Condivisione sicura di file per contabili e servizi finanziari
Obblighi legali e normativi per i commercialisti quando condividono i file
Forniamo un trasferimento sicuro e criptato dei file con un periodo di conservazione completamente configurabile dal cliente. Il contenuto dei file memorizzati sui nostri server non può essere alterato una volta caricato, in quanto non forniamo strumenti o meccanismi per l'alterazione dei file. Forniamo inoltre registri di audit immutabili.
Filemail supporta la condivisione sicura dei file per i commercialisti, in tutte le giurisdizioni regionali. La tabella seguente illustra gli obblighi previsti dai codici di condotta professionale e dalle leggi nazionali in materia di gestione dei dati dei clienti.
Come Filemail consente la condivisione sicura dei file per i commercialisti
Condivisione di file a conoscenza zero
L'e-mail è un metodo insicuro di comunicazione con i clienti. Altrettanto problematico è l'utilizzo per l'invio di file di grandi dimensioni, come ad esempio documenti sensibili. Utilizzate il nostro servizio di condivisione di file a conoscenza zero per mantenere tutti i file inviati e ricevuti al sicuro da intercettazioni e altre minacce. Utilizziamo la crittografia AES a 256 bit per garantire una solida protezione durante tutto il percorso di trasferimento dei file.
Crittografia end-to-end (E2E): con E2EE il processo di crittografia inizia mentre il file risiede sul dispositivo di origine. Il file rimane crittografato per tutto il ciclo di vita del trasferimento. Il destinatario avrà bisogno della chiave segreta per decifrarli.
Crittografia a riposo: La crittografia end-to-end garantisce che il nostro servizio cloud mantenga i file al sicuro mentre sono archiviati nei nostri centri dati.
Crittografia in transito: Utilizziamo HTTPS TLS 1.2 per crittografare tutta la trasmissione dei dati con qualsiasi dispositivo che si connette al nostro servizio di trasferimento file basato sul cloud.
Facilitare il coinvolgimento dei clienti
Un'interfaccia intuitiva, funzioni di trascinamento e condivisione illimitata dei file migliorano la comunicazione e l'interazione con i clienti, che possono iniziare a condividere con voi immediatamente, senza dover installare alcun software. Basta visitare il nostro sito e iniziare a condividere.
Condivisione illimitata
Nessuna restrizione sulle sessioni di condivisione dei file, sul numero di clienti che potete coinvolgere e sul numero di file che possono condividere con voi.
Non è necessario un account cliente
I vostri clienti non devono registrare un account, né installare alcun software.
Richieste private di file
Inviate ai clienti richieste di file dall'interno di Filemail, indicando i documenti di cui avete bisogno.
Privacy e sicurezza robuste
La nostra gamma di funzioni garantisce che clienti e partner possano condividere documenti sensibili in modo conforme. Potete controllare dove archiviate i file, per quanto tempo li conservate e chi può accedervi.
Conservazione dei file: La conservazione dei file sul nostro servizio basato su cloud è configurabile. Conservate i documenti dei clienti per tutto il tempo necessario, al fine di rispettare le norme FINRA/SEC.
Protezione delle pagine di download: È possibile impostare una password per tutte le pagine di download. Solo i visitatori in possesso della password possono accedervi.
Spazio di archiviazione riservato: Il vostro account assegna a tutti gli utenti uno spazio di archiviazione privato invece di uno spazio di archiviazione condiviso.
Protezione a doppio livello: Tutti i file che entrano nel nostro cloud sono valutati da due firewall e sottoposti a scansione per verificare la presenza di virus e malware.
Autenticazione e controlli di accesso
Mantenete il controllo e la supervisione autenticando l'accesso degli utenti. Saprete che solo le persone giuste possono usare Filemail e a quali file possono accedere.
2FA: abilitate l'autenticazione a due fattori per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza e verificare che solo gli utenti autorizzati possano accedere all'account.
