Sichere Dateifreigabe für Buchhalter und Finanzdienstleistungen
Rechtliche und regulatorische Verpflichtungen für Buchhalter beim Austausch von Dateien
Wir bieten eine sichere, verschlüsselte Dateiübertragung mit einer vom Kunden vollständig konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist. Der Inhalt von Dateien, die auf unseren Servern gespeichert sind, kann nach dem Hochladen nicht mehr verändert werden, da wir keine Tools oder Mechanismen für die Veränderung von Dateien bereitstellen. Wir bieten auch unveränderbare Audit-Protokolle.
Filemail unterstützt den sicheren Dateiaustausch für Buchhalter über regionale Gerichtsbarkeiten hinweg. Die nachstehende Tabelle gibt einen Überblick über die Verpflichtungen, die sich aus den beruflichen Verhaltensregeln und den nationalen Gesetzen in Bezug auf die Verwaltung von Kundendaten ergeben.
Wie Filemail den sicheren Dateiaustausch für Buchhalter ermöglicht
Gemeinsame Nutzung von Dateien mit Null-Wissen
E-Mail ist eine unsichere Methode der Kundenkommunikation. Ebenso problematisch ist es, wenn Sie damit große Dateien, z. B. sensible Dokumente, versenden. Nutzen Sie unseren Zero-Knowledge File Sharing Service, um alle von Ihnen gesendeten und empfangenen Dateien vor Abhören und anderen Bedrohungen zu schützen. Wir verwenden eine AES-256-Bit-Verschlüsselung, um einen zuverlässigen Schutz während des gesamten Dateitransfers zu gewährleisten.
Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E): Mit E2EE beginnt der Verschlüsselungsprozess, während sich die Datei auf dem Quellgerät befindet. Die Datei bleibt während des gesamten Lebenszyklus der Dateiübertragung verschlüsselt. Der Empfänger benötigt den geheimen Schlüssel, um sie zu entschlüsseln.
Verschlüsselung im Ruhezustand: Die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung stellt sicher, dass unser Cloud-Service die Dateien sicher aufbewahrt, während sie in unseren Rechenzentren gespeichert sind.
Verschlüsselung bei der Übermittlung: Wir verwenden HTTPS TLS 1.2, um die gesamte Datenübertragung mit jedem Gerät zu verschlüsseln, das sich mit unserem Cloud-basierten Dateiübertragungsdienst verbindet.
Erleichtern Sie das Engagement Ihrer Kunden
Eine intuitive Benutzeroberfläche, Drag-and-Drop-Funktionen und unbegrenzte Dateifreigabe verbessern die Kommunikation und Interaktion mit Ihren Kunden. Sie können sofort mit dem Austausch beginnen, ohne dass sie eine Software installieren müssen. Besuchen Sie einfach unsere Website, und beginnen Sie mit dem Austausch.
Unbegrenzte Freigabe
Es gibt keine Beschränkungen für File-Sharing-Sitzungen, die Anzahl der Clients, die Sie an Bord bringen können, oder die Anzahl der Dateien, die sie mit Ihnen teilen.
Kein Kundenkonto erforderlich
Ihre Kunden müssen weder ein Konto einrichten noch eine Software installieren.
Private Dateianfragen
Senden Sie Dateianfragen an Kunden aus Filemail heraus und geben Sie an, welche Dokumente Sie von ihnen benötigen.
Zuverlässiger Datenschutz und Sicherheit
Unsere zahlreichen Funktionen stellen sicher, dass Kunden und Partner vertrauliche Dokumente auf gesetzeskonforme Weise gemeinsam nutzen können. Sie können kontrollieren, wo Sie Dateien speichern, wie lange Sie sie aufbewahren und wer auf sie zugreifen kann.
Datei-Aufbewahrung: Die Dateiaufbewahrung in unserem cloudbasierten Dienst ist konfigurierbar. Speichern Sie Kundendokumente so lange wie nötig, um die FINRA/SEC-Vorschriften einzuhalten.
Schützen Sie Download-Seiten: Sie können ein Passwort für alle Download-Seiten festlegen. Nur Besucher mit diesem Passwort können auf die Seiten zugreifen.
Vertraulicher Speicherplatz: Ihr Konto weist allen Benutzern privaten Speicherplatz zu, anstatt gemeinsamen Speicherplatz zu nutzen.
Zweistufiger Schutz: Alle Dateien, die in unsere Cloud gelangen, werden von zwei Firewalls geprüft und auf Viren und Malware gescannt.
Authentifizierung und Zugangskontrollen
Behalten Sie die Kontrolle und den Überblick, indem Sie den Benutzerzugang authentifizieren. So wissen Sie, dass nur die richtigen Personen Filemail nutzen können und auf welche Dateien sie zugreifen können.
