Hoe documenten veilig per e-mail versturen
Als je je afvraagt hoe je documenten veilig kunt e-mailen, zet het bestand dan achter bescherming. E-mail werkt voor notities, niet voor het veilig delen van documenten. Als je documenten toch veilig via e-mail moet versturen, houd dan details buiten de body en gebruik een beveiligde downloadlink.
E-mail is geweldig voor snelle updates. Documenten moeten in links en versleutelde bestanden staan. Wanneer het risico of de omvang toeneemt, schakel dan over naar een beveiligde bestandsoverdrachtservice voor beveiligde documentoverdracht.
Snel winnen: Doe deze eerst
Vervang bijlagen door links. Deel een veilige downloadlink met een vervaldatum. Er blijven minder bestanden achter op e-mailservers.
Splits het geheim. Stuur het bestand nu en stuur het wachtwoord later per sms of telefoontje. Lever het sterke wachtwoord via een ander kanaal.
Controleer de beveiliging. Schakel e-mailcodering in en bevestig dat verbindingen worden beschermd door Transport Layer Security (TLS).
Risico's van het onveilig e-mailen van documenten
E-mail geeft prioriteit aan snelheid, niet aan geheimhouding. Onbeveiligde bijlagen vergroten de kans op een inbreuk. Zie een normale e-mail als een briefje op een snelle lopende band.
Onversleutelde blootstelling. De meeste providers schakelen standaard geen echte end-to-end encryptie in. Onderschepte PDF-bestanden en spreadsheets kunnen gevoelige gegevens blootleggen.
Malware en phishing. Aanvallers verbergen payloads in bijlagen en doen zich voor als vertrouwde afzenders.
Onbevoegde toegang. Een typefout in een e-mailadres of een gecompromitteerde account kan bestanden in verkeerde handen brengen. Doorsturen vermenigvuldigt het risico.
Compliance en privacy. Sterke gegevensbescherming wordt verwacht. Het negeren ervan schaadt het vertrouwen en nodigt uit tot sancties.
Veelvoorkomende fouten die je moet vermijden
Open bijlagen versturen. Stuur belangrijke e-mailbijlagen nooit als gewone bestanden. Bijlagen worden vaak doorgestuurd en kunnen jarenlang op servers blijven staan. Eerst versleutelen of beveiligen met een wachtwoord.
Zwakke of hergebruikte wachtwoorden. Gebruik een sterk wachtwoord voor beveiligde bestanden en voor uw e-mail login. Plaats het wachtwoord nooit in dezelfde e-mail.
Te veel ontvangers. Beperk de toegang tot de beoogde ontvanger en degenen die het bestand echt nodig hebben. Gebruik BCC wanneer nodig.
Adrescontroles overslaan. Dubbelcheck elk e-mailadres. Verifieer bij risicovolle verzendingen de ontvanger buiten de band om. Bevestig ook zorgvuldig het e-mailadres van de ontvanger.
Ingebouwde beveiligingen negeren. Schakel e-mailversleuteling en tweefactorauthenticatie in. Geef de voorkeur aan e-mailclients en gateways die TLS afdwingen.
Het 3R-kader voor veiliger e-mailen
Beperk wat u per e-mail verstuurt. Houd details buiten het onderwerp en de hoofdtekst.
Vervang bijlagen door links met een tijdslimiet van een beveiligde bestandsoverdrachtservice. Stel een vervaldatum in en vraag om aanmelding of een wachtwoord.
Beperk de toegang met wachtwoorden, e-mailverificatie en machtigingen.
5 methoden om documenten veilig via e-mail te verzenden
Deze stappen helpen je de controle te houden over het verzenden van documenten via e-mail.
- Bescherm uw bijlagen met een wachtwoord
Maak gecodeerde bestanden of voeg een wachtwoord toe voordat je bijlagen verstuurt. Een met een wachtwoord beveiligde PDF is snel, en met AES versleutelde ZIP-archieven werken ook goed. Kies voor sterke versleuteling en beheer de sleutels zorgvuldig. Geef het wachtwoord altijd via een ander kanaal. Voeg het nooit bij het bestand. Bescherm PDF-bestanden indien nodig ook met een sterk wachtwoord. - Gebruik versleutelde e-mailservices
Gebruik voor gevoelige gesprekken diensten met end-to-end encryptie. Alleen u en de beoogde ontvanger kunnen berichten en bijlagen lezen. Als je organisatie S/MIME of PGP ondersteunt, koppel deze dan aan rechtencontrole. - Veilige koppelingen verzenden in plaats van bijlagen
Upload het document naar een beveiligde bestandsoverdrachtservice en deel een beveiligde downloadlink met een vervaldatum. Je kunt de toegang intrekken als de verkeerde link is verstuurd. Voeg e-mailverificatie of een wachtwoordcode voor de ontvanger toe.
