Wie man Dokumente sicher per E-Mail versendet
Wenn Sie sich fragen, wie Sie Dokumente sicher per E-Mail versenden können, stellen Sie die Datei hinter einen Schutz. E-Mail eignet sich für Notizen, nicht für den sicheren Austausch von Dokumenten. Wenn Sie Dokumente sicher per E-Mail versenden müssen, lassen Sie die Details aus dem Text heraus und verwenden Sie einen sicheren Download-Link.
E-Mails eignen sich hervorragend für schnelle Aktualisierungen. Dokumente sollten in Links und verschlüsselten Dateien vorliegen. Wenn das Risiko oder der Umfang zunimmt, sollten Sie für die sichere Übertragung von Dokumenten zu einem sicheren Dateiübertragungsdienst wechseln.
Schnelles Gewinnen: Tun Sie dies zuerst
Ersetzen Sie Anhänge durch Links. Geben Sie einen sicheren Download-Link mit einem Verfallsdatum an. So verbleiben weniger Dateien auf E-Mail-Servern.
Teilen Sie das Geheimnis auf. Senden Sie die Datei jetzt und das Passwort später per SMS oder Anruf. Übermitteln Sie das sichere Passwort über einen anderen Kanal.
Prüfen Sie die Sicherheit. Aktivieren Sie die E-Mail-Verschlüsselung und stellen Sie sicher, dass die Verbindungen durch Transport Layer Security (TLS) geschützt sind.
Risiken des unsicheren E-Mail-Versands von Dokumenten
Bei E-Mails steht die Geschwindigkeit im Vordergrund, nicht die Geheimhaltung. Ungeschützte Anhänge erhöhen das Risiko eines Verstoßes. Stellen Sie sich eine normale E-Mail wie eine Notiz auf einem schnellen Fließband vor.
Unverschlüsselte Offenlegung. Die meisten Anbieter aktivieren standardmäßig keine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Abgefangene PDF-Dateien und Tabellenkalkulationen können sensible Daten preisgeben.
Malware und Phishing. Angreifer verstecken Nutzdaten in Anhängen und geben sich als vertrauenswürdige Absender aus.
Unbefugter Zugriff. Ein Tippfehler in einer E-Mail-Adresse oder ein kompromittiertes Konto kann dazu führen, dass Dateien in die falschen Hände geraten. Die Weiterleitung vervielfacht das Risiko.
Compliance und Datenschutz. Ein strenger Datenschutz wird erwartet. Wird er ignoriert, schadet das dem Vertrauen und zieht Strafen nach sich.
Häufig zu vermeidende Fehler
Versenden von offenen Anhängen. Senden Sie wichtige E-Mail-Anhänge niemals als einfache Dateien. Anhänge werden oft weitergeleitet und können jahrelang auf Servern liegen. Verschlüsseln Sie sie zuerst oder schützen Sie sie mit einem Passwort.
Schwache oder wiederverwendete Passwörter. Verwenden Sie ein sicheres Passwort für geschützte Dateien und für Ihre E-Mail-Anmeldung. Geben Sie das Passwort nie in derselben E-Mail ein.
Zu viele Empfänger. Beschränken Sie den Zugriff auf den vorgesehenen Empfänger und diejenigen, die die Datei wirklich benötigen. Verwenden Sie BCC, wenn es angebracht ist.
Überspringen von Adressprüfungen. Überprüfen Sie jede E-Mail-Adresse doppelt. Überprüfen Sie bei risikoreichen Sendungen den Empfänger außerhalb der Bandbreite. Bestätigen Sie auch die E-Mail-Adresse des Empfängers sorgfältig.
Ignorieren eingebauter Schutzmechanismen. Aktivieren Sie E-Mail-Verschlüsselung und Zwei-Faktoren-Authentifizierung. Bevorzugen Sie E-Mail-Clients und Gateways, die TLS erzwingen.
Der 3R-Rahmen für sicheres E-Mailing
Reduzieren Sie, was Sie per E-Mail versenden. Halten Sie Details aus der Betreffzeile und dem Text heraus.
Ersetzen Sie Anhänge durch zeitlich begrenzte Links von einem sicheren Dateiübertragungsdienst. Legen Sie ein Verfallsdatum fest und verlangen Sie eine Anmeldung oder einen Passcode.
Schränken Sie den Zugriff mit Passwörtern, E-Mail-Verifizierung und Berechtigungenein.
5 Methoden zum sicheren Versenden von Dokumenten per E-Mail
Diese Schritte helfen Ihnen, beim Versenden von Dokumenten per E-Mail die Kontrolle zu behalten.
- Schützen Sie Ihre Anhänge mit einem Passwort
Erstellen Sie verschlüsselte Dateien oder fügen Sie ein Passwort hinzu, bevor Sie Anhänge versenden. Eine passwortgeschützte PDF-Datei ist schnell erstellt, und AES-verschlüsselte ZIP-Archive eignen sich gut. Wählen Sie eine starke Verschlüsselung und verwalten Sie die Schlüssel sorgfältig. Geben Sie das Kennwort immer über einen anderen Kanal weiter. Fügen Sie es niemals der Datei bei. Schützen Sie PDF-Dateien bei Bedarf auch mit einem starken Passwort. - Verwenden Sie verschlüsselte E-Mail-Dienste
Verwenden Sie für vertrauliche Konversationen Dienste mit End-to-End-Verschlüsselung. Nur Sie und der gewünschte Empfänger können Nachrichten und Anhänge lesen. Wenn Ihr Unternehmen S/MIME oder PGP unterstützt, koppeln Sie diese mit einer Rechtekontrolle. - Senden Sie sichere Links anstelle von Anhängen
Laden Sie das Dokument auf einen sicheren Dateiübertragungsdienst hoch und geben Sie einen sicheren Download-Link mit einem Ablaufdatum weiter. Sie können den Zugriff widerrufen, wenn ein falscher Link gesendet wird. Fügen Sie eine E-Mail-Verifizierung oder einen Passcode für den Empfänger hinzu.