Account basati sui ruoli: offriamo sia licenze multiple per l'amministratore che licenze multiple per l'utente in un account, facilitando privilegi e diritti.
SAML/SSO: ci integriamo con i principali Identity Provider come Microsoft Entra (Azure AD) e Google Workspace per centralizzare i privilegi degli utenti. È possibile fornire senza problemi servizi di condivisione dei file avanzati per il personale autorizzato della vostra azienda.
Trasparente e verificabile
Mantenete la conformità con una traccia chiara delle attività. I nostri strumenti di audit e verifica consentono di dimostrare facilmente l'integrità, di tracciare le azioni e di rispondere rapidamente alle richieste dei clienti o delle autorità di regolamentazione.
Registri di audit
Tutti i registri delle attività di condivisione dei file vengono conservati in modo non manomissibile e conforme a WORM. Rimanete informati su caricamenti e download, data e ora e indirizzo IP per agevolare la stesura di audit trail conformi.
Controlli di integrità dei file
Creiamo un checksum MD5 dal file prima che venga trasferito. Lo confrontiamo poi con un altro checksum quando arriva nel nostro cloud. Questo ci aiuta a garantire l'integrità del file.
Aggiornamenti in tempo reale
L'utente viene avvisato immediatamente di tutte le principali attività di condivisione di file per essere sempre aggiornato sullo stato dei file condivisi.
Sicurezza sempre aggiornata
Per consentire la condivisione sicura dei file per i commercialisti è necessario essere sempre aggiornati sui pericoli più recenti. Le minacce alla sicurezza si evolvono costantemente, ed è per questo motivo che la nostra posizione di sicurezza si evolve. Dagli aggiornamenti quotidiani dei virus ai test di penetrazione esterni, lavoriamo costantemente per mantenere i vostri dati al sicuro.
Aggiornamenti quotidiani dei virus: Aggiorniamo le definizioni dei virus ogni 24 ore per garantire la protezione da tutte le minacce più recenti.
Test di penetrazione periodici: Utilizziamo professionisti della sicurezza informatica di terze parti per la valutazione periodica e l'aggiornamento della nostra posizione di sicurezza.
Notifica delle violazioni: Abbiamo stabilito protocolli di best practice per notificare tempestivamente eventuali violazioni dei dati. Vi informeremo entro 72 ore in modo che possiate agire senza indugio.
Archiviazione cloud conforme
Proteggiamo i vostri dati sia a livello hardware che software, combinando l'archiviazione e la gestione dei file conformi alle normative regionali con le rigorose protezioni fisiche dei nostri centri dati.
Archiviazione dei dati conforme alle regioni
La nostra infrastruttura cloud globale ci consente di archiviare i vostri file nella vostra regione. Rispettate i mandati regionali e/o nazionali in termini di ubicazione dell'archiviazione dei dati.
Sicurezza On-Premise
I nostri data center sono dotati di una serie di misure di sicurezza, tra cui guardie giurate, sorveglianza continua e punti di accesso controllati.
Condivisione file professionale
Portale clienti sottodominio personalizzato
Tutti gli account ricevono un sottodominio personalizzato che possono scegliere di chiamare come vogliono. Il sottodominio è il vostro portale clienti sicuro per ricevere i file dei clienti.
Marchio personalizzato
Tutte le pagine esterne possono essere personalizzate con il vostro logo, le immagini di sfondo e i colori per mantenerle in linea con il vostro marchio.
Caratteristiche essenziali per la condivisione di file
Forniamo tutto ciò che serve per trasferimenti di file affidabili ed efficienti. Progettato per le esigenze quotidiane dei commercialisti. Ricevete documenti fiscali sensibili, inviate bilanci, relazioni di revisione, file di buste paga e documenti normativi in modo sicuro e senza attriti.
Una selezione dei nostri clienti nel settore dei servizi finanziari
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