Kako varno poslati dokumente po e-pošti

Če se sprašujete, kako varno pošiljati dokumente po e-pošti, poskrbite za zaščito datoteke. Elektronska pošta je primerna za zapiske, ne pa za varno izmenjavo dokumentov. Če morate dokumente varno pošiljati po e-pošti, podrobnosti ne shranjujte v besedilu in uporabite varno povezavo za prenos.

Elektronska pošta je odlična za hitre posodobitve. Dokumenti naj živijo v povezavah in šifriranih datotekah. Ko se poveča tveganje ali velikost, za varen prenos dokumentov preklopite na storitev varnega prenosa datotek.

Hitre zmage: Najprej naredite te

Priponke zamenjajte s povezavami. Delite varno povezavo za prenos z datumom izteka veljavnosti. Na e-poštnih strežnikih ostane manj datotek.

Razdelite skrivnost. Datoteko pošljite zdaj, geslo pa pozneje z besedilom ali klicem. Močno geslo dostavite prek drugega kanala.

Preverite varnost. Vklopite šifriranje e-pošte in potrdite, da so povezave zaščitene z varnostjo transportne plasti (TLS).

Tveganja nezanesljivega pošiljanja dokumentov po e-pošti

Elektronska pošta daje prednost hitrosti in ne tajnosti. Nezaščitene priponke povečujejo možnost kršitve. Običajno elektronsko pošto si predstavljajte kot zapisek na hitrem tekočem traku.

Nešifrirana izpostavljenost. Večina ponudnikov privzeto ne omogoča pravega šifriranja od konca do konca. Prevzete datoteke PDF in preglednice lahko razkrijejo občutljive podatke.

Zlonamerna programska oprema in ribarjenje. Napadalci skrivajo plačilne obremenitve v priponkah in se izdajajo za zaupanja vredne pošiljatelje.

Nepooblaščen dostop. Zaradi tiskarske napake v e-poštnem naslovu ali kompromitiranega računa lahko datoteke pridejo v napačne roke. Posredovanje povečuje tveganje.

Skladnost in zasebnost. Pričakuje se stroga zaščita podatkov. Če ga ne upoštevate, to škodi zaupanju in povzroča kazni.

Najpogostejše napake, ki se jim je treba izogniti

Pošiljanje odprtih priponk. Nikoli ne pošiljajte pomembnih priponk elektronske pošte kot navadnih datotek. Priponke se pogosto posredujejo naprej in lahko več let ležijo v strežnikih. Najprej jih šifrirajte ali zaščitite z geslom.

Šibka ali večkrat uporabljena gesla. Uporabite močno geslo za zaščitene datoteke in za prijavo v e-pošto. Gesla nikoli ne vstavite v isto e-poštno sporočilo.

Preveč prejemnikov. Omejite dostop na predvidenega prejemnika in tiste, ki datoteko resnično potrebujejo. Kadar je to primerno, uporabite BCC.

Izpuščanje preverjanja naslovov. Vsak e-poštni naslov dvakrat preverite. Pri pošiljkah z visokim tveganjem preverite prejemnika zunaj skupine. Skrbno potrdite tudi prejemnikovo elektronsko pošto.

Ignoriranje vgrajenih zaščit. Omogočite šifriranje e-pošte in dvostopenjsko preverjanje pristnosti. Raje uporabljajte odjemalce elektronske pošte in prehode, ki uveljavljajo protokol TLS.

Okvir 3R za varnejše pošiljanje e-pošte

Zmanjšajte količino sporočil, ki jih pošiljate po e-pošti. V predmetu in besedilu ne navajajte podrobnosti.

Priponkezamenjajte s časovno omejenimi povezavami iz varne storitve za prenos datotek. Določite datum izteka veljavnosti in zahtevajte prijavo ali geslo.

Omejite dostop z gesli, preverjanjem e-pošte in dovoljenji.

5 načinov varnega pošiljanja dokumentov prek e-pošte

Ti koraki vam pomagajo ohraniti nadzor pri pošiljanju dokumentov prek e-pošte.