Een dienst als Filemail biedt veilige cloudopslag, vervaldatum van de link, optionele wachtwoorden en real-time tracering. Door het bestand buiten de e-mailservers te houden, wordt de blootstelling verminderd. - Gebruik e-mailcodering en rechtenbeheer
Als uw organisatie e-mailversleuteling zoals S/MIME of PGP ondersteunt, gebruik deze dan met compatibele clients. Rechtenbeheer kan het doorsturen, kopiëren, downloaden of afdrukken blokkeren. Gmail Confidential Mode en Outlook's Do Not Forward voegen toegangscontroles toe, maar bieden geen echte end-to-end encryptie. - Gebruik een speciale beveiligde bestandsoverdrachtservice
Voor grote of zeer gevoelige bestanden is een gespecialiseerde tool aan te raden. Diensten zoals Filemail zijn gebruiksvriendelijk, bieden veilige cloudopslag, virusscans, linkvervaldatum, wachtwoorden en analyses.
Gebruik de webapp, mobiele app of Outlook-add-in met drag-and-drop. Je kunt een beveiligde downloadlink sturen zonder dat ontvangers een account hoeven aan te maken. Dit houdt uw gegevens veilig en beperkt de blootstelling aan e-mailservers.
Vergelijk Filemail-plannen om de juiste beveiligings- en opslagopties voor uw team te kiezen.
Waarom Filemail kiezen voor veilige documentoverdracht
Veilig door ontwerp. Filemail versleutelt gegevens onderweg en in rust op beveiligde cloud-opslag. Bedrijfsplannen kunnen end-to-end versleuteling inschakelen voor zero-knowledge bescherming.
Moeiteloze verzending. Gratis gebruikers kunnen tot 5 GB overbrengen. Zakelijke en Enterprise-niveaus heffen de limiet op de grootte op en breiden de retentie uit.
Bewijs en controle. Stel wachtwoorden, vervaldatums en downloadlimieten in voor elke link. Volg activiteiten in realtime.
Gemaakt voor de manier waarop je werkt. Gebruik de webapp, mobiele app of Outlook add-in met drag-and-drop. Het werkt naast veelgebruikte e-mailclients en bestaande workflows voor het delen van documenten.
Beveiligingsfuncties die er toe doen. Automatisch scannen op virussen, regioselectie, auditlogs en beleidscontroles houden gegevens veilig. Veel cloudopslagdiensten voegen gemak toe, maar Filemail stelt controle voorop.
Lees meer over versleutelde overdrachten en zie Waarom e-mail niet veilig is voor meer context.
FAQs
Is het veilig om documenten zoals bankafschriften of identiteitsbewijzen te e-mailen via populaire providers?
Grote providers versleutelen de verbinding met hun servers, wat helpt. De meeste bieden geen end-to-end versleuteling, dus servers kunnen nog steeds toegang krijgen tot de inhoud. Voeg voor vertrouwelijke documenten een wachtwoord toe of stuur een beveiligde downloadlink.
Welke soorten documenten kan ik beter niet via standaard e-mail versturen?
Vermijd bestanden met zeer gevoelige informatie zoals financiële gegevens, ID's van de overheid, medische gegevens of wachtwoorden. Als u ze toch moet versturen, gebruik dan encryptie of een beveiligde overdrachtslink.
Waarin verschilt het gebruik van Filemail van bijlagen?
Met Filemail uploadt u naar een beveiligde cloudopslag en deelt u een beveiligde koppeling. U kunt wachtwoorden instellen, een vervaldatum instellen en downloads in realtime volgen. Het bestand reist niet langs meerdere e-mailservers, wat de blootstelling vermindert.
Heeft Outlook of Google Workspace ingebouwde opties?
Ja. Outlook ondersteunt e-mailcodering en rechtenbeheer. Gmail biedt Vertrouwelijke modus met vervaldatum en sms-pascodes. Gebruik deze samen met beveiligde koppelingen voor een betere bescherming.
Bekijk de prijzen en functies om het plan te kiezen dat bij jouw team past.
