Varno deljenje datotek za računovodje in finančne storitve
Zakonske in regulativne obveznosti računovodij pri souporabi datotek
Zagotavljamo varen, šifriran prenos datotek z obdobjem hrambe, ki ga lahko stranka v celoti konfigurira. Vsebine datotek, shranjenih v naših strežnikih, ni mogoče spreminjati po prenosu, saj ne zagotavljamo nobenih orodij ali mehanizmov za spreminjanje datotek. Zagotavljamo tudi nespremenljive revizijske dnevnike.
Filemail podpira varno izmenjavo datotek za računovodje v različnih regionalnih pristojnostih. V spodnji preglednici so opisane obveznosti iz poklicnih kodeksov ravnanja in nacionalnih zakonov, ki se nanašajo na upravljanje podatkov o strankah.
| Regija | Osnovni predpisi / zakonik | Prenos datotek Ključne zahteve | Posebne tehnične zahteve |
|---|---|---|---|
| ZDA | Kodeks etike AICPA (ET §1.700), SOX (javna podjetja), GLBA (finančni podatki), HIPAA (PHI), FINRA (evidence posrednikov-trgovcev) in državni zakoni o zasebnosti (CCPA/CPRA, VCDPA itd.). | Ohranjanje zaupnosti strank. Varujte finančne podatke. Hranite dokumentacijo v skladu z regulativnimi zahtevami. | Šifriranje in nadzor dostopa se štejeta za osnovne "razumne zaščitne ukrepe". FINRA zahteva hrambo elektronskih zapisov v obliki WORM (write-once-read-many). |
| Norveška | EU GDPR, norveški zakon o osebnih podatkih, etični kodeks IFAC (kot ga je sprejel Den norske Revisorforening). | Varujte osebne in finančne podatke. Zagotavljanje zakonitih prenosov. Ohranjanje zaupnosti strank. Nadzor s strani Datatilsynet (norveški organ za varstvo podatkov). | GDPR "ustrezni tehnični in organizacijski ukrepi"; norveške smernice priporočajo šifriranje in revizijsko beleženje. |
| Evropa (EU) | GDPR EU, Etični kodeks IFAC/IESBA (načelo zaupnosti, člen 114). | Zakonita, poštena in varna obdelava podatkov strank. Poklicni računovodje ne smejo razkriti podatkov o strankah, razen če to zahteva zakon. | V kodeksu IFAC ni opredeljena nobena tehnologija. Regulatorji EU kot ključne zaščitne ukrepe navajajo šifriranje, psevdonimizacijo in omejen dostop. |
| ZDRUŽENO KRALJESTVO | Splošna uredba o varstvu podatkov v Združenem kraljestvu, Zakon o varstvu podatkov iz leta 2018, Etični kodeks ICAEW / ACCA (načelo zaupnosti), Etični standard FRC (revizorji). | Zaščitite osebne in poslovne podatke. Ohranite revizijsko celovitost. Ohranjanje zaupnosti. | Smernice ICO izrecno priporočajo šifriranje in močan nadzor dostopa. Varni portali/sistemi za prenos datotek veljajo za najboljšo prakso. |
| Avstralija / NZ | Zakon o zasebnosti iz leta 1988 (Avstralija), APP; Zakon o zasebnosti iz leta 2020 (NZ); etični kodeks APES 110 (na podlagi IFAC). | Ohranjanje zaupnosti. Zaščita pred nepooblaščeno uporabo/razkritjem. Ohranjanje čezmejne zaupnosti. | "Razumni ukrepi", ki jih zahteva APP 11 - vključujejo politike šifriranja, revizije in varnega brisanja. |
| Globalno | Kodeks FAC / IESBA - temeljno načelo zaupnosti (oddelek 114). | Prepoveduje razkritje podatkov o strankah, razen če to zahteva zakon ali je to dovoljeno. Zaščita podatkov pred naključnimi ali namernimi kršitvami. | Ni priporočene tehnologije. Od članov se pričakuje, da sprejmejo varnostne ukrepe, ki zmanjšujejo tveganje. Šifriranje in varna izmenjava datotek sta splošno priznana zaščitna ukrepa. |
Kako Filemail omogoča varno izmenjavo datotek za računovodje
Skupna raba datotek brez znanja
Elektronska pošta je nezanesljiv način komunikacije s strankami. Enako problematično je, če jo uporabljate za pošiljanje velikih datotek, kot so občutljivi dokumenti. Uporabite našo storitev izmenjave datotek brez vednosti, da bodo vse datoteke, ki jih pošiljate in prejemate, varne pred prestrezanjem in drugimi grožnjami. Uporabljamo 256-bitno šifriranje AES, ki omogoča zanesljivo zaščito na celotnem poti prenosa datotek.
