Hur man skickar stora PDF-filer

Vi har alla upplevt frustrationen av att trycka på "skicka" bara för att få ett e-postmeddelande som studsar tillbaka eftersom bilagan var för tung. Att räkna ut hur man skickar stora PDF-filer blir en prioritet när du stöter på strikta servergränser. Gmail och Yahoo begränsar i allmänhet filer till 25 MB, medan gränsen för storleken på e-postbilagor som Outlook-användare möter ofta är närmare 20 MB. När en PDF-fil överskrider dessa gränser kan meddelandet visa ett fel eller helt enkelt försvinna utan att nå mottagaren.

Stora PDF-filer är vanliga i vardagliga arbetsflöden. Kontrakt, rapporter och designprov kan snabbt förbruka lagringsutrymme. Många användare upplever problem som att en PDF-fil är för stor för att kunna skickas via e-post eller att en PDF-bilaga inte laddas upp. Om du letar efter ett bättre sätt att skicka stora filer via e-post är det ofta fel att förlita sig på standardbilagor.

Den här guiden förklarar hur du överför dessa dokument utan fel. Genom att använda en dedikerad tjänst garanterar du att dina dokument kommer fram i full kvalitet och löser problemet med filer som överskrider standardservergränserna en gång för alla.

Varför PDF-filer överskrider e-postgränserna

Om du förstår varför PDF-filer blir stora blir det lättare att hantera filstorleken innan du försöker överföra dem.

• Högupplösta bilder: Skannade sidor, foton och grafik lagras ofta med en upplösning som motsvarar utskriftskvalitet. Varje bild ökar filstorleken, särskilt när du skickar dokument som innehåller flera sidor.
• Inbäddade teckensnitt och grafik: PDF-filer innehåller ofta inbäddade teckensnitt för att bevara layouten. Även om detta säkerställer enhetlighet, ökar det den totala vikten.
• Skannade dokument: Skannrar sparar ofta sidor som högupplösta bilder i stället för text, vilket gör dem mycket tyngre än dokument som skapats digitalt.
• Flera filer: Om du kombinerar flera mappar eller dokument i en PDF-fil kan det lätt bli så att dokumentet överskrider standardbegränsningarna för storleken på bilagor.

Så här minskar du PDF-filens storlek innan du skickar den

Om din PDF-bilaga inte kan skickas är optimering en potentiell lösning för att minska filstorleken, även om det ofta sker på bekostnad av den visuella kvaliteten.

Använd verktyg för PDF-komprimering
De flesta PDF-redigerare innehåller verktyg för att komprimera filer genom att sänka bildupplösningen. Du måste dock vara försiktig så att du inte gör texten eller fina detaljer oläsliga.

Ta bort onödiga sidor
Genom att ta bort tomma sidor, dolda lager eller duplicerat innehåll kan du minska vikten utan att påverka kärninnehållet.

Exportera med optimerade inställningar
När du sparar en PDF-fil kan du välja alternativ som "Reducerad storlek" eller "Optimerad för webben". Dessa inställningar försöker bibehålla godtagbar kvalitet för skärmvisning samtidigt som utskriftstunga data tas bort.

Gränser för e-postbilagor som du behöver känna till

Även efter att ha komprimerat filer tillämpar e-postklienter fortfarande strikta begränsningar. Om du kämpar med hur du skickar stora filer via Outlook har du troligen stött på dessa gränser:

• Gmail: 25 MB
• Outlook / Hotmail: Cirka 20 MB (ofta lägre på grund av kodningsoverhead)
• Yahoo Mail: 25 MB

Om en PDF överskrider dessa gränser kommer e-postmeddelandet sannolikt att misslyckas. Vissa e-posttjänster försöker automatiskt generera en delbar molnlänk, medan andra blockerar meddelandet helt och hållet.

Bättre sätt att skicka stora PDF-filer

När standardbilagor inte fungerar, eller när du behöver skicka en PDF-fil utan problem med storleksbegränsningar, erbjuder dessa metoder ett överlägset alternativ.

Tjänster för molnlagring

Du kan ladda upp PDF-filen till en molnlagringstjänst, kopiera länken och klistra in den i ditt e-postmeddelande. Detta undviker begränsningar av bilagans storlek, men kräver att du manuellt hanterar mappbehörigheter så att mottagaren kan komma åt filen.

Tjänster för filöverföring

Särskilda plattformar är skapade för att hjälpa dig att skicka stora filer via e-post utan begränsningar. Med tjänster som Filemail kan du ladda upp filen och skicka en säker nedladdningslänk direkt till mottagaren. Det här är det bästa sättet att skicka PDF-filer när du delar högupplösta dokument som inte kan komprimeras.

ZIP-filer

Att zippa en PDF-fil kan minska storleken något. Detta är dock sällan effektivt för bildtunga PDF-filer som redan är komprimerade internt. Det lämpar sig bättre för att skicka en mapp som innehåller flera mindre PDF-filer.

Så här skickar du stora PDF-filer säkert med Filemail

Filemail erbjuder ett enkelt och säkert sätt att dela stora PDF-filer utan att behöva oroa sig för storleken på e-postbilagan eller bildkomprimering.

Användargränssnitt för dra-och-släpp
I gränssnittet kan du dra och släppa filer direkt i webbläsaren. Välj filen, ange mottagarens e-postadress och skicka en länk istället för att försöka bifoga filer.

Inget konto krävs
Du kan skicka stora filer på upp till 5 GB helt gratis utan att skapa ett konto. Det gör att du slipper krångliga registreringsformulär när du bara behöver få ett dokument skickat snabbt.

Säkerhet och spårning
Med end-to-end-kryptering, lösenordsskydd och nedladdningsspårning håller du delade filer säkra. Du får ett meddelande så snart mottagaren laddar ner PDF-filen. Det här är mycket säkrare än vanliga bilagor, särskilt när man förstår varför e-post inte är säkert för känsliga uppgifter.

Bästa praxis för att skicka PDF-filer

• Prioritera säkerhet: Använd säkra plattformar när du delar stora filer som innehåller känsliga uppgifter. Läs vår guide om hur du skickar dokument via e-post på ett säkert sätt för att få en djupare inblick.
• Skydda dina länkar: Känsliga dokument bör skyddas med lösenord och utgångsdatum.
• Kommunikation: Förklara tydligt i e-posttexten att du använder en säker länk för att skicka stora PDF-filer för att förhindra att mottagaren tror att e-postmeddelandet är skräppost.

Ofta ställda frågor

Kan jag skicka stora PDF-filer utan att komprimera dem?
Ja. Med filöverföringstjänster kan du skicka PDF-filer utan att komprimera dem, vilket bibehåller den ursprungliga utskriftskvaliteten.

Varför går det inte att skicka min PDF via e-post?
Den vanligaste orsaken är att man överskrider de gränser på 20 MB eller 25 MB som e-postleverantörerna har för bilagor.

Kan jag skicka andra filtyper på samma sätt?
Ja, du kan skicka PDF-filer, Microsoft Word-dokument, högupplösta bilder och videomappar med samma säkra överföringsmetoder som är avsedda för stora filer via e-post.