Como enviar ficheiros PDF grandes
Todos nós já passámos pela frustração de carregar em "enviar" apenas para ver uma mensagem de correio eletrónico ser devolvida porque o anexo era demasiado pesado. Descobrir como enviar ficheiros PDF de grandes dimensões torna-se uma prioridade quando se depara com limites de servidor rigorosos. O Gmail e o Yahoo geralmente limitam os ficheiros a 25 MB, ao passo que o limite de tamanho do anexo de correio eletrónico que os utilizadores do Outlook enfrentam está frequentemente próximo dos 20 MB. Quando um PDF ultrapassa estes limites, a mensagem pode apresentar um erro ou simplesmente desaparecer sem chegar ao destinatário.
Os ficheiros PDF de grandes dimensões são comuns nos fluxos de trabalho diários. Os contratos, os relatórios e as provas de design podem consumir rapidamente espaço de armazenamento. Muitos utilizadores têm problemas como um PDF demasiado grande para enviar por correio eletrónico ou a frustração de um anexo PDF que não consegue ser carregado. Se procura uma melhor forma de enviar ficheiros grandes por correio eletrónico, confiar em anexos padrão é muitas vezes a abordagem errada.
Este guia explica como transferir estes documentos sem erros. A utilização de um serviço dedicado garante que os seus documentos chegam com toda a qualidade, resolvendo de uma vez por todas o problema dos ficheiros que excedem os limites padrão do servidor.
Porque é que os ficheiros PDF excedem os limites de correio eletrónico
Compreender por que razão os PDFs aumentam de tamanho facilita a gestão do tamanho do ficheiro antes de tentar transferi-lo.
- Imagens de alta resolução: As páginas digitalizadas, fotografias e gráficos são frequentemente armazenados com uma resolução de qualidade de impressão. Cada imagem aumenta o tamanho do ficheiro, especialmente quando envia documentos com várias páginas.
- Tipos de letra e gráficos incorporados: Os PDFs incorporam frequentemente tipos de letra para preservar a disposição. Embora isto assegure a consistência, aumenta o peso total do ficheiro.
- Documentos digitalizados: Os scanners guardam frequentemente as páginas como imagens de alta resolução em vez de texto, o que as torna muito mais pesadas do que os documentos criados digitalmente.
- Vários ficheiros: A combinação de várias pastas ou documentos num PDF pode facilmente fazer com que o documento ultrapasse os limites de tamanho de anexo padrão.
Como reduzir o tamanho do ficheiro PDF antes de o enviar
Se o seu anexo PDF não for enviado, a otimização é uma solução possível para reduzir o tamanho do ficheiro, embora muitas vezes isso se faça à custa da qualidade visual.
Utilizar ferramentas de compressão de PDF
A maioria dos editores de PDF inclui ferramentas para comprimir ficheiros através da redução da resolução da imagem. No entanto, é necessário ter cuidado para não tornar ilegível o texto ou os pormenores mais finos.
Remover páginas desnecessárias
A eliminação de páginas em branco, camadas ocultas ou conteúdo duplicado ajuda a reduzir o peso sem afetar o conteúdo principal.
Exportar com definições optimizadas
Ao guardar um PDF, selecione opções como "Tamanho reduzido" ou "Optimizado para a Web". Estas definições tentam manter uma qualidade aceitável para visualização no ecrã, ao mesmo tempo que retiram os dados pesados da impressão.
Limites de anexos de e-mail que precisa de conhecer
Mesmo depois de comprimir os ficheiros, os clientes de e-mail continuam a impor limites rigorosos. Se tem dificuldade em enviar ficheiros grandes através do Outlook, é provável que se tenha deparado com estes limites:
- Gmail: 25 MB
- Outlook / Hotmail: Aproximadamente 20 MB (geralmente menor devido à sobrecarga de codificação)
- Yahoo Mail: 25 MB
Se um PDF exceder esses limites, a mensagem de email provavelmente falhará. Alguns serviços de correio eletrónico tentam gerar automaticamente uma ligação partilhável na nuvem, enquanto outros bloqueiam totalmente a mensagem.
