Strumenti per il lavoro a distanza per team produttivi e sicuri

Perché i team remoti hanno bisogno degli strumenti giusti

Il lavoro a distanza aumenta l'efficienza e riduce i costi, ma i sistemi sbagliati possono causare ritardi nei progetti e compromettere le informazioni sensibili. Un kit completo di strumenti digitali garantisce un trasferimento sicuro dei documenti, una comunicazione fluida e una collaborazione efficace.

Sfide comuni

• Sovrapposizione di fusi orari: È difficile organizzare riunioni in tempo reale.
• Comunicazione dispersiva: i messaggi si disperdono su varie piattaforme a causa della comunicazione dispersiva.
• Perdita di responsabilità: La mancanza di un'adeguata tracciabilità riduce l'urgenza.
• Isolamento: I dipendenti possono sentirsi soli e non supportati.

Rischi per la sicurezza

• Attività duplicate o perse: Una scarsa supervisione crea confusione.
• Messaggistica non protetta: Porta a un lavoro non allineato e all'esposizione.
• Perdite di dati sensibili: Inviati tramite e-mail o link non protetti.
• Applicazioni non approvate: il personale potrebbe utilizzare strumenti rischiosi e non controllati.

Suggerimento: utilizzate strumenti facili da usare, che funzionino bene con il software già in uso e che mantengano le informazioni sicure e protette.

1. Condivisione sicura di file e trasferimento di documenti

Filemail

Filemail utilizza la crittografia end-to-end, la protezione con password e la verifica delle e-mail per mantenere i dati al sicuro. L'interfaccia drag-and-drop e l'applicazione mobile consentono di condividere facilmente file o allegati e-mail crittografati su qualsiasi dispositivo. È possibile inviare i file direttamente a qualsiasi account e-mail e i destinatari ricevono un link per il download sicuro.

Dropbox / Google Drive / OneDrive

Queste piattaforme sicure di cloud storage offrono sincronizzazione in tempo reale e controlli sull'accesso ai file. Google Drive integra l'accesso all'e-mail per una facile condivisione dei documenti e funziona senza problemi con i comuni client di posta elettronica. Queste piattaforme si integrano facilmente con le comuni app del posto di lavoro e supportano un solido controllo delle versioni. I team possono collaborare in tempo reale, pur controllando chi può visualizzare o modificare i file sensibili.

2. Piattaforme di comunicazione per team remoti

Slack

Una piattaforma di messaggistica flessibile con canali strutturati e conversazioni asincrone. La cronologia dei messaggi ricercabili consente di ritrovare facilmente le discussioni passate, riducendo le domande ripetute o le informazioni perse. Slack consente la condivisione di documenti, assegna un tag al destinatario e ottimizza l'accesso mobile.

Microsoft Teams

Combina chat, video e scambio sicuro di file e include solide funzioni di sicurezza. Poiché funziona con Microsoft 365, i team possono programmare riunioni, modificare file insieme e gestire progetti da un'unica piattaforma. Funziona con Microsoft 365 e Outlook e include strumenti di crittografia e protezione dei dati per prevenire le violazioni.

3. Videoconferenze e riunioni virtuali

Zoom

Offre video HD sicuri, condivisione dello schermo e sessioni di breakout. Zoom utilizza la verifica dell'e-mail, collegamenti sicuri alle riunioni e protocolli di crittografia per le discussioni private.

Google Meet

Funziona direttamente nel browser, senza bisogno di software. Collegato a Gmail e Calendar, consente l'accesso all'archiviazione cloud e supporta la sicurezza del livello di trasporto (TLS).

4. Gestione dei compiti e collaborazione

Trello

Una task board visiva e facile da usare dove i team possono assegnare, spostare e gestire le attività. Il suo layout visivo consente ai team di vedere i progressi a colpo d'occhio, mentre Trello li aiuta a organizzare i progetti e a tenere sotto controllo le attività.

Asana

Offre dashboard, date di scadenza e assegnazioni di progetti. Rende più facile capire come inviare documenti via e-mail e condividere file in modo sicuro all'interno di flussi di lavoro protetti.

5. Gestione di password e credenziali

1Password

Memorizza in modo sicuro le credenziali di accesso e le chiavi di crittografia. Il sistema protegge i dati di accesso alle e-mail e limita l'accesso solo al destinatario previsto.

Bitwarden

Un gestore di password open-source che garantisce la sicurezza dei dati e l'accesso controllato. Aiuta a prevenire le violazioni dei dati grazie all'archiviazione criptata delle credenziali.

6. Strumenti per la produttività e il monitoraggio del tempo

Toggl Track

Semplice tracciamento basato su timer su tutti i dispositivi. Aiuta a monitorare le ore fatturabili e ad allegare i registri delle attività ai server e-mail e ai rapporti dei clienti.

RescueTime

Analizza le abitudini digitali per identificare le aree di interesse. Rispetta la privacy degli utenti mantenendo standard di sicurezza dei dati.

7. VPN per la sicurezza dell'accesso remoto

NordVPN

Crittografa il traffico Internet e maschera gli indirizzi IP. Le VPN garantiscono che i lavoratori remoti possano accedere in sicurezza ai sistemi aziendali senza esporre i dati riservati a reti non protette. Protegge i dispositivi mobili e l'uso del Wi-Fi pubblico con una crittografia forte.

ExpressVPN

Offre accesso globale e privacy ad alta velocità. Protegge i lavoratori remoti dalle violazioni dei dati su reti non affidabili.

8. Collaborazione e brainstorming visivo

Google Docs

Consente la modifica in tempo reale con controlli di accesso e crittografia delle e-mail. La cronologia delle revisioni consente ai team di tenere traccia delle modifiche e di ripristinare le versioni precedenti, garantendo l'accuratezza. Si integra perfettamente con altri strumenti di Google Workspace.

Figma

Piattaforma di progettazione collaborativa per team creativi e di interfaccia utente. La sua struttura basata su cloud consente ai team di rivedere e aggiornare i progetti in qualsiasi momento senza sovrascrivere il lavoro degli altri. Gli utenti possono creare e commentare in modo sicuro e in tempo reale.

9. Cultura remota e check-in asincroni

Ciambella

Aiuta i lavoratori remoti a connettersi tramite chat informali in Slack. Costruisce la cultura del team e riduce il senso di isolamento.

Standuply

Automatizza i check-in e gli aggiornamenti delle attività. Aiuta i team a rimanere sulla stessa pagina senza bisogno di incontrarsi dal vivo.

Lista di controllo finale per il lavoro a distanza

Prima di scegliere gli strumenti di lavoro a distanza, rivedete questa lista di controllo per garantire che il vostro flusso di lavoro rimanga sicuro ed efficiente.

• I trasferimenti di file sono criptati e tracciabili?
• Il vostro team può comunicare in diretta e in modo flessibile?
• Gli strumenti sono protetti dalla sicurezza del login via e-mail?
• I dati sensibili sono protetti da TLS e chiavi di crittografia?
• I documenti vengono condivisi solo con il destinatario previsto?

Perché scegliere Filemail

Filemail offre un servizio di trasferimento sicuro dei file con caricamenti veloci, applicazioni mobili, crittografia delle e-mail e conformità alla protezione dei dati. Il suo design drag-and-drop e la crittografia end-to-end rendono semplice proteggere i dati sensibili e lavorare in sicurezza con i servizi cloud. È particolarmente utile per i team che inviano spesso file di grandi dimensioni o riservati ai clienti. Il monitoraggio integrato consente agli utenti di confermare quando i destinatari accedono o scaricano i file.