Remote-Arbeits­tools für produktive und sichere Teams

Warum Remote-Teams die richtigen Tools brauchen

Fernarbeit erhöht die Effizienz und senkt die Kosten, aber die falschen Systeme können zu Projektverzögerungen führen und sensible Informationen gefährden. Ein komplettes digitales Toolkit gewährleistet einen sicheren Dokumententransfer, eine reibungslose Kommunikation und eine effektive Zusammenarbeit.

Häufige Herausforderungen

• Zeitzonenüberschneidungen: Besprechungen in Echtzeit sind schwer zu arrangieren.
• Verstreute Kommunikation: Nachrichten verteilen sich aufgrund verstreuter Kommunikation über verschiedene Plattformen.
• Nachlassende Verantwortlichkeit: Das Fehlen einer angemessenen Verfolgung verringert die Dringlichkeit.
• Isolation: Die Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise allein und nicht unterstützt.

Sicherheitsrisiken

• Doppelte oder verlorene Aufgaben: Schlechte Übersicht schafft Verwirrung.
• Ungeschützter Nachrichtenaustausch: Führt zu falsch ausgerichteter Arbeit und Gefährdung.
• Durchsickern sensibler Daten: Werden über ungesicherte E-Mails oder Links versendet.
• Nicht zugelassene Apps: Mitarbeiter könnten riskante, nicht überprüfte Tools verwenden.

Tipp: Verwenden Sie Tools, mit denen Sie leicht kommunizieren können, die gut mit der bereits verwendeten Software zusammenarbeiten und mit denen Ihre Daten sicher sind.

1. Sicherer Dateiaustausch und Dokumententransfer

Filemail

Filemail verwendet Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Passwortschutz und E-Mail-Verifizierung, um Daten sicher zu halten. Die Drag-and-Drop-Oberfläche und die mobile App machen es einfach, verschlüsselte Dateien oder E-Mail-Anhänge auf jedem Gerät zu teilen. Sie können Dateien direkt an ein beliebiges E-Mail-Konto senden, und die Empfänger erhalten einen sicheren Download-Link für einen sicheren Zugriff.

Dropbox / Google Drive / OneDrive

Diese sicheren Cloud-Speicherplattformen bieten Echtzeit-Synchronisierung und Dateizugriffskontrolle. Google Drive integriert die E-Mail-Anmeldung für die einfache Freigabe von Dokumenten und funktioniert reibungslos mit gängigen E-Mail-Clients. Diese Plattformen lassen sich problemlos in gängige Arbeitsplatzanwendungen integrieren und unterstützen eine umfassende Versionskontrolle. Teams können in Echtzeit zusammenarbeiten und gleichzeitig kontrollieren, wer sensible Dateien anzeigen oder bearbeiten kann.

2. Kommunikationsplattformen für Remote-Teams

Slack

Eine flexible Messaging-Plattform mit strukturierten Kanälen und asynchronen Unterhaltungen. Der durchsuchbare Nachrichtenverlauf erleichtert das Auffinden vergangener Diskussionen und verhindert so, dass sich Fragen wiederholen oder Informationen verloren gehen. Slack ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, kennzeichnet die Empfänger und ist für den mobilen Zugriff optimiert.

Microsoft Teams

Kombiniert Chat, Video und sicheren Dateiaustausch und bietet starke Sicherheitsfunktionen. Da es mit Microsoft 365 zusammenarbeitet, können Teams Besprechungen planen, Dateien gemeinsam bearbeiten und Projekte von einer Plattform aus verwalten. Es funktioniert mit Microsoft 365 und Outlook und umfasst Verschlüsselungs- und Datenschutztools zum Schutz vor Sicherheitsverletzungen.

3. Videokonferenzen und virtuelle Meetings

Zoom

Bietet sicheres HD-Video, Bildschirmfreigabe und Breakout-Sitzungen. Zoom verwendet E-Mail-Verifizierung, sichere Meeting-Links und Verschlüsselungsprotokolle für private Diskussionen.

Google Treffen

Funktioniert direkt in Ihrem Browser - keine Software erforderlich. Es ist mit Google Mail und Kalender verbunden, ermöglicht den Zugriff auf Cloud-Speicher und unterstützt TLS (Transport Layer Security).

4. Aufgabenmanagement & Zusammenarbeit

Trello

Eine visuelle, benutzerfreundliche Aufgabentafel, in der Teams Aufgaben zuweisen, verschieben und verwalten können. Dank des visuellen Layouts können Teams den Fortschritt auf einen Blick sehen, während Trello ihnen hilft, Projekte zu organisieren und Aufgaben auf dem richtigen Weg zu halten.

