Filemail Gebruikershandleiding

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik in de linker zijbalk op API Key.

4. Klik op de pagina API-sleutel op API-sleutel genereren.

5. U ontvangt een API-sleutel met de volgende opties:

• Sleutel bekijken
• Sleutel kopiëren
• Sleutel opnieuw genereren

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Open je desktopapp (Windows, macOS of Linux).

2. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

3. Selecteer App-instellingen.

4. De volgende voorkeuren zijn beschikbaar:

• Geluidsmelding bij voltooiing
• Diagnose- en foutrapporten automatisch verzenden
• Tijden weergeven met een 24-uursklok
• Vragen waar elke overdracht moet worden opgeslagen voor het downloaden
• Standaarddownloadmap (klik op de blauwe tekst om te wijzigen)
• Maximaal gelijktijdig uploaden
• Maximaal aantal gelijktijdige downloads

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Open je desktopapp (Windows, macOS of Linux).

2. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

3. Selecteer App-instellingen.

4. Zoek de sectie Automatische downloads (pas de grootte aan of scroll indien nodig).

5. Klik op Activeren naast Ontvangen bestanden automatisch downloaden.

6. Optionele configuratie-instellingen:

• Ontvangen bestanden downloaden van alle gebruikers in de account
• Automatisch transfers downloaden die zijn ontvangen in de laatste: 24 uur, 7 dagen, 30 dagen, 90 dagen
• Alleen transfers downloaden van geselecteerde portalen
• Definiëren waar bestanden worden opgeslagen
• Mapstructuur configureren voor het organiseren van downloads

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Bedrijf in de linker zijbalk.

4. Onderaan de pagina Bedrijfsgegevens kunt u definiëren:

• Naam
• E-mailadres contactpersoon
• Telefoonnummer contactpersoon
• Optie om automatisch facturen te versturen

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Bedrijf in de linker zijbalk.

4. Op de pagina Bedrijfsgegevens kun je definiëren:

• Naam op factuur
• Wettelijk organisatienummer
• Referentie
• Adres velden

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Abonnement en selecteer vervolgens Plan.

4. Klik op de rode knop Plan annuleren.

5. Op het volgende scherm kunt u:

• Downgraden naar een goedkoper plan
• Een annuleringsreden opgeven
• Uw Filemail-abonnement opzeggen
• Bij Filemail blijven

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Profiel.

4. Klik op Wachtwoord wijzigen en verzend uw nieuwe wachtwoord.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

Contacten toevoegen:

1. Klik op Contacten in de linkerzijbalk.

2. Klik op Contactpersoon toevoegen.

3. Voeg in het pop-upvenster toe:

• Naam
• E-mailadres
• Optioneel telefoonnummer
• Optionele instelling om te delen met alle bedrijfsgebruikers

4. U kunt ook contactpersonen importeren vanuit:

• Gmail
• CSV-bestanden (voor andere providers of LinkedIn)

5. Opslaan als je klaar bent.

Contacten verwijderen:

• Beweeg de muis over een contact en klik op het prullenbakpictogram
• Selecteer meerdere contacten en klik op Verwijderen
• Gebruik de verwijderoptie aan de linkerkant om alle contactpersonen te verwijderen

Contactpersonen groeperen:

• Klik op Groep toevoegen, geef het een naam en sla het op
• Wijs contactpersonen toe aan groepen met behulp van het groepspictogram of bulkselectie

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Aanpassingen en vervolgens op Branding.

4. Boven aan de pagina wordt een live voorbeeld weergegeven.

5. De brandingopties omvatten:

• Bedrijfslogo uploaden
• Knopkleuren en -tekst
• Achtergrond (effen kleur, verloop of afbeelding)
• Inhoud uitlijnen
• Inhoudsradius (hoekafronding)

6. Klik op Wijzigingen opslaan nadat u de wijzigingen hebt aangebracht.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Aanpassingen en vervolgens op Branding.

4. Scroll naar de sectie Aangepast subdomein.

5. Schakel Aangepast subdomein gebruiken in en voer de gewenste naam in.

6. Het URL-veld wordt automatisch bijgewerkt.

7. Klik op Wijzigingen opslaan.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Aanpassingen en vervolgens op Pagina downloaden.

4. Downloadopties:

• FTP-downloads inschakelen
• Torrent-downloads inschakelen
• Openbare downloadlink weergeven
• Herstel van verlopen bestanden toestaan (indien beschikbaar)

5. Opties voor paginaweergave:

• Miniaturen weergeven
• MD5 hash tonen
• Bedrijfsnaam tonen in plaats van e-mail afzender
• Alle ontvangers tonen
• Intercom chat widget verbergen

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Aanpassingen en vervolgens op E-mails.

