Come inviare documenti in modo sicuro via email

Se vi state chiedendo come inviare documenti via e-mail in modo sicuro, mettete il file dietro una protezione. L'e-mail funziona per gli appunti, non per la condivisione sicura dei documenti. Se dovete inviare documenti in modo sicuro via e-mail, tenete i dettagli fuori dal corpo e utilizzate un link sicuro per il download.

L'e-mail è ottima per gli aggiornamenti rapidi. I documenti dovrebbero essere contenuti in link e file criptati. Quando il rischio o le dimensioni aumentano, passate a un servizio di trasferimento sicuro di file per trasferire i documenti in modo sicuro.

Vittorie rapide: Prima di tutto, fate queste cose

Sostituite gli allegati con i link. Condividete un link di download sicuro con una data di scadenza. Meno file vengono lasciati sui server di posta elettronica.

Dividete il segreto. Inviate il file ora e la password in un secondo momento tramite un messaggio o una telefonata. Trasmettete la password forte attraverso un canale diverso.

Controllare la sicurezza. Attivate la crittografia delle e-mail e confermate che le connessioni sono protette da Transport Layer Security (TLS).

Rischi dell'invio di documenti via e-mail non sicuri

La posta elettronica privilegia la velocità, non la segretezza. Gli allegati non protetti aumentano le possibilità di violazione. Pensate a una normale e-mail come a una nota su un nastro trasportatore veloce.

Esposizione non criptata. La maggior parte dei provider non abilita di default una vera crittografia end-to-end. I file PDF e i fogli di calcolo intercettati possono esporre dati sensibili.

Malware e phishing. Gli aggressori nascondono i payload negli allegati e si spacciano per mittenti affidabili.

Accesso non autorizzato. Un errore di battitura in un indirizzo e-mail o un account compromesso possono far finire i file nelle mani sbagliate. L'inoltro moltiplica il rischio.

Conformità e privacy. Ci si aspetta una forte protezione dei dati. Ignorarla nuoce alla fiducia e invita a incorrere in sanzioni.

Errori comuni da evitare

Invio di allegati aperti. Non inviate mai allegati di e-mail importanti come file semplici. Gli allegati vengono spesso inoltrati e possono rimanere sui server per anni. Crittografate o proteggete prima con una password.

Password deboli o riutilizzate. Utilizzate una password forte per i file protetti e per l'accesso all'e-mail. Non inserite mai la password nella stessa e-mail.

Troppi destinatari. Limitate l'accesso al destinatario previsto e a chi ha veramente bisogno del file. Usate BCC quando è opportuno.

Saltare i controlli degli indirizzi. Controllate due volte ogni indirizzo e-mail. Per gli invii ad alto rischio, verificate il destinatario fuori banda. Confermate con attenzione anche l'e-mail del destinatario.

Ignorare le protezioni integrate. Attivate la crittografia delle e-mail e l'autenticazione a due fattori. Preferite i client e i gateway di posta elettronica che applicano il protocollo TLS.

Il quadro delle 3R per un invio più sicuro di e-mail

Riducete ciò che inviate via e-mail. Mantenete i dettagli fuori dall'oggetto e dal corpo.

Sostituite gli allegati con link a tempo limitato da un servizio di trasferimento file sicuro. Impostate una data di scadenza e richiedete l'accesso o un codice di accesso.

Limitate l' accesso con password, verifica dell'e-mail e autorizzazioni.

5 metodi per inviare documenti via e-mail in modo sicuro

Questi passaggi vi aiutano a mantenere il controllo durante l'invio di documenti via e-mail.