Šifriranje od konca do konca (E2E): Z E2EE se postopek šifriranja začne, ko se datoteka nahaja v izvorni napravi. Datoteka ostane šifrirana ves čas življenjskega cikla prenosa datoteke. Prejemnik bo za dešifriranje potreboval skrivni ključ.
Šifriranje v mirovanju: Šifriranje od konca do konca zagotavlja, da je naša storitev v oblaku poskrbela za varnost datotek, ko so te shranjene v naših podatkovnih centrih.
Šifriranje med prenosom: Uporabljamo protokol HTTPS TLS 1.2 za šifriranje vseh prenosov podatkov s katero koli napravo, ki se poveže z našo storitvijo prenosa datotek v oblaku.
Omogočanje sodelovanja s strankami
Intuitiven vmesnik, funkcije povleci in spusti ter neomejena souporaba datotek izboljšajo komunikacijo in interakcijo s strankami. S strankami lahko začnete deliti takoj, ne da bi jim bilo treba namestiti kakršno koli programsko opremo. Obiščite naše spletno mesto in začnite deliti.
Neomejena souporaba
Brez omejitev glede sej za izmenjavo datotek, števila strank, ki jih lahko vključite, in števila datotek, ki jih lahko delijo z vami.
Račun stranke ni potreben
Vašim strankam ni treba registrirati računa ali namestiti programske opreme.
Zahteve za zasebne datoteke
V datotečni pošti strankam pošljite zahtevke za datoteke, v katerih navedite, katere dokumente potrebujete od njih.
Zanesljiva zasebnost in varnost
Naš nabor funkcij zagotavlja, da lahko stranke in partnerji delijo občutljive dokumente na skladen način. Nadzorujete lahko, kje shranjujete datoteke, kako dolgo jih hranite in kdo lahko do njih dostopa.
Shranjevanje datotek: Hranjenje datotek v naši storitvi v oblaku je mogoče konfigurirati. Dokumente strank lahko hranite tako dolgo, kot je potrebno, da boste ravnali v skladu s pravili FINRA/SEC.
Zaščita strani za prenos: Nastavite lahko geslo za vse strani za prenos. Do njih lahko dostopajo samo obiskovalci z geslom.
Zaupen prostor za shranjevanje: Vaš račun vsem uporabnikom namesto skupnega prostora za shranjevanje dodeli zasebni prostor za shranjevanje.
Dvoslojna zaščita: Vse datoteke, ki vstopajo v naš oblak, ocenita dva požarna zidova ter jih pregledata za viruse in zlonamerno programsko opremo.
Preverjanje pristnosti in nadzor dostopa
Ohranite nadzor in pregled s preverjanjem pristnosti dostopa uporabnikov. Vedeli boste, da lahko Filemail uporabljajo le pravi ljudje in do katerih datotek lahko dostopajo.
2FA: Omogočite dvostopenjsko preverjanje pristnosti in tako dodajte dodatno raven varnosti, da preverite, ali lahko do računa dostopajo le pooblaščeni uporabniki.
Računi, ki temeljijo na vlogah: ponujamo tako licence za več skrbnikov kot tudi licence za več uporabnikov v računu, ki olajšajo privilegije in pravice.
