Varno deljenje datotek za odvetniške pisarne, pravnike in odvetnike
Pravne in regulativne obveznosti odvetniških pisarn pri izmenjavi datotek
V spodnji tabeli je opisano, kako Filemail podpira varno izmenjavo datotek za odvetniške pisarne v glavnih pravnih sistemih. Pomagamo tudi pri usklajevanju z obveznostmi poklicnega ravnanja, kot so vzorčno pravilo ABA 1.6 o zaupnosti strank v ZDA, norveški kodeks ravnanja (oddelek 2.3) in zakon o odvetnikih ter načelo 6 SRA v Združenem kraljestvu.
| Regija | Osnovni predpisi | Prenos datotek Ključne zahteve | Posebne tehnične zahteve |
|---|---|---|---|
| ZDA | Vzorčna pravila ABA, državni zakoni o zasebnosti (CCPA/CPRA, VCDPA, CPA itd.), HIPAA (zdravstvo), GLBA (finance). | Zaščitite podatke o strankah. Preprečite nepooblaščeno razkritje. Upoštevati mora zakone in pooblastila o zasebnosti, specifične za posamezno panogo, če je to primerno.
| Abstraktna načela, kot so "razumni zaščitni ukrepi". Šifriranje velja za najboljšo prakso. |
| Norveška | EU GDPR, norveški zakon o osebnih podatkih. | Enako kot GDPR EU. Odvetniške pisarne morajo varovati osebne podatke in zagotoviti varen prenos. Ureja Datatilsynet (norveški organ za varstvo podatkov). | "ustrezni ukrepi" na ravni GDPR. Šifriranje je zelo priporočljivo. Upošteva in upošteva smernice EU.
|
| Evropa (EU) | SPLOŠNA UREDBA EU O VARSTVU PODATKOV.
| Zakonita, poštena in varna obdelava osebnih podatkov. Zaupnost, celovitost in odgovornost. | V besedilu ni navedenih posebnih tehnoloških zahtev. Odbor EU za varstvo podatkov navaja šifriranje in psevdonimizacijo kot ključna zaščitna ukrepa. |
| ZDRUŽENO KRALJESTVO | GDPR, Zakon o varstvu podatkov iz leta 2018, standardi in predpisi SRA. | Zaščita osebnih podatkov, ohranjanje zaupnosti, varni prenosi, varovanje poklicne skrivnosti.
| "Potrebni so ustrezni tehnični in organizacijski ukrepi". Smernice ICO izrecno priporočajo šifriranje.
|
Kako Filemail omogoča varno izmenjavo datotek za odvetniške pisarne
Varen dostop do strank in partnerjev
Naša intuitivna in enostavna za uporabo platforma omogoča varno izmenjavo datotek za odvetniške pisarne, odvetnike in stranke. Ni zapletene namestitve, usposabljanja ali konfiguracije. Z brskalnikom se samo pomaknite na naše spletno mesto in začnite z deljenjem.
V nekaj sekundah lahko začnete delati: Stranke lahko pošiljajo pravne dokumente, dokazila ali pogodbe brez ustvarjanja računa ali nameščanja programske opreme.
Enostavno kot e-pošta: Pošiljanje velikih datotek je enako preprosto kot pošiljanje e-pošte, vendar z varnostjo in skladnostjo, ki je e-pošta ne more ponuditi.
Prilagodljivost povleci in spusti: Tudi stranke, ki niso tehnično podkovane, lahko z vami varno delijo dokumente.
Varno prejemanje podatkov o strankah
Strankam omogočamo več načinov za varno pošiljanje dokumentov. Vsak način varuje zasebnost in se ujema z vašimi prednostnimi delovnimi praksami.
Portali za stranke pod domeno: Pošljite stranke na portal z lastno blagovno znamko, kjer lahko prejmejo dokazila, pogodbe in druge podatke o strankah.
Varen obrazec za pošiljanje datotek na vašem spletnem mestu: Vgradite obrazec za varno nalaganje datotek in omogočite izmenjavo občutljivih dokumentov prek spletnega mesta vašega podjetja.
Zasebne zahteve za datoteke: Pošljite varno zahtevo za datoteke z dodatnimi navodili za zbiranje časovno občutljivih dokumentov ali dokumentov velike vrednosti.
Zagotavljanje zasebnosti za občutljive dokumente
Za zaščito vseh podatkov med prenosom datotek uporabljamo 256-bitno šifriranje AES. Vse datoteke v skupni rabi ostanejo zaupne od pošiljatelja do prejemnika, saj pri uporabi šifriranja od konca do konca uporabljamo storitev izmenjave datotek brez vednosti.
Šifriranje od začetka do konca
Datoteke so šifrirane, preden so naložene iz pošiljateljeve naprave. Ko so prenesene v prejemnikovo napravo, ostanejo šifrirane.
Šifriranje v mirovanju
Datoteke, shranjene na naših strežnikih, ostanejo šifrirane, dokler do njih ne dostopajo pooblaščene osebe.
Šifriranje med prenosom
Za zaščito in varovanje podatkov med prenosom med napravami uporabljamo protokol HTTPS TLS 1.2.
Nadzor in upravljanje dostopa
Naša platforma za izmenjavo datotek zagotavlja številne ukrepe, ki omogočajo nadzorovan dostop in s tem omejujejo škodljivo izpostavljenost občutljivih informacij. Naša rešitev za varno izmenjavo datotek vključuje:
dvofaktorsko preverjanje pristnosti (2FA): Dodajte drugi korak preverjanja, ko se katerikoli uporabnik v računu prijavi.
