Veilige bestandsdeling voor accountants en financiële diensten
Wettelijke en reglementaire verplichtingen voor accountants bij het delen van bestanden
We bieden veilige, versleutelde bestandsoverdracht met een bewaarperiode die volledig configureerbaar is door de klant. De inhoud van bestanden die op onze servers zijn opgeslagen, kan na het uploaden niet meer worden gewijzigd, aangezien wij geen tools of mechanismen voor het wijzigen van bestanden bieden. Wij bieden ook onveranderlijke auditlogs.
Filemail ondersteunt het veilig delen van bestanden voor accountants, over regionale jurisdicties heen. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de verplichtingen onder professionele gedragscodes en nationale wetten met betrekking tot het beheer van klantgegevens.
| Regio | Primaire regelgeving / Code | Basisvereisten voor bestandsoverdracht | Specifieke technische bepalingen |
|---|---|---|---|
| US | AICPA Gedragscode (ET §1.700), SOX (beursgenoteerde ondernemingen), GLBA (financiële gegevens), HIPAA (PHI), FINRA (broker-dealer dossiers) en privacywetten van staten (CCPA/CPRA, VCDPA enz.). | Vertrouwelijkheid van de klant bewaren. Financiële gegevens beveiligen. Documenten bewaren volgens wettelijke mandaten. | Encryptie en toegangscontroles worden beschouwd als "redelijke waarborgen". FINRA vereist het bewaren van elektronische records in WORM-formaat (write-once-read-many). |
| Noorwegen | EU GDPR, Noorse wet op persoonsgegevens, IFAC Code of Ethics (zoals aangenomen door Den norske Revisorforening). | Persoonlijke en financiële gegevens beveiligen. Zorgen voor wettige overdrachten. Handhaving van de vertrouwelijkheid van klanten. Toezicht door Datatilsynet (Noorse gegevensbeschermingsautoriteit). | GDPR "passende technische en organisatorische maatregelen"; Noorse richtlijnen bevelen encryptie en audit logging aan. |
| Europa (EU) | EU GDPR, IFAC/IESBA Code of Ethics (vertrouwelijkheidsprincipe, Sec 114). | Rechtmatige, eerlijke en veilige verwerking van cliëntgegevens. Professionele accountants mogen geen informatie over cliënten openbaar maken, tenzij dit wettelijk verplicht is. | Geen technologie gespecificeerd in IFAC Code. Regelgevers in de EU wijzen op encryptie, pseudonimisering en beperkte toegang als belangrijke waarborgen. |
| UK | UK GDPR, Data Protection Act 2018, ICAEW / ACCA Code of Ethics (vertrouwelijkheidsprincipe), FRC Ethical Standard (accountants). | Bescherm persoonlijke en bedrijfsgegevens. Auditintegriteit behouden. Vertrouwelijkheid behouden. | ICO-richtlijnen bevelen expliciet encryptie en sterke toegangscontroles aan. Veilige portalen / systemen voor bestandsoverdracht worden beschouwd als best practice. |
| Australië / NZ | Privacy Act 1988 (Australië), APP's; Privacy Act 2020 (NZ); APES 110 Ethische Code (gebaseerd op IFAC). | Vertrouwelijkheid handhaven. Beschermen tegen ongeautoriseerd gebruik/openbaring. Vertrouwelijkheid over grenzen heen handhaven. | "Redelijke stappen" vereist onder APP 11 - omvat versleuteling, controleerbaarheid en veilig verwijderingsbeleid. |
| Wereldwijd | FAC / IESBA Code - Grondbeginsel van vertrouwelijkheid (Sectie 114). | Verbiedt openbaarmaking van klantgegevens tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Beschermt gegevens tegen toevallige of opzettelijke inbreuken. | Geen aanbevolen technologie. Van leden wordt verwacht dat ze beveiligingsmaatregelen nemen die de risico's beperken. Encryptie en veilig delen van bestanden zijn algemeen erkende beveiligingen. |
Hoe Filemail veilig delen van bestanden voor accountants mogelijk maakt
Bestanden delen zonder kennis
E-mail is een onveilige methode om met klanten te communiceren. Het is net zo problematisch als je het gebruikt om grote bestanden zoals gevoelige documenten te versturen. Gebruik onze zero-knowledge file sharing service om alle bestanden die je verstuurt en ontvangt te beschermen tegen onderschepping en andere bedreigingen. We gebruiken AES 256-bits versleuteling voor robuuste bescherming tijdens het hele traject van bestandsoverdracht.
End-to-End Encryptie (E2E): Met E2EE begint het versleutelingsproces terwijl het bestand zich op het bronapparaat bevindt. Het bestand blijft gedurende de hele levenscyclus van de bestandsoverdracht versleuteld. De ontvanger heeft de geheime sleutel nodig om het bestand te ontsleutelen.
Encryptie in rust: End-to-end versleuteling zorgt ervoor dat onze cloudservice bestanden veilig houdt terwijl ze in onze datacenters zijn opgeslagen.
Encryptie tijdens overdracht: We gebruiken HTTPS TLS 1.2 om alle gegevensoverdracht te versleutelen met elk apparaat dat verbinding maakt met onze cloudservice voor bestandsoverdracht.
Betrokkenheid van cliënten vergemakkelijken
Een intuïtieve interface, functies voor slepen en neerzetten en onbeperkt bestanden delen verbeteren de communicatie en interactie met klanten. Ze kunnen direct beginnen met delen zonder software te installeren. Bezoek gewoon onze site en begin met delen.
Onbeperkt delen
Geen beperkingen op bestandsdelingssessies, het aantal klanten dat je aan boord kunt halen of hoeveel bestanden ze met je delen.