Ein Dienst wie Filemail bietet einen sicheren Cloud-Speicher, die Möglichkeit, den Link ablaufen zu lassen, optionale Passwörter und eine Nachverfolgung in Echtzeit. Wenn Sie die Datei nicht auf E-Mail-Servern speichern, verringert sich das Risiko. - Verwenden Sie E-Mail-Verschlüsselung und Rechtekontrollen
Wenn Ihr Unternehmen E-Mail-Verschlüsselung wie S/MIME oder PGP unterstützt, verwenden Sie diese mit kompatiblen Clients. Rechtekontrollen können das Weiterleiten, Kopieren, Herunterladen oder Drucken blockieren. Der vertrauliche Modus von Google Mail und die Funktion "Nicht weiterleiten" von Outlook bieten zusätzliche Zugriffskontrollen, aber keine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. - Verwenden Sie einen dedizierten sicheren Dateiübertragungsdienst
Für große oder hochsensible Dateien wird ein spezielles Tool empfohlen. Dienste wie Filemail sind benutzerfreundlich und bieten sicheren Cloud-Speicher, Virenscanning, Link-Ablauf, Passwörter und Analysen.
Verwenden Sie die Web-App, die mobile App oder das Outlook-Add-in mit Drag-and-Drop. Sie können einen sicheren Download-Link senden, ohne dass die Empfänger ein Konto erstellen müssen. So bleiben Ihre Daten sicher und die Belastung von E-Mail-Servern wird begrenzt.
Vergleichen Sie Filemail-Tarife, um die richtigen Sicherheits- und Speicheroptionen für Ihr Team zu finden.
Warum Filemail für die sichere Übertragung von Dokumenten wählen?
Sicher durch Design. Filemail verschlüsselt die Daten während der Übertragung und im Ruhezustand auf einem sicheren Cloud-Speicher. Business-Pläne können eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Zero-Knowledge-Schutz aktivieren.
Reibungsloses Senden. Kostenlose Nutzer können bis zu 5 GB übertragen. Die Business- und Enterprise-Tarife heben die Größenbeschränkung auf und verlängern die Speicherdauer.
Nachweis und Kontrolle. Legen Sie Passwörter, Verfallsdaten und Download-Limits für jeden Link fest. Verfolgen Sie Aktivitäten in Echtzeit.
Entwickelt für Ihre Arbeitsweise. Verwenden Sie die Web-App, die mobile App oder das Outlook-Add-in mit Drag-and-Drop. Es funktioniert mit gängigen E-Mail-Clients und bestehenden Workflows zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten.
Sicherheitsfunktionen, die wichtig sind. Automatisches Virenscanning, Regionsauswahl, Prüfprotokolle und Richtlinienkontrollen sorgen für sichere Daten. Viele Cloud-Speicherdienste bieten zusätzlichen Komfort, aber bei Filemail steht die Kontrolle an erster Stelle.
Erfahren Sie mehr über verschlüsselte Übertragungen und lesen Sie "Warum E-Mail nicht sicher ist" für einen tieferen Einblick.
FAQs
Ist es sicher, Dokumente wie Kontoauszüge oder Ausweise über gängige Anbieter zu versenden?
Die großen Anbieter verschlüsseln die Verbindung zu ihren Servern, was hilfreich ist. Die meisten bieten keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung an, so dass Server immer noch auf Inhalte zugreifen können. Fügen Sie bei vertraulichen Dokumenten ein Kennwort hinzu oder senden Sie einen sicheren Download-Link.
Welche Arten von Dokumenten sollte ich nicht per Standard-E-Mail versenden?
Vermeiden Sie Dateien mit hochsensiblen Informationen wie Finanzunterlagen, Behördenausweise, medizinische Daten oder Passwörter. Wenn Sie sie versenden müssen, verwenden Sie eine Verschlüsselung oder einen sicheren Übertragungslink.
Was ist der Unterschied zwischen Filemail und Anhängen?
Mit Filemail laden Sie Daten in einen sicheren Cloud-Speicher hoch und teilen einen geschützten Link. Sie können Passwörter vergeben, ein Verfallsdatum festlegen und Downloads in Echtzeit verfolgen. Die Datei durchläuft nicht mehrere E-Mail-Server, was die Gefährdung verringert.
Verfügen Outlook oder Google Workspace über integrierte Optionen?
Ja. Outlook unterstützt E-Mail-Verschlüsselung und Rechteverwaltung. Google Mail bietet einen vertraulichen Modus mit Ablaufdatum und SMS-Passcodes. Verwenden Sie diese zusammen mit sicheren Links, um den Schutz zu erhöhen.
Informieren Sie sich über Preise und Funktionen, um den für Ihr Team passenden Plan auszuwählen.