1. Zaščitite svoje priloge z geslom
   Ustvarite šifrirane datoteke ali dodajte geslo, preden jih priložite. Z geslom zaščiten PDF je hiter, dobro pa se obnesejo tudi arhivi ZIP, šifrirani z AES. Izberite močno šifriranje in skrbno upravljajte ključe. Geslo vedno sporočite po drugem kanalu. Nikoli ga ne vključite v datoteko. Po potrebi z močnim geslom zaščitite tudi datoteke PDF.
2. Uporabljajte šifrirane e-poštne storitve
   Za občutljive pogovore uporabljajte storitve s šifriranjem od konca do konca. Sporočila in priponke lahko preberete samo vi in predvideni prejemnik. Če vaša organizacija podpira S/MIME ali PGP, ju povežite z nadzorom pravic.
3. Namesto priponk pošljite varne povezave
   Dokument naložite v varno storitev za prenos datotek in delite varno povezavo za prenos z datumom izteka veljavnosti. Če je poslana napačna povezava, lahko dostop prekličete. Dodajte preverjanje e-pošte ali geslo za prejemnika.
   Storitev, kot je Filemail, zagotavlja varno shranjevanje v oblaku, iztek veljavnosti povezave, izbirna gesla in sledenje v realnem času. Če se datoteka ne nahaja na e-poštnih strežnikih, se zmanjša izpostavljenost.
4. Uporabite šifriranje e-pošte in nadzor pravic
   Če vaša organizacija podpira šifriranje e-pošte, kot sta S/MIME ali PGP, ga uporabljajte z združljivimi odjemalci. Nadzor pravic lahko blokira posredovanje, kopiranje, prenašanje ali tiskanje. Zaupni način v Gmailu in Outlookova funkcija Ne pošiljaj naprej dodajata nadzor dostopa, vendar ne zagotavljata pravega šifriranja od konca do konca.
5. Uporabite namensko storitev varnega prenosa datotek
   Za velike ali zelo občutljive datoteke je priporočljivo uporabiti specializirano orodje. Storitve, kot je Filemail, so uporabniku prijazne, ponujajo varno shranjevanje v oblaku, virusno pregledovanje, iztek povezave, gesla in analitiko.

Uporabite spletno aplikacijo, mobilno aplikacijo ali dodatek za Outlook s funkcijo povleci in spusti. Pošljete lahko varno povezavo za prenos, ne da bi od prejemnikov zahtevali ustvarjanje računov. Tako so vaši podatki varni, izpostavljenost e-poštnim strežnikom pa omejena.
Primerjajte načrte storitve Filemail in izberite pravo varnost in možnosti shranjevanja za svojo ekipo.

Zakaj izbrati Filemail za varen prenos dokumentov

Varen že po zasnovi. Filemail šifrira podatke med prenosom in v mirujočem stanju v varni shrambi v oblaku. Poslovni načrti lahko omogočajo šifriranje od konca do konca za zaščito brez vednosti.

Pošiljanje brez trenj. Brezplačni uporabniki lahko prenesejo do 5 GB. Poslovni in podjetniški nivoji odpravijo omejitve velikosti in podaljšajo hrambo.

Dokaz in nadzor. Nastavite gesla, datume poteka veljavnosti in omejitve prenosa za vsako povezavo. Spremljajte dejavnosti v realnem času.

Ustvarjeno za vaš način dela. Uporabljajte spletno aplikacijo, mobilno aplikacijo ali dodatek za Outlook z metodo povleci in spusti. Deluje skupaj z običajnimi e-poštnimi odjemalci in obstoječimi delovnimi tokovi za skupno rabo dokumentov.

Pomembne varnostne funkcije. Samodejno virusno pregledovanje, izbira regije, revizijski dnevniki in nadzor politik zagotavljajo varnost podatkov. Številne storitve shranjevanja v oblaku dodajajo udobje, Filemail pa na prvo mesto postavlja nadzor.

Preberite več o šifriranih prenosih in si oglejte poglavje Zakaj e-pošta ni varna, če želite poglobiti kontekst.

Pogosta vprašanja

Ali je varno pošiljati dokumente, kot so bančni izpiski ali osebne izkaznice, po e-pošti prek priljubljenih ponudnikov?
Glavni ponudniki šifrirajo povezavo s svojimi strežniki, kar je v pomoč. Večina jih ne zagotavlja šifriranja od konca do konca, zato lahko strežniki še vedno dostopajo do vsebine. Za zaupne dokumente dodajte geslo ali pošljite varno povezavo za prenos.

Katerim vrstam dokumentov se je treba izogibati pošiljanju prek standardne e-pošte?
Izogibajte se datotekam, ki vsebujejo zelo občutljive podatke, kot so finančni zapisi, vladni dokumenti, zdravstveni podatki ali gesla. Če jih morate poslati, uporabite šifriranje ali varno povezavo za prenos.

V čem se uporaba datotečne pošte razlikuje od priponk?
S Filemailom prenesete datoteke v varno shrambo v oblaku in delite zaščiteno povezavo. Uporabite lahko gesla, določite datum poteka veljavnosti in spremljate prenose v realnem času. Datoteka ne potuje prek več e-poštnih strežnikov, kar zmanjšuje izpostavljenost.

Ali imata Outlook ali Google Workspace vgrajene možnosti?
Da. Outlook podpira šifriranje e-pošte in upravljanje pravic. Gmail ponuja zaupni način z iztekom veljavnosti in gesli SMS. Za močnejšo zaščito jih uporabite skupaj z varnimi povezavami.

Oglejte si cene in funkcije ter izberite načrt, ki ustreza vaši ekipi.