Asana

Bietet Dashboards, Fälligkeitsdaten und Projektzuweisungen. Erleichtert das Verständnis für das Versenden von Dokumenten per E-Mail und die sichere Freigabe von Dateien innerhalb sicherer Workflows.

5. Passwort- und Zugangsdatenverwaltung

1Passwort

Speichert sicher Anmeldedaten und Verschlüsselungsschlüssel. Das System schützt E-Mail-Anmeldedaten und schränkt den Zugriff auf den vorgesehenen Empfänger ein.

Bitwarden

Ein Open-Source-Passwortmanager, der Datensicherheit und kontrollierten Zugriff gewährleistet. Durch die verschlüsselte Speicherung von Anmeldeinformationen hilft er, Datenverletzungen zu verhindern.

6. Tools zur Produktivitäts- und Zeiterfassung

Toggl Track

Einfache, geräteübergreifende Zeiterfassung mit Timer. Hilft bei der Überwachung abrechenbarer Stunden und beim Anhängen von Aktivitätsprotokollen an E-Mail-Server und Kundenberichte.

RescueTime

Analysiert digitale Gewohnheiten, um Schwerpunktbereiche zu identifizieren. Es respektiert die Privatsphäre der Benutzer und hält gleichzeitig sichere Datenstandards ein.

7. VPNs für Remote Access Sicherheit

NordVPN

Verschlüsselt den Internetverkehr und maskiert IP-Adressen. VPNs sorgen dafür, dass Remote-Mitarbeiter sicher auf Unternehmenssysteme zugreifen können, ohne vertrauliche Daten in ungesicherten Netzwerken preiszugeben. Schützt mobile Geräte und öffentliche Wi-Fi-Nutzung mit starker Verschlüsselung.

ExpressVPN

Bietet globalen Zugang und Hochgeschwindigkeitsdatenschutz. Schützt Außendienstmitarbeiter vor Datenverletzungen in nicht vertrauenswürdigen Netzwerken.

8. Kollaboration und visuelles Brainstorming

Google Text & Tabellen

Ermöglicht die Bearbeitung in Echtzeit mit Zugriffskontrolle und E-Mail-Verschlüsselung. Der Revisionsverlauf ermöglicht es Teams, Änderungen zu verfolgen und frühere Versionen wiederherzustellen, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Lässt sich nahtlos in andere Google Workspace-Tools integrieren.

Figma

Plattform für kollaboratives Design für UI- und Kreativteams. Dank der Cloud-basierten Struktur können Teams ihre Entwürfe jederzeit überprüfen und aktualisieren, ohne die Arbeit der anderen zu überschreiben. Benutzer können sicher und in Echtzeit erstellen und kommentieren.

9. Entfernte Kultur & Async-Check-ins

Donut

Hilft Remote-Mitarbeitern, sich über informelle Chats in Slack zu vernetzen. Fördert die Teamkultur und verringert das Gefühl der Isolation.

Standuply

Automatisiert Check-ins und Aufgabenaktualisierungen. Hilft Teams, auf dem gleichen Stand zu bleiben, ohne dass sie sich live treffen müssen.

Abschließende Checkliste für Fernarbeit

Bevor Sie Ihre Fernarbeitstools auswählen, sollten Sie diese Checkliste durchgehen, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitsablauf sicher und effizient bleibt.

• Sind die Dateiübertragungen verschlüsselt und nachvollziehbar?
• Kann Ihr Team live und flexibel kommunizieren?
• Sind die Tools durch eine sichere E-Mail-Anmeldung geschützt?
• Werden sensible Daten durch TLS und Verschlüsselungsschlüssel geschützt?
• Werden Dokumente nur für den vorgesehenen Empfänger freigegeben?

Warum Filemail wählen

Filemail bietet einen sicheren Dateiübertragungsdienst mit schnellen Uploads, mobilen Apps, E-Mail-Verschlüsselung und Datenschutzkonformität. Sein Drag-and-Drop-Design und die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung machen es einfach, sensible Daten zu schützen und sicher mit Cloud-Diensten zu arbeiten. Es ist besonders wertvoll für Teams, die häufig große oder vertrauliche Dateien an Kunden senden. Dank der integrierten Nachverfolgung können Benutzer bestätigen, wann Empfänger auf Dateien zugreifen oder sie herunterladen.