4. Beschikbare opties:

• Standaard e-mailtaal
• Standaard onderwerp
• Standaard e-mailbericht of -handtekening
• Miniaturen in e-mails inschakelen.

5. Klik op Wijzigingen opslaan.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Beveiliging.

4. Kies onder Gegevensresidentie waar de gegevens worden opgeslagen:

• Europese Unie
• Noorwegen
• Verenigde Staten

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Profiel.

4. Scroll naar beneden en klik op Mijn account permanent verwijderen.

5. Bevestig door op Uw account definitief verwijderen te klikken.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Profiel.

4. U kunt bijwerken:

• E-mailadres
• Naam
• Telefoonnummer
• Land
• Wachtwoord
• Account verwijderen

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Nieuwe overdracht in de linker zijbalk.

2. Kies Bestanden verzenden via e-mail of Link.

3. Voeg bestanden of mappen toe met slepen en neerzetten of de knoppen Toevoegen.

4. Klik op Overdragen.

5. Open Beveiliging in het pop-upvenster Overdrachtsopties.

6. Selecteer End-to-End Encryption (E2EE).

7. Voer een E2EE-sleutel in of genereer er automatisch een.

8. Klik op Overdracht.

9. Deel de E2EE-sleutel met de beoogde ontvangers.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Nieuwe overdracht in de linker zijbalk.

2. Kies Bestanden verzenden via e-mail of Link.

3. Voeg bestanden of mappen toe.

4. Klik op Overdragen.

5. Open de vervolgkeuzelijst Beveiliging.

6. Selecteer E2EE en wachtwoordbeveiliging.

7. Stel een wachtwoord en een E2EE-sleutel in (of genereer beide).

8. Klik op Overdragen.

9. Deel zowel het wachtwoord als de E2EE-sleutel met ontvangers.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Analytics in de linker zijbalk.

4. De Analytics-pagina wordt weergegeven:

• Totaal aantal verzonden overschrijvingen
• Totaal aantal ontvangen overdrachten
• Gemiddelde uploadsnelheid
• Top verzenders
• Top ontvangers
• Actieve gebruikers

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Verzonden in de linkerzijbalk.

2. Selecteer de gewenste overdrachtsessie.

3. Klik aan de rechterkant van het venster op het Analytics-pictogram (staafdiagram).

4. U ziet gedetailleerde downloadactiviteiten, waaronder:

• Volgen op bestandsniveau
• Gedownload door
• IP-adres

5. Gebruik filters om de resultaten te beperken op bestand of ontvanger.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Beveiliging in de linker zijbalk.

4. Onder Beveiliging voor bestandsdeling kunt u:

• Gebruikers verplichten een wachtwoord in te stellen bij het verzenden van bestanden
• Gebruikers verplichten om altijd End-to-End Encryptie (E2EE) te gebruiken

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

Integreer een Filemail-portaal op je website om bestanden van bezoekers te ontvangen.

Documentatie:
h ttps://docs.filemail.com/integrations/integrate-portal-page

Het volgende is de generieke insluitcode:

<div data-filemail-widget="uploader" data-company-id="{AccountID}"></div>

<script type="text/javascript" src="https://www.filemail.com/widgets/embed/uploader"></script>

Concreet moet u data-company-id="{AccountID}" bijwerken met uw account-ID.

Om uw account-ID te vinden:

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op uw initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik onder Bedrijfsaccount op Bedrijf

4. Op de pagina met bedrijfsinformatie bevat de eerste rij je account-ID, die je kunt kopiëren en plakken in de bovenstaande code.

5. Plak nu de volledig bijgewerkte HTML-code op de gewenste pagina op je site.

6. U hebt nu het formulier voor het uploaden van bestanden geïntegreerd op uw site.

Opmerking: U moet een portaal maken voordat u het kunt insluiten. U kunt uw standaardportaal gebruiken.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Verzonden in de linkerzijbalk.

2. Selecteer de overdrachtsessie die je wilt doorsturen.

3. Klik rechtsboven in het hoofdvenster op de knop Delen (drie verbonden cirkels).

4. Selecteer Doorsturen naar nieuwe ontvanger.

5. Voer een e-mailadres in of selecteer er een uit uw adresboek.

6. Klik op Verzenden.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Team in de linker zijbalk.

4. Klik op Gebruiker uitnodigen in de rechterbovenhoek.

5. Voer het e-mailadres van de gebruiker in en wijs een rol toe:

• Gebruiker
• Beheerder

6. Klik op Uitnodiging verzenden.

7. De gebruiker ontvangt een e-mail met aanmeldingsinstructies.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Meldingen.

