Alat kerja jarak jauh untuk tim yang produktif dan aman

Mengapa Tim Jarak Jauh Membutuhkan Alat yang Tepat

Kerja jarak jauh meningkatkan efisiensi dan menurunkan biaya, namun sistem yang salah dapat menyebabkan penundaan proyek dan membahayakan informasi sensitif. Perangkat digital yang lengkap memastikan transfer dokumen yang aman, komunikasi yang lancar, dan kolaborasi yang efektif.

Tantangan Umum

• Zona waktu yang tumpang tindih: Rapat real-time menjadi sulit untuk diatur.
• Komunikasi yang tersebar: Pesan tersebar di berbagai platform karena komunikasi yang tersebar.
• Penurunan akuntabilitas: Kurangnya pelacakan yang tepat mengurangi urgensi.
• Isolasi: Karyawan mungkin merasa sendirian dan tidak didukung.

Risiko Keamanan

• Tugas yang terduplikasi atau hilang: Pengawasan yang buruk menciptakan kebingungan.
• Pesan yang tidak terlindungi: Menyebabkan pekerjaan dan paparan yang tidak selaras.
• Kebocoran data sensitif: Dikirim melalui email atau tautan yang tidak aman.
• Aplikasi yang tidak disetujui: Staf mungkin menggunakan alat bantu yang berisiko dan tidak diperiksa.

Tips: Gunakan alat yang mudah digunakan untuk berkomunikasi, bekerja dengan baik dengan perangkat lunak yang sudah Anda gunakan, dan jaga agar informasi Anda tetap aman dan terlindungi.

1. Berbagi File dan Transfer Dokumen yang Aman

Filemail

Filemail menggunakan enkripsi end-to-end, proteksi kata sandi, dan verifikasi email untuk menjaga data tetap aman. Antarmuka seret dan lepaskan dan aplikasi selulernya memudahkan untuk berbagi file terenkripsi atau lampiran email pada perangkat apa pun. Anda bisa mengirim file langsung ke akun email mana pun, dan penerima mendapatkan tautan unduhan yang aman untuk akses yang aman.

Dropbox / Google Drive / OneDrive

Platform penyimpanan awan yang aman ini menawarkan sinkronisasi waktu nyata dan kontrol akses file. Google Drive mengintegrasikan login email untuk berbagi dokumen dengan mudah dan bekerja dengan lancar dengan klien email yang umum. Platform ini terintegrasi dengan mudah dengan aplikasi tempat kerja yang umum dan mendukung kontrol versi yang kuat. Tim dapat berkolaborasi secara real time sambil tetap mengontrol siapa yang dapat melihat atau mengedit file sensitif.

2. Platform Komunikasi untuk Tim Jarak Jauh

Slack

Platform perpesanan yang fleksibel dengan saluran terstruktur dan percakapan asinkron. Riwayat pesan yang dapat dicari memudahkan untuk menemukan diskusi sebelumnya, mengurangi pertanyaan yang berulang atau informasi yang hilang. Slack memungkinkan berbagi dokumen, menandai penerima yang dituju, dan mengoptimalkan untuk akses seluler.

Microsoft Teams

Menggabungkan obrolan, video, dan pertukaran file yang aman serta menyertakan fitur keamanan yang kuat. Karena bekerja dengan Microsoft 365, tim bisa menjadwalkan rapat, mengedit file bersama, dan mengelola proyek dari satu platform. Aplikasi ini bekerja dengan Microsoft 365 dan Outlook serta menyertakan alat enkripsi dan perlindungan data untuk melindungi dari pembobolan.

3. Konferensi Video & Rapat Virtual

Zoom

Menawarkan video HD yang aman, berbagi layar, dan sesi breakout. Zoom menggunakan verifikasi email, tautan rapat yang aman, dan protokol enkripsi untuk diskusi pribadi.

Google Meet

Bekerja secara langsung di browser Anda-tidak perlu perangkat lunak. Terhubung dengan Gmail dan Kalender, memungkinkan akses penyimpanan awan dan mendukung keamanan lapisan transport (TLS).

