Partilha segura de ficheiros para contabilistas e serviços financeiros
Obrigações legais e regulamentares dos contabilistas na partilha de ficheiros
Fornecemos uma transferência segura e encriptada de ficheiros com um período de retenção totalmente configurável pelo cliente. O conteúdo de qualquer ficheiro armazenado nos nossos servidores não pode ser alterado depois de carregado, uma vez que não fornecemos ferramentas nem mecanismos para a alteração de ficheiros.
O Filemail suporta a partilha segura de ficheiros para contabilistas, através de jurisdições regionais. A tabela abaixo descreve as obrigações dos códigos de conduta profissionais e as leis nacionais relativas à gestão dos dados dos clientes.
| Região | Regulamentos primários / Código | Requisitos-chave da transferência de ficheiros | Estipulações técnicas específicas |
|---|---|---|---|
| EUA | Código de Ética da AICPA (ET §1.700), SOX (empresas públicas), GLBA (dados financeiros), HIPAA (PHI), FINRA (registos de corretoras) e leis estaduais de privacidade (CCPA/CPRA, VCDPA, etc.). | Preservar a confidencialidade do cliente. Proteger os dados financeiros. Conservar os registos de acordo com os mandatos regulamentares. | A encriptação e os controlos de acesso são considerados "salvaguardas razoáveis" de base. A FINRA exige a retenção de registos electrónicos em formato WORM (write-once-read-many). |
| Noruega | RGPD da UE, Lei Norueguesa dos Dados Pessoais, Código de Ética da IFAC (tal como adotado pelo Den norske Revisorforening). | Proteger os dados pessoais e financeiros. Garantir a legalidade das transferências. Manter a confidencialidade do cliente. Controlo pela Datatilsynet (DPA norueguesa). | RGPD "medidas técnicas e organizacionais adequadas"; as orientações norueguesas recomendam a encriptação e o registo de auditoria. |
| Europa (UE) | RGPD da UE, Código de Ética da IFAC/IESBA (princípio da confidencialidade, secção 114). | Tratamento legal, justo e seguro dos dados dos clientes. Os contabilistas profissionais não devem divulgar informações sobre os clientes, exceto se tal for exigido por lei. | Nenhuma tecnologia especificada no Código da IFAC. As entidades reguladoras da UE apontam a encriptação, a pseudonimização e o acesso restrito como salvaguardas fundamentais. |
| REINO UNIDO | RGPD do Reino Unido, Lei de Proteção de Dados de 2018, Código de Ética do ICAEW / ACCA (princípio da confidencialidade), Norma Ética do FRC (auditores). | Proteger dados pessoais e empresariais. Preservar a integridade da auditoria. Manter a confidencialidade. | As orientações do ICO recomendam explicitamente a cifragem e controlos de acesso rigorosos. Os portais seguros/sistemas de transferência de ficheiros são considerados uma boa prática. |
| Austrália / NZ | Lei da Privacidade de 1988 (Austrália), APPs; Lei da Privacidade de 2020 (NZ); Código de Ética APES 110 (baseado na IFAC). | Manter a confidencialidade. Proteger contra a utilização/divulgação não autorizada. Manter a confidencialidade para além das fronteiras. | "Medidas razoáveis" exigidas ao abrigo do APP 11 - inclui encriptação, auditabilidade e políticas de eliminação seguras. |
| Mundial | Código FAC / IESBA - Princípio Fundamental da Confidencialidade (Secção 114). | Proibir a divulgação de informações sobre clientes, exceto se exigido por lei ou autorizado. Proteger os dados contra violações acidentais ou intencionais. | Nenhuma tecnologia recomendada. Espera-se que os membros adoptem medidas de segurança que reduzam os riscos. A encriptação e a partilha segura de ficheiros são medidas de segurança amplamente reconhecidas. |
Como o Filemail permite a partilha segura de ficheiros para contabilistas
Partilha de ficheiros de conhecimento zero
O correio eletrónico é um método inseguro de comunicação com o cliente. É igualmente problemático se o utilizar para enviar ficheiros de grandes dimensões, como documentos sensíveis. Utilize o nosso serviço de partilha de ficheiros de conhecimento zero para manter todos os ficheiros que envia e recebe a salvo de interceção e outras ameaças. Utilizamos a encriptação AES de 256 bits para facilitar uma proteção robusta durante todo o percurso da transferência de ficheiros.
Encriptação de ponta a ponta (E2E): Com a E2EE, o processo de encriptação começa enquanto o ficheiro reside no dispositivo de origem. O ficheiro permanecerá encriptado durante todo o ciclo de vida da transferência de ficheiros. O destinatário necessitará da chave secreta para os desencriptar.
Encriptação em repouso: A encriptação de ponta a ponta garante que o nosso serviço de nuvem mantém os ficheiros seguros enquanto estão armazenados nos nossos centros de dados.
Encriptação em trânsito: Utilizamos HTTPS TLS 1.2 para encriptar toda a transmissão de dados com qualquer dispositivo que se ligue ao nosso serviço de transferência de ficheiros baseado na nuvem.
Facilitar o envolvimento do cliente
Uma interface intuitiva, funcionalidades de arrastar e largar e partilha ilimitada de ficheiros melhoram a comunicação e a interação com o cliente, que pode começar a partilhar consigo imediatamente, sem ter de instalar qualquer software. Basta visitar o nosso site e começar a partilhar.