4. U kunt inschakelen of uitschakelen:

• Meldingen wanneer bestanden worden gedownload
• Meldingen wanneer bestanden worden verzonden
• Meldingen voor bestanden die niet zijn gedownload
• Herinneringse-mails naar ontvangers

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

Wachtwoordbeveiliging kan op twee manieren worden toegepast:

1. Tijdens de overdracht

2. Na de overdracht

Wachtwoordbeveiliging - Op het moment van overdracht

1. Klik op Nieuwe overdracht in de linker zijbalk.

2. Kies Bestanden verzenden via e-mail of Link.

3. Voeg bestanden of mappen toe.

4. Klik op Overdracht.

5. Open de vervolgkeuzelijst Beveiliging.

6. Selecteer Wachtwoordbeveiliging.

7. Voer een wachtwoord in of genereer er automatisch een.

8. Klik op Overdracht.

9. Deel het wachtwoord met ontvangers.

Wachtwoordbeveiliging - Na de overdracht

1. Klik op Verzonden in de linkerzijbalk.

2. Selecteer de overdrachtsessie.

3. Klik op de knop Meer opties (drie horizontale stippen).

4. Selecteer Wachtwoord overdragen.

5. Voer het gewenste wachtwoord in en bevestig.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Portals in de linkerzijbalk.

2. De pagina Portaalbeheer wordt weergegeven:

• Portaalnaam
• Aanmaakdatum
• Aantal overdrachten
• Zichtbaarheid in de Inbox

3. Beschikbare acties:

• Een bestandsaanvraag aanmaken om bestanden te ontvangen
• Geschiedenis van bestandsaanvragen bekijken
• Portaalconfiguratie bewerken (potloodpictogram)
• Koppeling kopiëren, dupliceren of portaal verwijderen (drie puntjes)

4. Extra opties:

• + Nieuwe portaalknop
• Selectievakje om alleen door u gemaakte portals weer te geven

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Portals in de linkerzijbalk.

2. Klik op het potloodpictogram voor de gewenste portal.

3. De configuratietabbladen omvatten:

• Portaalconfiguratie
• Ontvangers
• Aangepaste velden

4. Onder Portaalconfiguratie kunt u:

• Portaalnaam bewerken
• Portaal-ID kopiëren
• Openbare portaallink kopiëren
• Kop en beschrijving bewerken
• Duur beschikbaarheid bestand instellen
• Downloadmeldingen voor afzender inschakelen
• Ontvangstbevestiging per e-mail inschakelen
• Wachtwoordbeveiliging inschakelen (optioneel)

5. Klik op Wijzigingen opslaan als er updates zijn gemaakt.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Portals in de linkerzijbalk.

2. Klik op het potloodpictogram voor de gewenste portal.

3. Selecteer Ontvangers.

4. Klik op Toevoegen om gebruikers toe te voegen als potentiële ontvangers.

5. Stel optioneel een standaardontvanger in.

6. Klik op Wijzigingen opslaan.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Portals in de linkerzijbalk.

2. Zoek de gewenste portal.

3. Klik op het pictogram Bestandsaanvraag (envelop met plusteken).

4. Voeg een optioneel bericht toe.

5. Voer het e-mailadres van de ontvanger in of selecteer een contactpersoon.

6. Klik op Verzoek verzenden.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Portals in de linkerzijbalk.

2. Zoek de gewenste portal (uw aangepaste subdomein wordt weergegeven als Standaard).

3. Klik op de knop Meer opties (drie puntjes).

4. Selecteer Koppeling kopiëren.

5. Deel de link indien nodig.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Verzonden in de linkerzijbalk.

2. Selecteer de gewenste overdrachtsessie.

Een hele overdracht verwijderen:

1. Klik op de knop Meer opties (drie puntjes).

2. Selecteer Verwijderen.

Een specifiek bestand verwijderen:

1. Beweeg de muisaanwijzer over het bestand in de bestandslijst.

2. Klik op het pictogram met de prullenbak om het bestand te verwijderen.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Verzonden in de linkerzijbalk.

2. Selecteer de overdrachtsessie waaraan je bestanden of mappen wilt toevoegen.

3. Zoek de optie Toevoegen in de rechterbovenhoek van het hoofdvenster.

4. Klik op de knop Optie toevoegen.

5. Selecteer Bestanden toevoegen.

6. Voeg de gewenste extra bestanden of mappen toe.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik op Nieuwe overdracht.