Zaščita z geslom: Uporabite geslo za zaščito strani za prenos pred nepooblaščenimi poskusi dostopa.
Datum izteka veljavnosti: Samodejno odstranite datoteke po določenem obdobju, kar je v skladu s politikami hrambe.
Upravljanje dokumentov: Če se okoliščine spremenijo, takoj onemogočite povezavo v skupni rabi.
SAML/SSO: Samodejna prijava je podprta, če vaša organizacija uporablja glavne ponudnike identitet, kot sta Microsoft Entra (Azure AD) in Google Workspace.
Jasna revizijska sled
Podrobni dnevniki prenosov, prenosov, naslovov IP in časovnih žigov zagotavljajo pregleden pregled dejavnosti pravne pisarne za izmenjavo datotek.
Kontrolne vsote MD5
S preverjanjem kontrolne vsote poskrbimo, da so prenesene datoteke enake izvirni izvorni datoteki.
Posodobitve v realnem času
Bodite obveščeni prek e-pošte in po želji tudi SMS, ko se zgodi kakšna pomembna dejavnost, na primer prejete datoteke.
Shranjevanje za posamezno regijo
Datoteke shranjujte v svoji regiji, da izpolnite zahteve glede rezidenčnosti podatkov.
Obdelava katere koli datoteke v kateri koli napravi
Pravno osebje obdeluje veliko količino slik visoke ločljivosti, večpredstavnostnih posnetkov in obsežnih skeniranih dokumentov. Odvetniškim pisarnam omogočamo varno izmenjavo datotek, tako da lahko varno pošiljajo dokumente in jih obdelujejo brez omejitev.
Vsaka velikost: V našem pravnem načrtu nimamo omejitev glede velikosti:delite velike datoteke vseh velikosti.
Katera koli vrsta: Sprejemamo vse oblike datotek, vključno z videom, zvokom in slikami visoke ločljivosti.
Nadaljujte prenose: Nadaljujte prekinjene prenose, ne da bi jih začeli znova.
Paketni prenosi: Pošljite ali prejmite več datotek ali map v enem dejanju.
Posamezno posredovanje: Določene datoteke iz večjega svežnja lahko delite samo z ustreznimi strankami.
Medplatformno: Dostop prek spleta, namizja ali mobilnih aplikacij.
Hitro prenašanje: Naše globalno omrežje omogoča visoke hitrosti in kratke čase dostave.
Profesionalna in blagovna znamka za deljenje pravnih datotek
Vsaka interakcija s strankami in partnerji odraža vaše podjetje. V celotnem postopku izmenjave datotek predstavite varno in profesionalno podobo.
Prilagajanje in blagovna znamka
Prilagodite videz in občutek poddomene po meri, da bo resnično reprezentativna in skladna z vizualno identiteto vašega podjetja.
Prilagojena komunikacija
Elektronska sporočila, ki jih pošiljamo v vašem imenu, lahko prilagodite po meri. Spremenite lahko celo jezik, ki se uporablja v e-poštnih sporočilih.
Izbor naših strank na pravnem področju
For Just / Month / User
Začnite brezplačno poskusno različico
Ustvarite svoj račun ali se prijavite
POGOSTA VPRAŠANJA
V ZDA lahko pomagamo pri prenosu datotek v skladu s predpisi z:
- z zakoni, specifičnimi za posamezne sektorje, kot je HIPAA.
- državnimi zakoni o zasebnosti, vključno z:
- kalifornijskim zakonom CCPA / CPRA (California Consumer Privacy Act / Privacy Rights Act).
- Virginije VCDPA (Virginia Consumer Data Protection Act)
- Kolorado CPA (koloradski zakon o zasebnosti)
- Utah UCPA
- Connecticut CTDPA
- Zahteve, kot jih določajo:
- Pravila državnih odvetniških zbornic
- Vzorčna pravila poklicnega ravnanja ABA
Na Norveškem upoštevamo:
- EU GDPR
- Norveški zakon o osebnih podatkih
V Evropi (splošno):
- EU GDPR
V Združenem kraljestvu lahko pomagamo pri prenosu datotek v skladu z:
- GDPR in zakonom o varstvu podatkov iz leta 2018
- standardi in predpisi SRA
Da, vsekakor je. Če želite upoštevati številne zgoraj navedene predpise, morate uporabljati varno programsko opremo za izmenjavo datotek in tako zmanjšati izpostavljenost tveganju. Elektronska pošta zaradi številnih razlogov ni varen način komunikacije:
- Elektronska sporočila niso šifrirana. Zlonamerni akterji jih lahko prestrežejo in ukradejo osebne in občutljive podatke.
- Obseg napadov z lažnimi sporočili se nenehno povečuje. Elektronska sporočila so lahko videti, kot da prihajajo iz zaupanja vrednih virov, in prejemnika zavedejo v lažen občutek varnosti. Te vrste e-poštnih sporočil pogosto vsebujejo priponke z zlonamerno programsko opremo, ki se izdajajo za legitimne dokumente, ali pa povezave do kompromitiranih spletnih mest.
- Elektronska sporočila imajo običajno omejitev velikosti priponke okoli 25 MB, odvisno od ponudnika e-pošte. To je za dokazno gradivo, ki je pogosto lahko veliko več GB, skrajno neprimerno.
Ne, to ni vprašanje. Naš pravni načrt nima omejitev glede števila datotek v skupni rabi, velikosti datotek in neomejenih sej prenosa.