Ferramentas de trabalho remoto para equipas produtivas e seguras
Porque é que as equipas remotas precisam das ferramentas certas
O trabalho remoto aumenta a eficiência e reduz os custos, mas os sistemas errados podem causar atrasos nos projectos e comprometer informações sensíveis. Um conjunto completo de ferramentas digitais garante uma transferência segura de documentos, uma comunicação fluida e uma colaboração eficaz.
Desafios comuns
- Sobreposição de fusos horários: As reuniões em tempo real tornam-se difíceis de organizar.
- Comunicação dispersa: As mensagens espalham-se por várias plataformas devido à dispersão da comunicação.
- Falta de responsabilização: A falta de um acompanhamento adequado reduz a urgência.
- Isolamento: Os colaboradores podem sentir-se sozinhos e sem apoio.
Riscos de segurança
- Tarefas duplicadas ou perdidas: Uma supervisão deficiente cria confusão.
- Mensagens desprotegidas: Leva a trabalho desalinhado e exposição.
- Fugas de dados sensíveis: Enviados através de mensagens de correio eletrónico ou ligações não seguras.
- Aplicações não aprovadas: O pessoal pode utilizar ferramentas arriscadas e não verificadas.
Sugestão: Utilize ferramentas que sejam fáceis de comunicar, que funcionem bem com o software que já utiliza e que mantenham as suas informações seguras e protegidas.
1. Partilha segura de ficheiros e transferência de documentos
Filemail
O Filemail utiliza encriptação de ponta a ponta, proteção por palavra-passe e verificação de e-mail para manter os dados seguros. A sua interface de arrastar e largar e a aplicação móvel facilitam a partilha de ficheiros encriptados ou anexos de correio eletrónico em qualquer dispositivo. Pode enviar ficheiros diretamente para qualquer conta de correio eletrónico e os destinatários recebem uma ligação de transferência segura para um acesso seguro.
Dropbox / Google Drive / OneDrive
Estas plataformas seguras de armazenamento na nuvem oferecem sincronização em tempo real e controlos de acesso a ficheiros. O Google Drive integra o início de sessão de correio eletrónico para facilitar a partilha de documentos e funciona sem problemas com clientes de correio eletrónico comuns. Estas plataformas integram-se facilmente com as aplicações comuns do local de trabalho e suportam um forte controlo de versões. As equipas podem colaborar em tempo real e, ao mesmo tempo, controlar quem pode ver ou editar ficheiros sensíveis.
2. Plataformas de comunicação para equipas remotas
Slack
Uma plataforma de mensagens flexível com canais estruturados e conversas assíncronas. O histórico de mensagens pesquisável facilita a localização de discussões anteriores, reduzindo a repetição de perguntas ou a perda de informações. O Slack permite a partilha de documentos, etiqueta o destinatário pretendido e optimiza o acesso móvel.
Microsoft Teams
Combina chat, vídeo e troca segura de ficheiros e inclui funcionalidades de segurança robustas. Uma vez que funciona com o Microsoft 365, as equipas podem agendar reuniões, editar ficheiros em conjunto e gerir projectos a partir de uma única plataforma. Funciona com o Microsoft 365 e o Outlook e inclui ferramentas de encriptação e proteção de dados para evitar violações.
3. Videoconferências e reuniões virtuais
Zoom
Oferece vídeo HD seguro, partilha de ecrã e sessões de discussão. O Zoom utiliza verificação de correio eletrónico, ligações de reunião seguras e protocolos de encriptação para discussões privadas.
Google Meet
Funciona diretamente no seu browser, sem necessidade de software. Ligado ao Gmail e ao Calendário, permite o acesso ao armazenamento na nuvem e suporta a segurança da camada de transporte (TLS).
