Cara mengirim dokumen dengan aman lewat email

Jika Anda bertanya-tanya bagaimana cara mengirim dokumen melalui email dengan aman, letakkan file tersebut di balik proteksi. Email berfungsi untuk catatan, bukan untuk berbagi dokumen yang aman. Jika Anda harus mengirim dokumen dengan aman melalui email, jauhkan detail dari badan email dan gunakan tautan unduhan yang aman.

Email sangat bagus untuk pembaruan cepat. Dokumen harus berupa tautan dan file terenkripsi. Jika risiko atau ukurannya meningkat, beralihlah ke layanan transfer file yang aman untuk transfer dokumen yang aman.

Kemenangan Cepat: Lakukan Ini Terlebih Dahulu

Ganti lampiran dengan tautan. Bagikan tautan unduhan yang aman dengan tanggal kedaluwarsa. Lebih sedikit file yang tersisa di server email.

Membagi rahasia. Kirimkan file sekarang, dan kirimkan kata sandi nanti melalui SMS atau telepon. Kirimkan kata sandi yang kuat melalui saluran yang berbeda.

Periksa keamanan. Aktifkan enkripsi email dan konfirmasikan koneksi dilindungi oleh Transport Layer Security (TLS).

Risiko Mengirim Dokumen Melalui Email yang Tidak Aman

Email mengutamakan kecepatan, bukan kerahasiaan. Lampiran yang tidak terlindungi meningkatkan kemungkinan terjadinya pelanggaran. Bayangkan email biasa sebagai catatan pada ban berjalan yang cepat.

Paparan yang tidak terenkripsi. Sebagian besar penyedia layanan tidak mengaktifkan enkripsi end-to-end yang sebenarnya secara default. File PDF dan spreadsheet yang dicegat dapat mengekspos data sensitif.

Malware dan phishing. Penyerang menyembunyikan muatan dalam lampiran dan menyamar sebagai pengirim tepercaya.

Akses tidak sah. Kesalahan ketik pada alamat email atau akun yang disusupi bisa membuat file berada di tangan yang salah. Penerusan akan melipatgandakan risiko.

Kepatuhan dan privasi. Perlindungan data yang kuat sangat diharapkan. Mengabaikannya akan merusak kepercayaan dan mengundang hukuman.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Mengirim lampiran terbuka. Jangan pernah mengirim lampiran email yang penting sebagai file biasa. Lampiran sering kali diteruskan dan dapat tersimpan di server selama bertahun-tahun. Enkripsi atau lindungi dengan kata sandi terlebih dahulu.

Kata sandi yang lemah atau yang telah digunakan berulang kali. Gunakan kata sandi yang kuat untuk file yang dilindungi dan untuk masuk ke email Anda. Jangan pernah memasukkan kata sandi di email yang sama.

Terlalu banyak penerima. Batasi akses ke penerima yang dituju dan mereka yang benar-benar membutuhkan file tersebut. Gunakan BCC jika diperlukan.

Melewatkan pemeriksaan alamat. Periksa ulang setiap alamat email. Untuk pengiriman berisiko tinggi, verifikasi penerima di luar band. Konfirmasikan juga email penerima dengan hati-hati.

Mengabaikan perlindungan bawaan. Mengaktifkan enkripsi email dan autentikasi dua faktor. Lebih memilih klien email dan gateway yang menerapkan TLS.

Kerangka Kerja 3R untuk Email yang Lebih Aman

Kurangi apa yang Anda kirim melalui email. Jauhkan detail dari subjek dan isi email.

Ganti lampiran dengan tautan terbatas waktu dari layanan transfer file yang aman. Tetapkan tanggal kedaluwarsa dan wajib masuk atau kode sandi.

Batasi akses dengan kata sandi, verifikasi email, dan izin.

5 Metode untuk Mengirim Dokumen melalui Email dengan Aman

Langkah-langkah berikut ini membantu Anda untuk tetap memegang kendali saat mengirim dokumen melalui email.