SAML/SSO: Integriramo se z glavnimi ponudniki identitet, kot sta Microsoft Entra (Azure AD) in Google Workspace, da centraliziramo privilegije uporabnikov. Tako lahko brez težav zagotovite izboljšane storitve souporabe datotek za pooblaščeno osebje v podjetju.
Preglednost in možnost revizije
Ohranite skladnost z jasno sledjo dejavnosti. Naša orodja za revizijo in preverjanje omogočajo enostavno dokazovanje integritete, sledenje dejanjem in hiter odziv na zahteve strank ali regulatorjev.
Revizijski dnevniki
O vseh pomembnih dejavnostih souporabe datotek se vodijo dnevniki, ki so skladni s standardom WORM, brez možnosti ponarejanja. Bodite obveščeni o nalaganju in prenašanju datotek, datumu in času ter naslovu IP, kar pomaga pri skladnih revizijskih sledovih.
Preverjanje celovitosti datotek
Pred prenosom datoteke ustvarimo njeno kontrolno vsoto MD5. Ko prispe v naš oblak, jo nato primerjamo z drugo kontrolno vsoto. S tem zagotovimo celovitost datoteke.
Posodobitve v realnem času
Takoj ste obveščeni o vseh večjih dejavnostih souporabe datotek, da ste na tekočem s stanjem datotek v skupni rabi.
Vedno posodobljena varnost
Če želite omogočiti varno izmenjavo datotek za računovodje, morate biti vedno na tekočem z najnovejšimi nevarnostmi. Varnostne grožnje se nenehno razvijajo, zato se razvija tudi naša varnostna drža. Od vsakodnevnih posodobitev virusov do zunanjih penetracijskih testov si nenehno prizadevamo za varnost vaših podatkov.
Dnevne posodobitve virusov: Vsakih 24 ur posodabljamo definicije virusov, da smo zaščiteni pred vsemi najnovejšimi grožnjami.
Občasni testi penetracije: Za redno ocenjevanje in posodabljanje našega varnostnega položaja uporabljamo zunanje strokovnjake za kibernetsko varnost.
Obveščanje o kršitvah: Vzpostavili smo protokole najboljše prakse, s katerimi vas nemudoma obvestimo o vseh kršitvah varnosti podatkov. Obvestili vas bomo v 72 urah, da boste lahko nemudoma ukrepali.
Skladno shranjevanje v oblaku
Vaše podatke varujemo tako na ravni strojne kot programske opreme, saj združujemo skladiščenje in ravnanje z datotekami v skladu z regijami ter stroga fizična varovala v naših podatkovnih centrih.
Shranjevanje podatkov v skladu z regijami
Naša globalna infrastruktura v oblaku nam omogoča, da vaše datoteke shranimo v vaši regiji. Upoštevajte regionalne in/ali nacionalne zahteve glede lokacije shranjevanja podatkov.
Krajevna varnost
Naši podatkovni centri so opremljeni z različnimi varnostnimi ukrepi, vključno z varnostniki, stalnim nadzorom in nadzorovanimi točkami dostopa.
Strokovna izmenjava datotek
Portal odjemalca poddomene po meri
Vsi računi dobijo poddomeno po meri, ki jo lahko poljubno poimenujejo. Poddomena je vaš varni portal za stranke, na katerem prejemate datoteke strank.
Znamčenje po meri
Vse zunanje strani lahko prilagodite s svojim logotipom, slikami v ozadju in barvami, da bodo v skladu z vašo blagovno znamko.
Bistvene funkcije za skupno rabo datotek
Zagotavljamo vse, kar potrebujete za zanesljiv in učinkovit prenos datotek. Oblikovano za vsakodnevne zahteve računovodij. Varno in brez trenj sprejemajte občutljive davčne dokumente, pošiljajte računovodske izkaze, revizijska poročila, datoteke o plačah in regulativne prijave.
Izbor naših strank na področju finančnih storitev
For Just / Month / User
Začnite brezplačno poskusno različico
Ustvarite svoj račun ali se prijavite