4. Gestão de tarefas e colaboração
Trello
Um quadro de tarefas visual e de fácil utilização onde as equipas podem atribuir, mover e gerir tarefas. O seu esquema visual permite que as equipas vejam o progresso num relance, enquanto o Trello as ajuda a organizar projectos e a manter as tarefas no caminho certo.
Asana
Oferece painéis de controlo, datas de vencimento e atribuições de projectos. Facilita a compreensão de como enviar documentos por correio eletrónico e partilhar ficheiros com segurança em fluxos de trabalho seguros.
5. Gestão de palavras-passe e credenciais
1Password
Armazena de forma segura as credenciais de início de sessão e as chaves de encriptação. O sistema protege os detalhes de início de sessão por correio eletrónico e restringe o acesso apenas ao destinatário pretendido.
Bitwarden
Um gestor de palavras-passe de código aberto que garante a segurança dos dados e o acesso controlado. Ajuda a evitar violações de dados através do armazenamento encriptado de credenciais.
6. Ferramentas de produtividade e controlo do tempo
Toggl Track
Controlo simples baseado em temporizadores em todos os dispositivos. Ajuda a monitorizar as horas facturáveis e a anexar registos de atividade a servidores de correio eletrónico e relatórios de clientes.
RescueTime
Analisa os hábitos digitais para identificar áreas de foco. Respeita a privacidade do utilizador, mantendo normas de segurança dos dados.
7. VPNs para segurança de acesso remoto
NordVPN
Encripta o tráfego da Internet e mascara os endereços IP. As VPNs garantem que os trabalhadores remotos podem aceder em segurança aos sistemas da empresa sem expor dados confidenciais a redes não seguras. Protege dispositivos móveis e uso de Wi-Fi público com criptografia forte.
ExpressVPN
Fornece acesso global e privacidade em alta velocidade. Protege os trabalhadores remotos contra violações de dados em redes não confiáveis.
8. Colaboração e brainstorming visual
Google Docs
Permite a edição em tempo real com controlos de acesso e encriptação de correio eletrónico. O histórico de revisões permite às equipas acompanhar as alterações e restaurar versões anteriores, garantindo a exatidão. Integra-se perfeitamente com outras ferramentas do Google Workspace.
Figma
Plataforma de design colaborativo para equipas de IU e criativas. A sua estrutura baseada na nuvem permite que as equipas revejam e actualizem os desenhos em qualquer altura sem substituir o trabalho uns dos outros. Os utilizadores podem criar e comentar com segurança em tempo real.
9. Cultura remota e check-ins assíncronos
Donut
Ajuda os trabalhadores remotos a ligarem-se através de conversas informais no Slack. Cria uma cultura de equipa e reduz os sentimentos de isolamento.
Standuply
Automatiza os check-ins e as actualizações de tarefas. Ajuda as equipas a manterem-se na mesma página sem precisarem de se reunir ao vivo.
Lista de verificação final do trabalho remoto
Antes de selecionar as suas ferramentas de trabalho remoto, reveja esta lista de verificação para garantir que o seu fluxo de trabalho se mantém seguro e eficiente.
- As transferências de ficheiros são encriptadas e rastreáveis?
- A sua equipa pode comunicar em direto e de forma flexível?
- As ferramentas estão protegidas com segurança de início de sessão de correio eletrónico?
- Os dados sensíveis são protegidos por TLS e chaves de encriptação?
- Os documentos são partilhados apenas com o destinatário pretendido?
Porquê escolher o Filemail
O Filemail oferece um serviço seguro de transferência de ficheiros com uploads rápidos, aplicações móveis, encriptação de e-mail e conformidade com a proteção de dados. O seu design de arrastar e largar e a encriptação de ponta a ponta simplificam a proteção de dados sensíveis e o trabalho seguro com serviços na nuvem. É especialmente valioso para as equipas que enviam frequentemente ficheiros grandes ou confidenciais aos clientes. O rastreio integrado permite aos utilizadores confirmar quando os destinatários acedem ou descarregam ficheiros.