Partilha ilimitada
Não há restrições nas sessões de partilha de ficheiros, no número de clientes que pode trazer consigo, nem no número de ficheiros que partilham consigo.
Não é necessária uma conta de cliente
Os seus clientes não precisam de registar uma conta, nem de instalar qualquer software.
Pedidos de ficheiros privados
Envie pedidos de ficheiros aos clientes a partir do Filemail, indicando os documentos de que necessitam.
Privacidade e segurança robustas
A nossa gama de funcionalidades garante que os clientes e parceiros podem partilhar documentos sensíveis, de uma forma compatível. Pode controlar onde armazena os ficheiros, durante quanto tempo os armazena e quem lhes pode aceder.
Retenção de ficheiros: A retenção de ficheiros no nosso serviço baseado na nuvem é configurável. Guarde os documentos dos clientes durante o tempo que for necessário para cumprir as regras FINRA/SEC.
Proteger páginas de download: Pode definir uma palavra-passe para todas as páginas de transferência. Apenas os visitantes com a palavra-passe podem aceder às mesmas.
Espaço de armazenamento confidencial: A sua conta atribui espaço de armazenamento privado a todos os utilizadores em vez de espaço de armazenamento partilhado.
Proteção em duas camadas: Todos os ficheiros que entram na nossa nuvem são avaliados por duas firewalls e verificados quanto a vírus e malware.
Autenticação e controlos de acesso
Mantenha o controlo e a supervisão através da autenticação do acesso dos utilizadores. Saberá que apenas as pessoas certas podem utilizar o Filemail e quais os ficheiros a que podem aceder.
2FA: Habilite a autenticação de 2 fatores para adicionar uma camada adicional de segurança para verificar se apenas usuários autorizados podem acessar a conta.
Contas baseadas em funções: oferecemos várias licenças de administrador e várias licenças de utilizador numa conta, facilitando privilégios e direitos.
SAML/SSO: integramos os principais fornecedores de identidade, como o Microsoft Entra (Azure AD) e o Google Workspace, para centralizar os privilégios dos utilizadores. Pode fornecer serviços melhorados de partilha de ficheiros para o pessoal autorizado da sua empresa.
Transparente e auditável
Mantenha-se em conformidade com um rasto claro da atividade. As nossas ferramentas de auditoria e verificação facilitam a prova de integridade, o rastreio de acções e a resposta rápida a pedidos de clientes ou reguladores.
Registos de auditoria
São mantidos registos invioláveis em conformidade com WORM de toda a atividade notável de partilha de ficheiros. Mantenha-se informado sobre uploads e downloads, data e hora, e endereço IP para ajudar na conformidade das trilhas de auditoria.
Verificações de integridade de ficheiros
Criamos uma soma de verificação MD5 do ficheiro antes de este ser transferido. Em seguida, comparamo-lo com outra soma de verificação quando chega à nossa nuvem. Isto ajuda-nos a garantir a integridade do ficheiro.
Actualizações em tempo real
É notificado imediatamente de todas as principais actividades de partilha de ficheiros para o manter atualizado quanto ao estado dos ficheiros partilhados.
Segurança sempre actualizada
Para permitir a partilha segura de ficheiros para contabilistas, tem de se manter atualizado em relação aos perigos mais recentes. As ameaças à segurança evoluem constantemente, e é por isso que a nossa postura de segurança evolui. Desde actualizações diárias de vírus a testes de penetração externos, trabalhamos continuamente para manter os seus dados seguros.
Actualizações diárias de vírus: Actualizamos as nossas definições de vírus a cada 24 horas para garantir que estamos protegidos contra todas as ameaças mais recentes.
Testes de penetração periódicos: Utilizamos profissionais de cibersegurança de terceiros para avaliação periódica e atualização da nossa postura de segurança.
Notificação de violação: Estabelecemos protocolos de boas práticas para o notificar prontamente de quaisquer violações de dados. Notificá-lo-emos no prazo de 72 horas para que possa agir sem demora.
Armazenamento em nuvem compatível
Protegemos os seus dados ao nível do hardware e do software, combinando o armazenamento e tratamento de ficheiros em conformidade com a região, juntamente com salvaguardas físicas rigorosas nos nossos centros de dados.
Armazenamento de dados compatível com a região
A nossa infraestrutura global de nuvem permite-nos armazenar os seus ficheiros na sua região. Cumpra os mandatos regionais e/ou nacionais em termos de localização do armazenamento de dados.
Segurança no local
Os nossos centros de dados estão equipados com uma variedade de medidas de segurança, incluindo guardas de segurança, vigilância contínua e pontos de acesso controlados.
Partilha de ficheiros profissional
Portal do cliente de subdomínio personalizado
Todas as contas recebem um subdomínio personalizado que podem escolher o nome que quiserem. O subdomínio é o seu portal de cliente seguro para receber ficheiros de clientes.
Marca personalizada
Todas as páginas externas podem ser personalizadas com o seu logótipo, imagens de fundo e cores para as manter em linha com a sua marca.
Funcionalidades essenciais de partilha de ficheiros
Fornecemos tudo o que precisa para transferências de ficheiros fiáveis e eficientes. Concebido para as exigências diárias dos contabilistas. Receba documentos fiscais sensíveis, envie declarações financeiras, relatórios de auditoria, ficheiros de folhas de pagamento e registos regulamentares de forma segura e sem fricção.
Uma seleção dos nossos clientes no domínio dos serviços financeiros
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