Wie man große PDF-Dateien sendet

Wir alle haben schon einmal die Enttäuschung erlebt, wenn wir auf "Senden" drücken und eine E-Mail zurückgeschickt wird, weil der Anhang zu groß war. Die Frage, wie man große PDF-Dateien versendet, wird zur Priorität, wenn man auf strenge Servergrenzen stößt. Gmail und Yahoo begrenzen die Dateigröße in der Regel auf 25 MB, während die Größe von E-Mail-Anhängen bei Outlook-Benutzern oft bei 20 MB liegt. Wenn eine PDF-Datei diese Grenzen überschreitet, kann die Nachricht eine Fehlermeldung anzeigen oder einfach verschwinden, ohne den Empfänger zu erreichen.

Große PDF-Dateien sind in alltäglichen Arbeitsabläufen üblich. Verträge, Berichte und Design-Proofs können schnell viel Speicherplatz beanspruchen. Viele Benutzer haben mit Problemen zu kämpfen, z. B. wenn eine PDF-Datei zu groß ist, um sie per E-Mail zu versenden, oder wenn ein PDF-Anhang nicht hochgeladen werden kann. Wenn Sie auf der Suche nach einer besseren Möglichkeit sind, große Dateien per E-Mail zu versenden, ist die Verwendung von Standardanhängen oft der falsche Ansatz.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie diese Dokumente fehlerfrei übertragen können. Die Nutzung eines speziellen Dienstes garantiert, dass Ihre Dokumente in voller Qualität ankommen, und löst ein für alle Mal das Problem von Dateien, die die Grenzen des Standardservers überschreiten.

Warum PDF-Dateien die E-Mail-Grenzen überschreiten

Wenn Sie verstehen, warum PDF-Dateien so groß werden, können Sie die Dateigröße besser verwalten, bevor Sie versuchen, sie zu übertragen.

• Hochauflösende Bilder: Gescannte Seiten, Fotos und Grafiken werden oft in Druckqualität gespeichert. Jedes Bild erhöht die Dateigröße, insbesondere wenn Sie Dokumente mit mehreren Seiten versenden.
• Eingebettete Schriftarten und Grafiken: In PDF-Dateien sind häufig Schriftarten eingebettet, um das Layout zu erhalten. Dies sorgt zwar für Konsistenz, erhöht aber auch das Gesamtgewicht.
• Gescannte Dokumente: Scanner speichern Seiten oft als hochauflösende Bilder und nicht als Text, wodurch sie viel schwerer sind als digital erstellte Dokumente.
• Mehrere Dateien: Wenn Sie mehrere Ordner oder Dokumente in einer PDF-Datei zusammenfassen, kann das Dokument leicht die Größenbeschränkungen für Standardanhänge überschreiten.

Verkleinern von PDF-Dateien vor dem Versenden

Wenn Ihr PDF-Anhang nicht versendet werden kann, ist die Optimierung eine mögliche Lösung, um die Dateigröße zu verringern, auch wenn dies oft auf Kosten der visuellen Qualität geht.

PDF-Komprimierungswerkzeuge verwenden
Die meisten PDF-Editoren enthalten Werkzeuge zur Komprimierung von Dateien durch Verringerung der Bildauflösung. Sie müssen jedoch darauf achten, dass der Text oder feine Details nicht unleserlich werden.

Unnötige Seiten entfernen
Das Löschen von leeren Seiten, ausgeblendeten Ebenen oder doppelten Inhalten hilft, das Gewicht zu reduzieren, ohne den Kerninhalt zu beeinträchtigen.

Mit optimierten Einstellungen exportieren
Wählen Sie beim Speichern einer PDF-Datei Optionen wie "Reduzierte Größe" oder "Optimiert für Web". Mit diesen Einstellungen wird versucht, eine akzeptable Qualität für die Bildschirmdarstellung beizubehalten, während druckintensive Daten entfernt werden.

Beschränkungen für E-Mail-Anhänge, die Sie kennen sollten

Selbst nach der Komprimierung von Dateien setzen E-Mail-Clients immer noch strenge Obergrenzen fest. Wenn Sie Probleme haben, große Dateien über Outlook zu versenden, sind Sie wahrscheinlich schon an diese Grenzen gestoßen:

• Gmail: 25 MB
• Outlook/Hotmail: Ungefähr 20 MB (oft niedriger aufgrund des Verschlüsselungs-Overheads)
• Yahoo Mail: 25 MB

Wenn eine PDF-Datei diese Grenzen überschreitet, schlägt die E-Mail-Nachricht wahrscheinlich fehl. Einige E-Mail-Dienste versuchen, automatisch einen Link zur gemeinsamen Nutzung der Cloud zu generieren, während andere die Nachricht vollständig blockieren.