4. Manajemen Tugas & Kolaborasi

Trello

Papan tugas visual yang mudah digunakan di mana tim dapat menetapkan, memindahkan, dan mengelola tugas. Tata letak visualnya memungkinkan tim melihat kemajuan dalam sekejap, sementara Trello membantu mereka mengatur proyek dan menjaga agar tugas tetap sesuai rencana.

Asana

Menawarkan dasbor, tanggal jatuh tempo, dan penugasan proyek. Memudahkan untuk memahami cara mengirim dokumen melalui email dan berbagi file dengan aman dalam alur kerja yang aman.

5. Manajemen Kata Sandi & Kredensial

1Kata Sandi

Menyimpan kredensial login dan kunci enkripsi dengan aman. Sistem ini melindungi detail login email dan membatasi akses hanya untuk penerima yang dituju.

Bitwarden

Pengelola kata sandi sumber terbuka yang memastikan keamanan data dan akses terkontrol. Ini membantu mencegah pelanggaran data melalui penyimpanan kredensial terenkripsi.

6. Alat Pelacakan Produktivitas & Waktu

Toggl Track

Pelacakan berbasis pengatur waktu sederhana di seluruh perangkat. Membantu memantau jam kerja yang dapat ditagih dan melampirkan log aktivitas ke server email dan laporan klien.

RescueTime

Menganalisis kebiasaan digital untuk mengidentifikasi area fokus. Menghormati privasi pengguna dengan tetap mempertahankan standar data yang aman.

7. VPN untuk Keamanan Akses Jarak Jauh

NordVPN

Mengenkripsi lalu lintas internet dan menyamarkan alamat IP. VPN memastikan pekerja jarak jauh dapat mengakses sistem perusahaan dengan aman tanpa mengekspos data rahasia ke jaringan yang tidak aman. Melindungi perangkat seluler dan penggunaan Wi-Fi publik dengan enkripsi yang kuat.

ExpressVPN

Menyediakan akses global dan privasi berkecepatan tinggi. Melindungi pekerja jarak jauh dari pembobolan data pada jaringan yang tidak terpercaya.

8. Kolaborasi & Curah Pendapat Visual

Google Dokumen

Memungkinkan pengeditan secara real-time dengan kontrol akses dan enkripsi email. Riwayat revisi memungkinkan tim melacak perubahan dan mengembalikan versi sebelumnya, sehingga memastikan keakuratan. Terintegrasi dengan lancar dengan alat Google Workspace lainnya.

Figma

Platform desain kolaboratif untuk UI dan tim kreatif. Struktur berbasis cloud-nya memungkinkan tim meninjau dan memperbarui desain kapan saja tanpa menimpa pekerjaan satu sama lain. Pengguna dapat membuat dan memberi komentar dengan aman secara real time.

9. Budaya Jarak Jauh & Check-in Asinkron

Donat

Membantu pekerja jarak jauh terhubung melalui obrolan informal di Slack. Membangun budaya tim dan mengurangi perasaan terisolasi.

Standuply

Mengotomatiskan check-in dan pembaruan tugas. Membantu tim tetap mendapatkan informasi yang sama tanpa perlu bertemu langsung.

Daftar Periksa Pekerjaan Jarak Jauh Terakhir

Sebelum memilih alat bantu kerja jarak jauh, tinjau daftar periksa ini untuk memastikan alur kerja Anda tetap aman dan efisien.

• Apakah transfer file dienkripsi dan dapat dilacak?
• Dapatkah tim Anda berkomunikasi secara langsung dan fleksibel?
• Apakah alat bantu dilindungi dengan keamanan login email?
• Apakah data sensitif dilindungi oleh TLS dan kunci enkripsi?
• Apakah dokumen hanya dibagikan kepada penerima yang dituju?

Mengapa Memilih Filemail

Filemail menawarkan layanan transfer file yang aman dengan unggahan cepat, aplikasi seluler, enkripsi email, dan kepatuhan terhadap perlindungan data. Desain seret dan lepaskan serta enkripsi ujung ke ujungnya memudahkan untuk melindungi data sensitif dan bekerja dengan aman dengan layanan awan. Ini sangat berharga bagi tim yang sering mengirim file besar atau rahasia ke klien. Pelacakan bawaan memungkinkan pengguna mengonfirmasi ketika penerima mengakses atau mengunduh file.