Como enviar documentos com segurança por email

Se estiver a pensar como enviar documentos por correio eletrónico em segurança, coloque o ficheiro sob proteção. O e-mail funciona para notas, não para a partilha segura de documentos. Se tiver de enviar documentos de forma segura por correio eletrónico, mantenha os detalhes fora do corpo do documento e utilize uma ligação segura para transferência.

O correio eletrónico é ótimo para actualizações rápidas. Os documentos devem ser guardados em ligações e ficheiros encriptados. Quando o risco ou o tamanho aumentarem, mude para um serviço seguro de transferência de ficheiros para uma transferência segura de documentos.

Ganhos rápidos: Faça isto primeiro

Substitua os anexos por links. Partilhe uma ligação de transferência segura com uma data de validade. Menos ficheiros são deixados nos servidores de correio eletrónico.

Divida o segredo. Envie o ficheiro agora e envie a palavra-passe mais tarde por texto ou chamada. Entregue a palavra-passe forte através de um canal diferente.

Verifique a segurança. Active a encriptação do correio eletrónico e confirme se as ligações estão protegidas por Transport Layer Security (TLS).

Riscos do envio inseguro de documentos por correio eletrónico

O correio eletrónico dá prioridade à velocidade e não ao sigilo. Os anexos desprotegidos aumentam a probabilidade de uma violação. Pense num e-mail normal como uma nota num tapete rolante rápido.

Exposição não encriptada. A maioria dos fornecedores não permite a verdadeira encriptação de ponta a ponta por defeito. Os ficheiros PDF e as folhas de cálculo interceptados podem expor dados sensíveis.

Malware e phishing. Os atacantes escondem cargas úteis em anexos e fazem-se passar por remetentes de confiança.

Acesso não autorizado. Um erro de digitação num endereço de e-mail ou uma conta comprometida pode colocar ficheiros nas mãos erradas. O reencaminhamento multiplica o risco.

Conformidade e privacidade. Espera-se uma forte proteção de dados. Ignorá-la prejudica a confiança e convida a sanções.

Erros comuns a evitar

Enviar anexos abertos. Nunca envie anexos de correio eletrónico importantes como ficheiros simples. Os anexos são frequentemente reencaminhados e podem permanecer nos servidores durante anos. Encriptar ou proteger com palavra-passe primeiro.

Palavras-passe fracas ou reutilizadas. Utilize uma palavra-passe forte para ficheiros protegidos e para o início de sessão no seu correio eletrónico. Nunca coloque a palavra-passe no mesmo e-mail.

Demasiados destinatários. Limite o acesso ao destinatário pretendido e àqueles que realmente precisam do ficheiro. Utilize BCC quando apropriado.

Saltar a verificação de endereços. Verificar duas vezes cada endereço de correio eletrónico. Para envios de alto risco, verifique o destinatário fora da banda. Confirme também cuidadosamente o correio eletrónico do destinatário.

Ignorar as protecções incorporadas. Ativar a encriptação do correio eletrónico e a autenticação de dois factores. Preferir clientes de correio eletrónico e gateways que apliquem TLS.

A estrutura 3R para um correio eletrónico mais seguro

Reduza o que envia por correio eletrónico. Mantenha os detalhes fora do assunto e do corpo da mensagem.

Substitua os anexos por ligações de tempo limitado de um serviço seguro de transferência de ficheiros. Defina uma data de expiração e exija o início de sessão ou uma palavra-passe.

Restrinja o acesso com palavras-passe, verificação de correio eletrónico e permissões.

5 métodos para enviar documentos por correio eletrónico de forma segura

Estes passos ajudam-no a manter o controlo durante o envio de documentos por correio eletrónico.