2FA: Aktivieren Sie die 2-Faktor-Authentifizierung, um eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzuzufügen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf das Konto zugreifen können.
Rollenbasierte Konten: Wir bieten sowohl mehrere Administratorlizenzen als auch mehrere Benutzerlizenzen in einem Konto an, um Privilegien und Rechte zu erleichtern.
SAML/SSO: Wir integrieren uns mit den wichtigsten Identitätsanbietern wie Microsoft Entra (Azure AD) und Google Workspace, um Benutzerrechte zu zentralisieren. Sie können nahtlos erweiterte File-Sharing-Dienste für autorisierte Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen bereitstellen.
Transparent und überprüfbar
Bleiben Sie konform mit einer klaren Spur der Aktivitäten. Mit unseren Audit- und Verifizierungstools können Sie problemlos Integrität nachweisen, Aktionen nachverfolgen und schnell auf Anfragen von Kunden oder Regulierungsbehörden reagieren.
Audit-Protokolle
Es werden manipulationssichere, WORM-konforme Protokolle über alle nennenswerten File-Sharing-Aktivitäten geführt. Bleiben Sie über Uploads und Downloads, Datum und Uhrzeit sowie IP-Adresse informiert, um die Einhaltung von Prüfpfaden zu unterstützen.
Überprüfung der Dateiintegrität
Wir erstellen eine MD5-Prüfsumme von der Datei, bevor sie übertragen wird. Wir vergleichen sie dann mit einer anderen Prüfsumme, wenn sie in unserer Cloud ankommt. So können wir die Integrität der Datei sicherstellen.
Aktualisierungen in Echtzeit
Sie werden sofort über alle wichtigen File-Sharing-Aktivitäten benachrichtigt, um Sie über den Status der freigegebenen Dateien auf dem Laufenden zu halten.
Sicherheit immer auf dem neuesten Stand
Um eine sichere Dateifreigabe für Buchhalter zu ermöglichen, müssen Sie über die neuesten Gefahren auf dem Laufenden bleiben. Sicherheitsbedrohungen entwickeln sich ständig weiter, weshalb sich auch unsere Sicherheitsvorkehrungen weiterentwickeln. Von täglichen Viren-Updates bis hin zu externen Penetrationstests arbeiten wir kontinuierlich daran, Ihre Daten zu schützen.
Tägliche Viren-Updates: Wir aktualisieren unsere Virendefinitionen alle 24 Stunden, um sicherzustellen, dass wir vor allen aktuellen Bedrohungen geschützt sind.
Regelmäßige Penetrationstests: Wir beauftragen externe Cybersicherheitsexperten mit der regelmäßigen Bewertung und Aktualisierung unserer Sicherheitsvorkehrungen.
Benachrichtigung bei Sicherheitsverletzungen: Wir haben Best-Practice-Protokolle eingerichtet, um Sie umgehend über Datenverletzungen zu informieren. Wir werden Sie innerhalb von 72 Stunden benachrichtigen, damit Sie unverzüglich handeln können.
Konforme Cloud-Speicherung
Wir schützen Ihre Daten sowohl auf der Hardware- als auch auf der Software-Ebene, indem wir regionalspezifische Dateispeicherung und -verarbeitung mit strengen physischen Sicherheitsvorkehrungen in unseren Rechenzentren kombinieren.
Regionale konforme Datenspeicherung
Unsere globale Cloud-Infrastruktur ermöglicht es uns, Ihre Dateien in Ihrer Region zu speichern. Erfüllen Sie regionale und/oder nationale Vorschriften in Bezug auf den Speicherort Ihrer Daten.
Vor-Ort-Sicherheit
Unsere Rechenzentren sind mit einer Vielzahl von Sicherheitsmaßnahmen ausgestattet, darunter Sicherheitspersonal, ständige Überwachung und kontrollierte Zugänge.
Professionelle Dateifreigabe
Benutzerdefiniertes Sub-Domain Kundenportal
Alle Konten erhalten eine benutzerdefinierte Subdomain, die Sie nach Belieben benennen können. Die Subdomain ist Ihr sicheres Kundenportal für den Empfang von Kundendateien.
Kundenspezifisches Branding
Alle externen Seiten können mit Ihrem Logo, Hintergrundbildern und Farben angepasst werden, um sie mit Ihrer Marke in Einklang zu bringen.
Wesentliche Funktionen für die gemeinsame Nutzung von Dateien
Wir bieten alles, was Sie für eine zuverlässige, effiziente Dateiübertragung benötigen. Entwickelt für die täglichen Anforderungen von Buchhaltern. Empfangen Sie vertrauliche Steuerdokumente, versenden Sie Finanzberichte, Prüfberichte, Lohn- und Gehaltsabrechnungsdateien und behördliche Unterlagen sicher und ohne Reibungsverluste.
Eine Auswahl unserer Kunden aus dem Bereich Finanzdienstleistungen
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