1. Proteggere con password gli allegati
   Create file criptati o aggiungete una password prima di allegarli. Un PDF protetto da password è veloce e gli archivi ZIP con crittografia AES funzionano bene. Scegliete una crittografia forte e gestite le chiavi con attenzione. Trasmettete sempre la password attraverso un canale diverso. Non includetela mai nel file. Proteggete anche i file PDF quando necessario con una password forte.
2. Utilizzare servizi di posta elettronica criptati
   Per le conversazioni sensibili, utilizzate servizi con crittografia end-to-end. Solo voi e il destinatario potete leggere i messaggi e gli allegati. Se la vostra organizzazione supporta S/MIME o PGP, associateli a controlli dei diritti.
3. Inviare link sicuri invece di allegati
   Caricate il documento su un servizio di trasferimento file sicuro e condividete un link di download sicuro con una data di scadenza. Potete revocare l'accesso se viene inviato un link sbagliato. Aggiungete una verifica via e-mail o un codice di accesso per il destinatario.
   Un servizio come Filemail offre archiviazione sicura nel cloud, scadenza del link, password opzionali e monitoraggio in tempo reale. Mantenere il file fuori dai server di posta elettronica riduce l'esposizione.
4. Utilizzare la crittografia delle e-mail e i controlli dei diritti
   Se la vostra organizzazione supporta la crittografia delle e-mail, come S/MIME o PGP, usatela con i client compatibili. I controlli dei diritti possono bloccare l'inoltro, la copia, il download o la stampa. La Modalità riservata di Gmail e il Non inoltrare di Outlook aggiungono controlli di accesso, ma non forniscono una vera crittografia end-to-end.
5. Utilizzare un servizio di trasferimento sicuro dei file dedicato
   Per i file di grandi dimensioni o altamente sensibili, è consigliabile utilizzare uno strumento specializzato. Servizi come Filemail sono facili da usare e offrono archiviazione sicura nel cloud, scansione dei virus, scadenza dei link, password e analisi.

Utilizzate l'applicazione web, l'applicazione mobile o il componente aggiuntivo di Outlook con il drag-and-drop. È possibile inviare un link di download sicuro senza richiedere ai destinatari di creare un account. In questo modo i dati sono protetti e si limita l'esposizione sui server di posta elettronica.
Confrontate i piani Filemail per scegliere le opzioni di sicurezza e archiviazione più adatte al vostro team.

Perché scegliere Filemail per il trasferimento sicuro dei documenti

Sicurezza di progettazione. Filemail cripta i dati in transito e a riposo su uno storage cloud sicuro. I piani aziendali possono abilitare la crittografia end-to-end per una protezione a conoscenza zero.

Invio senza attriti. Gli utenti gratuiti possono trasferire fino a 5 GB. I livelli Business ed Enterprise eliminano i limiti di dimensione ed estendono la conservazione.

Prova e controllo. Impostate password, date di scadenza e limiti di download per ogni link. Tracciamento dell'attività in tempo reale.

Costruito per il vostro modo di lavorare. Utilizzate l'applicazione web, l'applicazione mobile o il componente aggiuntivo di Outlook con il drag-and-drop. Funziona insieme ai comuni client di posta elettronica e ai flussi di lavoro di condivisione dei documenti esistenti.

Funzioni di sicurezza importanti. La scansione automatica dei virus, la selezione delle regioni, i registri di controllo e i controlli dei criteri garantiscono la sicurezza dei dati. Molti servizi di cloud storage aggiungono comodità, ma Filemail mette il controllo al primo posto.

Per saperne di più sui trasferimenti crittografati e per approfondire il contesto, consultate la sezione Perché l'e-mail non è sicura.

Domande frequenti

È sicuro inviare via e-mail documenti come estratti conto o documenti d'identità utilizzando i provider più diffusi?
I principali provider crittografano la connessione ai loro server, il che è utile. La maggior parte non fornisce la crittografia end-to-end, quindi i server possono comunque accedere ai contenuti. Per i documenti riservati, aggiungete una password o inviate un link sicuro per il download.

Quali tipi di documenti dovrei evitare di inviare tramite e-mail standard?
Evitate i file che contengono informazioni altamente sensibili, come documenti finanziari, ID governativi, dati medici o password. Se dovete inviarli, utilizzate la crittografia o un link di trasferimento sicuro.

In che modo l'uso di Filemail è diverso da quello degli allegati?
Con Filemail, si carica su un cloud storage sicuro e si condivide un link protetto. È possibile applicare password, impostare una data di scadenza e monitorare i download in tempo reale. Il file non viaggia attraverso più server di posta elettronica, riducendo così l'esposizione.

Outlook o Google Workspace dispongono di opzioni integrate?
Sì, Outlook supporta la crittografia delle e-mail e i diritti di accesso. Outlook supporta la crittografia delle e-mail e la gestione dei diritti. Gmail offre la modalità riservata con scadenza e passcode SMS. Utilizzatele insieme ai link sicuri per ottenere una protezione maggiore.

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