1. Proteger os anexos com palavra-passe
   Crie ficheiros encriptados ou adicione uma palavra-passe antes de os anexar. Um PDF protegido por palavra-passe é rápido, e os arquivos ZIP encriptados com AES funcionam bem. Escolha uma encriptação forte e faça uma gestão cuidadosa das chaves. Entregue sempre a palavra-passe através de um canal diferente. Nunca a inclua no ficheiro. Proteja também os ficheiros PDF com uma palavra-passe forte, quando necessário.
2. Utilizar serviços de correio eletrónico encriptado
   Para conversas sensíveis, utilize serviços com encriptação de ponta a ponta. Apenas o utilizador e o destinatário pretendido podem ler as mensagens e os anexos. Se a sua organização suportar S/MIME ou PGP, combine-os com controlos de direitos.
3. Enviar ligações seguras em vez de anexos
   Carregue o documento para um serviço seguro de transferência de ficheiros e partilhe uma ligação de transferência segura com uma data de validade. Pode revogar o acesso se for enviada uma ligação incorrecta. Adicione a verificação de correio eletrónico ou um código de acesso para o destinatário.
   Um serviço como o Filemail oferece armazenamento seguro na nuvem, expiração da ligação, palavras-passe opcionais e controlo em tempo real. Manter o ficheiro fora dos servidores de correio eletrónico reduz a exposição.
4. Utilize a encriptação de correio eletrónico e os controlos de direitos
   Se a sua organização suportar a encriptação de correio eletrónico, como S/MIME ou PGP, utilize-a com clientes compatíveis. Os controlos de direitos podem bloquear o reencaminhamento, a cópia, a transferência ou a impressão. O Modo Confidencial do Gmail e o Não Reencaminhar do Outlook adicionam controlos de acesso, mas não fornecem uma verdadeira encriptação de ponta a ponta.
5. Utilizar um serviço dedicado de transferência segura de ficheiros
   Para ficheiros grandes ou altamente sensíveis, é recomendada uma ferramenta especializada. Serviços como o Filemail são fáceis de utilizar, oferecem armazenamento seguro na nuvem, verificação de vírus, expiração de ligações, palavras-passe e análises.

Utilize a aplicação Web, a aplicação móvel ou o suplemento do Outlook com a função arrastar e largar. Pode enviar uma ligação de transferência segura sem exigir que os destinatários criem contas. Isto mantém os seus dados seguros e limita a exposição nos servidores de correio eletrónico.
Compare os planos do Filemail para escolher as opções de segurança e armazenamento certas para a sua equipa.

Porquê escolher o Filemail para a transferência segura de documentos

Seguro por design. O Filemail encripta os dados em trânsito e em repouso no armazenamento seguro na nuvem. Os planos empresariais podem permitir a encriptação de ponta a ponta para uma proteção de conhecimento zero.

Envio sem restrições. Os utilizadores gratuitos podem transferir até 5 GB. Os níveis Business e Enterprise eliminam os limites de tamanho e aumentam a retenção.

Prova e controlo. Defina senhas, datas de expiração e limites de download para cada link. Acompanhe a atividade em tempo real.

Criado para a sua forma de trabalhar. Use o aplicativo da Web, o aplicativo móvel ou o suplemento do Outlook com o recurso de arrastar e soltar. Funciona com clientes de email comuns e fluxos de trabalho de partilha de documentos existentes.

Recursos de segurança que importam. A verificação automática de vírus, a seleção de regiões, os registos de auditoria e os controlos de políticas mantêm os dados seguros. Muitos serviços de armazenamento na nuvem adicionam conveniência, mas o Filemail coloca o controlo em primeiro lugar.

Saiba mais sobre transferências criptografadas e veja Por que o email não é seguro para um contexto mais profundo.

Perguntas frequentes

É seguro enviar por correio eletrónico documentos como extractos bancários ou documentos de identificação utilizando fornecedores populares?
Os principais fornecedores encriptam a ligação aos seus servidores, o que ajuda. A maioria não fornece encriptação de ponta a ponta, pelo que os servidores podem continuar a aceder ao conteúdo. Para documentos confidenciais, adicione uma palavra-passe ou envie uma ligação de transferência segura.

Que tipos de documentos devo evitar enviar através do correio eletrónico normal?
Evite ficheiros que incluam informações altamente sensíveis, tais como registos financeiros, identificações governamentais, dados médicos ou palavras-passe. Se tiver de os enviar, utilize a encriptação ou uma ligação de transferência segura.

Qual é a diferença entre utilizar o Filemail e os anexos?
Com o Filemail, faz o upload para um armazenamento seguro na nuvem e partilha uma ligação protegida. Pode aplicar palavras-passe, definir uma data de expiração e acompanhar as transferências em tempo real. O ficheiro não passa por vários servidores de correio eletrónico, o que reduz a exposição.

O Outlook ou o Google Workspace têm opções incorporadas?
Sim. O Outlook suporta a encriptação de correio eletrónico e a gestão de direitos. O Gmail oferece o Modo confidencial com códigos de expiração e SMS. Utilize-os em conjunto com ligações seguras para uma maior proteção.

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