Geen klantenaccount nodig
Je klanten hoeven geen account aan te maken of software te installeren.
Privé bestandsverzoeken
Stuur vanuit Filemail bestandsverzoeken naar klanten waarin u aangeeft welke documenten u van hen nodig hebt.
Robuuste privacy en beveiliging
Onze reeks functies zorgt ervoor dat klanten en partners gevoelige documenten kunnen delen op een manier die aan de regels voldoet. Je kunt bepalen waar je bestanden opslaat, hoe lang je ze opslaat en wie er toegang toe heeft.
Bestandsbehoud: Het bewaren van bestanden op onze cloudservice is instelbaar. Bewaar klantdocumenten zo lang als nodig is om te voldoen aan de FINRA/SEC-regels.
Downloadpagina's beveiligen: U kunt voor alle downloadpagina's een wachtwoord instellen. Alleen bezoekers met het wachtwoord hebben toegang.
Vertrouwelijke opslagruimte: Uw account wijst privé opslagruimte toe aan alle gebruikers in plaats van gedeelde opslagruimte.
Dubbellaagse bescherming: Alle bestanden die onze cloud binnenkomen worden beoordeeld door twee firewalls en gescand op virussen en malware.
Authenticatie en toegangscontrole
Behoud controle en overzicht door gebruikerstoegang te verifiëren. U weet dat alleen de juiste mensen Filemail kunnen gebruiken en tot welke bestanden ze toegang hebben.
2FA: schakel verificatie met 2 factoren in om een extra beveiligingslaag toe te voegen om te controleren of alleen bevoegde gebruikers toegang hebben tot de account.
Rolgebaseerde accounts: wij bieden zowel licenties voor meerdere beheerders als licenties voor meerdere gebruikers in een account om privileges en rechten te vergemakkelijken.
SAML/SSO: we integreren met belangrijke Identity Providers zoals Microsoft Entra (Azure AD) en Google Workspace om gebruikersrechten te centraliseren. U kunt naadloos verbeterde diensten voor het delen van bestanden bieden aan bevoegd personeel in uw bedrijf.
Transparant en controleerbaar
Blijf compliant met een duidelijk spoor van activiteiten. Met onze controle- en verificatietools is het eenvoudig om integriteit aan te tonen, acties te traceren en snel te reageren op verzoeken van klanten of toezichthouders.
Controlelogboeken
Stamper-vrije WORM-conforme logs worden bijgehouden van alle opmerkelijke bestandsuitwisselingsactiviteiten. Blijf op de hoogte van uploads en downloads, datum en tijd, en IP-adres om te helpen bij compliant audit trails.
Integriteitscontroles van bestanden
We maken een MD5-controlesom van het bestand voordat het wordt overgedragen. Vervolgens vergelijken we deze met een andere controlesom wanneer het bestand in onze cloud arriveert. Dit helpt ons de integriteit van het bestand te waarborgen.
Real-Time Updates
Je wordt onmiddellijk op de hoogte gebracht van alle belangrijke activiteiten voor het delen van bestanden, zodat je op de hoogte blijft van de status van gedeelde bestanden.
Altijd up-to-date beveiliging
Om veilig bestanden delen voor accountants mogelijk te maken, moet je op de hoogte blijven van de nieuwste gevaren. Beveiligingsbedreigingen evolueren voortdurend en daarom evolueert onze beveiligingshouding mee. Van dagelijkse virusupdates tot externe penetratietests, wij werken er continu aan om uw gegevens veilig te houden.
Dagelijkse virusupdates: We werken onze virusdefinities elke 24 uur bij om ervoor te zorgen dat we beschermd zijn tegen alle nieuwste bedreigingen.
Periodieke penetratietests: We maken gebruik van externe cyberbeveiligingsprofessionals voor periodieke evaluaties en updates van onze beveiliging.
Melding van inbreuken: We hebben best practice-protocollen opgesteld om u onmiddellijk op de hoogte te stellen van inbreuken op uw gegevens. We brengen u binnen 72 uur op de hoogte, zodat u onmiddellijk kunt handelen.
Cloud-opslag die aan de regels voldoet
We beschermen je gegevens op zowel hardware- als softwareniveau en combineren regio-conforme bestandsopslag en -verwerking met strenge fysieke beveiligingen in onze datacenters.
Regio-conforme gegevensopslag
Dankzij onze wereldwijde cloudinfrastructuur kunnen we uw bestanden in uw regio opslaan. Voldoe aan regionale en/of nationale mandaten met betrekking tot de locatie van gegevensopslag.
Beveiliging op locatie
Onze datacenters zijn uitgerust met een verscheidenheid aan veilige maatregelen, waaronder bewakers, voortdurende bewaking en gecontroleerde toegangspunten.
Professioneel delen van bestanden
Aangepast subdomein voor klantenportaal
Alle accounts krijgen een eigen subdomein met een naam naar keuze. Het subdomein is uw beveiligde klantenportaal om bestanden van klanten te ontvangen.
Aangepaste branding
Alle externe pagina's kunnen worden aangepast met je logo, achtergrondafbeeldingen en kleuren om ze in lijn te houden met je merk.
Essentiële functies voor bestandsdeling
Wij bieden alles wat u nodig hebt voor betrouwbare, efficiënte bestandsoverdracht. Ontworpen voor de dagelijkse eisen van accountants. Ontvang gevoelige belastingdocumenten, verstuur financiële overzichten, auditrapporten, loonbestanden en wettelijke deponeringen veilig en zonder wrijving.
Een selectie van onze klanten in de financiële dienstverlening
For Just / Month / User
Start uw gratis proefabonnement
Account aanmaken of inloggen