ett valfritt meddelande.

4. Lägg till filer eller mappar genom att använda:

• Lägg till fil eller Lägg till mapp, eller
• Dra och släpp filer i fönstret

5. Klicka på Skicka.

6. I popup-fönstret Överföringsalternativ:

• Ange inställningar för aviseringar
• Definiera hur länge filen ska vara tillgänglig
• Konfigurera säkerhetsalternativ om sådana finns

7. Klicka på Överför.

8. Filerna laddas upp och mottagarna får ett e-postmeddelande med en nedladdningslänk.

Se dessa instruktioner med bilder.

1. Klicka på länken Skicka som längst upp till höger i fönstret.

2. Ange ett ämne och ett valfritt meddelande.

3. Lägg till filer eller mappar genom att använda:

• Lägg till fil eller Lägg till mapp, eller
• Dra och släpp filer i fönstret

4. Klicka på Överför.

5. I popup-fönstret Överföringsalternativ:

• Ange inställningar för aviseringar
• Definiera hur länge filen ska vara tillgänglig
• Konfigurera säkerhetsalternativ om sådana finns

6. Klicka på Överför.

7. När filen har laddats upp kan du kopiera och dela den säkra nedladdningslänken.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Single Sign-On i den vänstra sidofältet.

4. Klicka på Aktivera.

5. Välj en identitetsleverantör:

• Azure
• Google

6. Om du använder:

• Azure: Ange Tenant-ID och klicka på Spara ändringar
• Google: Klicka på Logga in med Google och följ anvisningarna

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Team Storage.

4. Sidan visas:

• Totalt lagringsutrymme som används
• Användning av enskilda teammedlemmar
• Användning i förhållande till tilldelade gränser

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Min lagring.

4. Visa en vy:

• Totalt tillgängligt lagringsutrymme
• Lagring som för närvarande används
• Återstående lagring

Visa dessa instruktioner med bilder.

Obs: Det finns ingen bekräftelsefråga före radering.

1. Gå längst ned till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Team Storage.

4. Leta reda på önskad användare.

5. Klicka på rengöringsikonen (pensel) under kolumnen Åtgärder.

6. Välj de meddelanden som innehåller filer som ska raderas.

7. Klicka på Rensning markerad.

Visa dessa instruktioner med bilder.

Du kan köpa extra lagringsutrymme på två sätt.

Metod 1:

1. Klicka på Upgrade i den vänstra sidofältet ovanför ditt kontonamn.

Metod 2:

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Prenumeration och sedan på Plan.

4. Klicka på + Lägg till lagring.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Prenumeration och sedan på Fakturering.

4. Visa en lista över de fakturor som visas:

• Belopp
• datum
• status
• Alternativ för nedladdning

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Prenumeration och sedan på Plan.

4. Visa din nuvarande plan och tillgängliga uppgraderingsalternativ.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Team.

4. Klicka på Bjud in användare.

5. Ange e-postadressen och tilldela en roll:

• Användare
• Administratör

6. Klicka på Skicka inbjudan.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Team Storage.

4. Visa en vy:

• Total lagringsanvändning
• Lagringsgränser per användare
• Individuell användning

5. Alternativen inkluderar:

• Lägg till mer lagringsutrymme
• Städa upp lagring för specifika användare

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Överföringsinställningar och sedan på Standardinställningar.

4. Konfigurera:

• Standard varaktighet för filtillgänglighet
• Standardämne för e-post
• Standardmeddelande eller signatur

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Säkerhet.

4. Under Inställningar för tvåfaktorsautentisering konfigurerar du:

• Tvåfaktorsautentisering när du tar emot filer
• Tvåfaktorsautentisering när du skickar filer

5. Tillgängliga alternativ:

• Ingen
• SMS
• E-post

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Profil.

4. Klicka på Aktivera tvåfaktorsautentisering.

5. Följ stegen på skärmen:

• Installera en autentiseringsapp
• Skanna QR-koden
• Ange den genererade koden

6. Klicka på Aktivera.

Se dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Prenumeration och sedan på Fakturering.

4. Klicka på Uppdatera.

5. Ange nya kreditkorts- eller PayPal-uppgifter på den säkra betalningssidan.

Visa dessa instruktioner med bilder.

1. Gå längst ner till vänster i fönstret och klicka på dina initialer eller ditt namn.

2. Välj Kontoinställningar.

3. Klicka på Prenumeration och sedan på Plan.

4. Klicka på Ändra plan.

5. Välj den plan som bäst passar dina behov.

Visa dessa instruktioner med bilder.