1. Lindungi Lampiran Anda dengan Kata Sandi
   Buat file terenkripsi atau tambahkan kata sandi sebelum Anda melampirkan. PDF yang dilindungi kata sandi cepat, dan arsip ZIP yang dienkripsi AES bekerja dengan baik. Pilih enkripsi yang kuat dan kelola kunci dengan hati-hati. Selalu kirimkan kata sandi melalui saluran yang berbeda. Jangan pernah menyertakannya bersama file. Lindungi juga file PDF dengan kata sandi bila diperlukan dengan kata sandi yang kuat.
2. Gunakan Layanan Email Terenkripsi
   Untuk percakapan yang sensitif, gunakan layanan dengan enkripsi ujung ke ujung. Hanya Anda dan penerima yang dituju yang dapat membaca pesan dan lampiran. Jika organisasi Anda mendukung S/MIME atau PGP, pasangkan keduanya dengan kontrol hak.
3. Kirim Tautan Aman, Bukan Lampiran
   Unggah dokumen ke layanan transfer file yang aman dan bagikan tautan unduhan yang aman dengan tanggal kedaluwarsa. Anda bisa mencabut akses jika tautan yang salah dikirim. Tambahkan verifikasi email atau kode sandi untuk penerima.
   Layanan seperti Filemail menyediakan penyimpanan awan yang aman, masa berlaku tautan, kata sandi opsional, dan pelacakan waktu nyata. Menyimpan file di luar server email akan mengurangi eksposur.
4. Gunakan Enkripsi Email dan Kontrol Hak
   Jika organisasi Anda mendukung enkripsi email seperti S/MIME atau PGP, gunakanlah dengan klien yang kompatibel. Kontrol hak dapat memblokir penerusan, penyalinan, pengunduhan, atau pencetakan. Mode Rahasia Gmail dan Jangan Teruskan Outlook menambahkan kontrol akses, namun tidak menyediakan enkripsi ujung ke ujung yang sebenarnya.
5. Gunakan Layanan Transfer File Aman Khusus
   Untuk file yang besar atau sangat sensitif, alat khusus direkomendasikan. Layanan seperti Filemail yang ramah pengguna, menawarkan penyimpanan awan yang aman, pemindaian virus, masa berlaku tautan, kata sandi, dan analisis.

Gunakan aplikasi web, aplikasi seluler, atau add-in Outlook dengan seret dan lepas. Anda bisa mengirimkan tautan unduhan yang aman tanpa mengharuskan penerima membuat akun. Hal ini menjaga data Anda tetap aman dan membatasi eksposur pada server email.
Bandingkan paket Filemail untuk memilih opsi keamanan dan penyimpanan yang tepat untuk tim Anda.

Mengapa Memilih Filemail untuk Transfer Dokumen yang Aman

Aman sesuai desain. Filemail mengenkripsi data dalam perjalanan dan saat disimpan di penyimpanan awan yang aman. Paket bisnis dapat mengaktifkan enkripsi end-to-end untuk perlindungan tanpa pengetahuan.

Pengiriman tanpa hambatan. Pengguna gratis dapat mentransfer hingga 5 GB. Tingkatan Bisnis dan Enterprise mengangkat batas ukuran dan memperpanjang retensi.

Bukti dan kontrol. Tetapkan kata sandi, tanggal kedaluwarsa, dan batas unduhan untuk setiap tautan. Lacak aktivitas secara real time.

Dibuat untuk cara kerja Anda. Gunakan aplikasi web, aplikasi seluler, atau add-in Outlook dengan seret dan lepas. Aplikasi ini bekerja bersama klien email umum dan alur kerja berbagi dokumen yang sudah ada.

Fitur keamanan yang penting. Pemindaian virus otomatis, pemilihan wilayah, log audit, dan kontrol kebijakan menjaga data tetap aman. Banyak layanan penyimpanan awan yang menambahkan kenyamanan, tetapi Filemail mengutamakan kontrol.

Pelajari lebih lanjut tentang transfer terenkripsi, dan lihat Mengapa Email Tidak Aman untuk konteks yang lebih dalam.

Pertanyaan Umum

Apakah aman mengirim dokumen melalui email seperti laporan bank atau kartu identitas menggunakan penyedia populer?
Penyedia layanan utama mengenkripsi koneksi ke server mereka, yang membantu. Sebagian besar tidak menyediakan enkripsi ujung ke ujung, sehingga server masih dapat mengakses konten. Untuk dokumen rahasia, tambahkan kata sandi atau kirimkan tautan unduhan yang aman.

Jenis dokumen apa yang sebaiknya saya hindari untuk dikirim melalui email standar?
Hindari file yang berisi informasi yang sangat sensitif seperti catatan keuangan, ID pemerintah, data medis, atau kata sandi. Jika Anda harus mengirimkannya, gunakan enkripsi atau tautan transfer yang aman.

Apa perbedaan penggunaan Filemail dengan lampiran?
Dengan Filemail, Anda mengunggah ke penyimpanan awan yang aman dan membagikan tautan yang dilindungi. Anda bisa menerapkan kata sandi, mengatur tanggal kedaluwarsa, dan melacak unduhan secara real time. File tidak melalui beberapa server email, sehingga mengurangi paparan.

Apakah Outlook atau Google Workspace memiliki opsi bawaan?
Ya. Outlook mendukung enkripsi email dan manajemen hak. Gmail menawarkan Mode Rahasia dengan kode sandi kedaluwarsa dan SMS. Gunakan ini bersama dengan tautan aman untuk perlindungan yang lebih kuat.

Lihat harga dan fitur untuk memilih paket yang sesuai dengan tim Anda.