Melhores formas de enviar ficheiros PDF de grandes dimensões
Quando os anexos padrão falham ou quando é necessário enviar um PDF por correio eletrónico sem problemas de limite de tamanho, estes métodos oferecem uma alternativa superior.
Serviços de armazenamento na nuvem
Pode carregar o PDF para um serviço de armazenamento na nuvem, copiar a ligação e colá-la no seu e-mail. Isto evita as limitações de tamanho do anexo, mas requer a gestão manual das permissões de pasta para que o destinatário possa aceder ao ficheiro.
Serviços de transferência de ficheiros
Existem plataformas dedicadas para o ajudar a enviar ficheiros grandes por correio eletrónico sem restrições. Serviços como o Filemail permitem-lhe carregar o ficheiro e enviar uma ligação de transferência segura diretamente para o destinatário. Esta é a melhor forma de enviar ficheiros PDF ao partilhar documentos de alta resolução que não podem ser comprimidos.
Ficheiros ZIP
A compressão de um PDF pode reduzir ligeiramente o seu tamanho. No entanto, raramente é eficaz para PDFs com muitas imagens, que já estão comprimidos internamente. É mais adequado para enviar uma pasta que contenha vários PDFs mais pequenos.
Como enviar ficheiros PDF grandes de forma segura com o Filemail
O Filemail oferece uma forma simples e segura de partilhar ficheiros PDF de grandes dimensões sem se preocupar com o tamanho do anexo do e-mail ou com a compressão da imagem.
Interface de utilizador de arrastar e largar
A interface permite-lhe arrastar e largar ficheiros diretamente no seu navegador Web. Selecione o ficheiro, introduza o endereço de correio eletrónico do destinatário e envie uma ligação em vez de tentar anexar ficheiros.
Não é necessária uma conta
Pode enviar ficheiros de grandes dimensões até 5 GB de forma totalmente gratuita sem criar uma conta. Isto elimina o atrito dos formulários de registo quando só precisa de enviar um documento rapidamente.
Segurança e controlo
Com encriptação de ponta a ponta, proteção por palavra-passe e rastreio de transferências, mantém os ficheiros partilhados seguros. Receberá uma notificação no momento em que o destinatário descarregar o PDF. Isto é muito mais seguro do que os anexos básicos, especialmente depois de compreender porque é que o correio eletrónico não é seguro para dados sensíveis.
Práticas recomendadas para o envio de ficheiros PDF
- Dê prioridade à segurança: Utilize plataformas seguras quando partilhar ficheiros grandes que contenham dados confidenciais. Para uma análise mais aprofundada, leia o nosso guia sobre como enviar documentos por correio eletrónico de forma segura.
- Proteja as suas hiperligações: Os documentos sensíveis devem ser protegidos com palavras-passe e datas de validade.
- Comunicação: Explique claramente no corpo da mensagem de correio eletrónico que está a utilizar uma ligação segura para enviar ficheiros PDF de grandes dimensões, para evitar que o destinatário pense que a mensagem é spam.
Perguntas frequentes
Posso enviar ficheiros PDF de grandes dimensões sem os comprimir?
Sim. Os serviços de transferência de ficheiros permitem-lhe enviar PDFs sem os comprimir, mantendo a qualidade de impressão original.
Porque é que o meu PDF não é enviado por correio eletrónico?
A razão mais comum é exceder os limites de anexos de 20 MB ou 25 MB impostos pelos fornecedores de correio eletrónico.
Posso enviar outros tipos de ficheiros da mesma forma?
Sim. Pode enviar PDFs, documentos do Microsoft Word, imagens de alta resolução e pastas de vídeo utilizando os mesmos métodos de transferência seguros concebidos para ficheiros de grandes dimensões por correio eletrónico.