Bessere Wege zum Versenden großer PDF-Dateien

Wenn Standardanhänge nicht funktionieren oder wenn Sie eine PDF-Datei ohne Größenbeschränkung per E-Mail versenden möchten, bieten diese Methoden eine bessere Alternative.

Cloud-Speicherdienste

Sie können die PDF-Datei auf einen Cloud-Speicherdienst hochladen, den Link kopieren und ihn in Ihre E-Mail einfügen. Auf diese Weise lassen sich Größenbeschränkungen für Anhänge vermeiden, aber Sie müssen die Ordnerberechtigungen manuell verwalten, damit der Empfänger auf die Datei zugreifen kann.

Dateiübertragungsdienste

Spezielle Plattformen helfen Ihnen, große Dateien ohne Einschränkungen per E-Mail zu versenden. Dienste wie Filemail ermöglichen es Ihnen, die Datei hochzuladen und einen sicheren Download-Link direkt an den Empfänger zu senden. Dies ist der beste Weg, um PDF-Dateien zu versenden, wenn Sie hochauflösende Dokumente weitergeben, die nicht komprimiert werden können.

ZIP-Dateien

Das Zippen einer PDF-Datei kann die Größe geringfügig verringern. Bei bildlastigen PDF-Dateien, die bereits intern komprimiert sind, ist dies jedoch selten effektiv. Es ist besser geeignet, um einen Ordner mit mehreren kleineren PDF-Dateien zu versenden.

Sicherer Versand großer PDF-Dateien mit Filemail

Filemail bietet eine einfache und sichere Möglichkeit, große PDF-Dateien zu versenden, ohne sich Gedanken über die Größe des E-Mail-Anhangs oder die Bildkomprimierung zu machen.

Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche
Über die Benutzeroberfläche können Sie Dateien direkt in Ihren Webbrowser ziehen und ablegen. Wählen Sie die Datei aus, geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und senden Sie einen Link, anstatt zu versuchen, Dateien anzuhängen.

Kein Konto erforderlich
Sie können große Dateien bis zu 5 GB völlig kostenlos versenden, ohne ein Konto einzurichten. Damit entfallen die lästigen Anmeldeformulare, wenn Sie nur schnell ein Dokument versenden möchten.

Sicherheit und Nachverfolgung
Mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, dem Kennwortschutz und der Download-Verfolgung sorgen Sie für die Sicherheit der freigegebenen Dateien. Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald Ihr Empfänger die PDF-Datei herunterlädt. Das ist viel sicherer als einfache Anhänge, vor allem wenn Sie verstehen, warum E-Mails für sensible Daten nicht sicher sind.

Best Practices für den Versand von PDF-Dateien

• Setzen Sie auf Sicherheit: Verwenden Sie sichere Plattformen, wenn Sie große Dateien mit sensiblen Daten versenden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum sicheren Versand von Dokumenten per E-Mail.
• Schützen Sie Ihre Links: Sensible Dokumente sollten mit Kennwörtern und Verfallsdaten geschützt werden.
• Kommunikation: Weisen Sie in Ihrer E-Mail deutlich darauf hin, dass Sie einen sicheren Link zum Versenden großer PDF-Dateien verwenden, damit der Empfänger die E-Mail nicht für Spam hält.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich große PDF-Dateien versenden, ohne sie zu komprimieren?
Ja. Mit Dateiübertragungsdiensten können Sie PDF-Dateien ohne Komprimierung versenden, wobei die ursprüngliche Druckqualität erhalten bleibt.

Warum lässt sich meine PDF-Datei nicht per E-Mail versenden?
Der häufigste Grund ist die Überschreitung der von den E-Mail-Anbietern festgelegten Obergrenzen für Anhänge von 20 MB oder 25 MB.

Kann ich auch andere Dateitypen auf die gleiche Weise versenden?
Ja. Sie können PDF-Dateien, Microsoft Word-Dokumente, hochauflösende Bilder und Videoordner mit denselben sicheren Übertragungsmethoden, die für große Dateien entwickelt wurden, per E-Mail versenden.