2. Voer het e-mailadres van de ontvanger in het veld Aan in.

3. Voer een onderwerp en een optioneel bericht in.

4. Voeg bestanden of mappen toe met:

• Bestand toevoegen of Map toevoegen, of
• Sleep bestanden naar het venster

5. Klik op Verzenden.

6. In het pop-upvenster Overdrachtsopties:

• Voorkeuren voor meldingen instellen
• Bepaal de duur van de beschikbaarheid van het bestand
• Configureer beveiligingsopties indien beschikbaar

7. Klik op Overdragen.

8. Bestanden worden geüpload en ontvangers ontvangen een e-mail met een downloadlink.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Klik rechtsboven in het venster op Verzenden als link.

2. Voer een onderwerp en optioneel bericht in.

3. Voeg bestanden of mappen toe met:

• Bestand toevoegen of Map toevoegen, of
• Sleep bestanden naar het venster

4. Klik op Overdragen.

5. In het pop-upvenster Opties voor overdracht:

• Voorkeuren voor meldingen instellen
• Bepaal de duur van de beschikbaarheid van bestanden
• Beveiligingsopties configureren, indien beschikbaar

6. Klik op Overdragen.

7. Zodra het bestand is geüpload, kopieert en deelt u de beveiligde downloadlink.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Single Sign-On in de linker zijbalk.

4. Klik op Inschakelen.

5. Selecteer een identiteitsprovider:

• Azure
• Google

6. Bij gebruik van:

• Azure: Voer de Tenant ID in en klik op Wijzigingen opslaan
• Google: Klik op Aanmelden met Google en volg de aanwijzingen

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Teamopslag.

4. De pagina wordt weergegeven:

• Totale gebruikte opslagruimte
• Gebruik door individuele teamleden
• Gebruik ten opzichte van toegewezen limieten

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Mijn opslag.

4. Weergeven:

• Totale beschikbare opslagruimte
• Opslagruimte die momenteel in gebruik is
• Resterende opslag

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

Opmerking: Er is geen bevestigingsprompt voor het verwijderen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Teamopslag.

4. Zoek de gewenste gebruiker.

5. Klik op het opruimpictogram (penseel) onder de kolom Acties.

6. Selecteer de berichten met bestanden die u wilt verwijderen.

7. Klik op Geselecteerde opruimen.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

Je kunt op twee manieren extra opslagruimte kopen.

Methode 1:

1. Klik in de linkerzijbalk boven je accountnaam op Upgraden.

Methode 2:

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Abonnement en vervolgens op Plan.

4. Klik op + Opslagruimte toevoegen.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Abonnement en vervolgens op Facturering.

4. Geef een lijst met facturen weer:

• Bedrag
• Datum
• Status
• Download optie

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Abonnement en vervolgens op Plan.

4. Bekijk uw huidige plan en beschikbare upgradeopties.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Team.

4. Klik op Gebruiker uitnodigen.

5. Voer het e-mailadres in en wijs een rol toe:

• Gebruiker
• Beheerder

6. Klik op Uitnodiging verzenden.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Teamopslag.

4. Weergeven:

• Totaal opslaggebruik
• Opslaglimieten per gebruiker
• Individueel gebruik

5. De opties omvatten:

• Meer opslagruimte toevoegen
• Opslag opschonen voor specifieke gebruikers

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Transferinstellingen en vervolgens op Standaardinstellingen.

4. Configureer:

• Standaardduur voor beschikbaarheid van bestanden
• Standaard onderwerp e-mail
• Standaardbericht of -handtekening

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Beveiliging.

4. Configureer onder Instellingen authenticatie twee factoren:

• Authenticatie met twee factoren bij het ontvangen van bestanden
• Authenticatie met twee factoren bij het verzenden van bestanden

5. Beschikbare opties:

• Geen
• SMS
• E-mail

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Profiel.

4. Klik op Twee-factor-authenticatie inschakelen.

5. Volg de stappen op het scherm:

• Installeer een verificatie-app
• Scan de QR-code
• Voer de gegenereerde code in

6. Klik op Activeren.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Abonnement en vervolgens op Facturering.

4. Klik op Bijwerken.

5. Voer nieuwe creditcard- of PayPal-gegevens in op de beveiligde betalingspagina.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.

1. Ga naar linksonder in het venster en klik op je initialen of naam.

2. Selecteer Accountinstellingen.

3. Klik op Abonnement en vervolgens op Plan.

4. Klik op Plan wijzigen.

5. Selecteer het plan dat het beste bij uw behoeften past.

Bekijk deze instructies met afbeeldingen.